6项目沟通管理的具体说明_03版.docVIP

项目沟通管理的具体说明 前言 全面的项目管理来自于相关信息及时、准确、全面地传达。目前进行的项目具有相当大的难度和复杂性，而且该项目涉及的干系人面广人多。因此，加强项目的沟通管理非常重要，沟通是否有效，渠道是否顺畅，直接关系到项目的成败。 影响项目成功的三个主要因素（用户参与、高层支持及清晰的需求定义）都依赖于拥有良好的沟通技能。项目沟通管理主要包括沟通规划、信息发布、绩效报告、干系人管理等过程。PM应该根据该项目的具体情况，制定合理的沟通计划，使用多种沟通技巧和项目实施情况报告形式，确保项目能够如期保质完成。 具体说明 1．制定切实可行的沟通计划 ??? 首先，要做的工作是确定项目的所有干系人，了解每个干系人的基本情况。可使用Excel制作联系人明细表，人员要包括项目组成员、项目组上级领导、行政、业务、技术支持人员等等。 相关信息应该包括姓名、所属部门、邮箱、座机、手机、职能等，要做到简洁明了。之后，要把联系人列表发送给每个干系人，并保持及时更新，以保证沟通渠道的畅通。 其次，需要了解每个干系人对项目的期望，想要的得到的项目信息及时间。确定工作汇报方式，明确什么时间、以什么形式向谁汇报。 此外，还应编制一些项目文档模板，包括会议纪要、工作报告、开发文档等等，统一文件格式，使文档管理规范化。 在实际项目中，通常采取的方法是： 项目组成员对项目经理通过EMAIL发送周报； 项目经理对直接客户和上级按月通过EMAIL发月报的方式； 紧急情况通过电话及时沟通； 每周/每两周项目组进行一次当前工作沟通会议； 每周同客户和上级进行一次口头汇报。 另外，项目组要实施重大问题报告评估制度。（所谓的重大问题，指的是影响项目进度成本及质量的需求变更、人员调整等。比如，由于分配到本项目组的开发人员并不是非常固定，有时需要支持公司其他的项目，项目组及相关人员会及时开会评估对项目可能产生的影响。） 事实证明，通过采用这些方法、过程和文档模板等，能够在项目组成员之间、与其他干系人之间是的沟通更顺畅，提高沟通的效率，从而保证项目按计划完成。 ? 2．使用多种沟通技巧 在任何项目的实施过程中，为了提高沟通的效率和效果，PM需要把握一些基本原则，而且项目进展的不同阶段以及对待不同的沟通对象，也要采用多种沟通方法。 在需求分析阶段，作为项目经理，需要经常与用户进行沟通。为了能够准确把握用户的需求，获取更多的信息，就需要召开需求讨论会，由客户方代表和开发小组的项目经理、系统分析员、主要开发人员参加，双方就项目的目标、范围、系统所需功能、性能方面的要求展开讨论。这种会议需要反复召开多次，每次对需求进一步细化，对某些不明确或认识不统一的地方进行逐一确认，直到双方对需求达成共识。除了正式的会议外，还应该经常性采用非正式沟通的方式，与客户拉近距离，在轻松和随意的谈话中获得更多的隐性需求信息。 为了及时了解项目的真实情况，包括项目的当前时刻，时间、成本、资源消耗，还需多少时间、成本、资源，项目中遇到得问题等信息，与项目开发团队成员的沟通也是必不可少的。 会议是项目沟通的一种重要形式。如何组织高效的会议也是项目经理需要考虑的问题。 通常的做法是： 事先在沟通计划中制定例会制度； 明确会议的目的和希望解决的问题； 会议前将会议资料发到参会人员； 由专人记录会议纪要； 会议最后要有结论； 会议后整理会议纪要，并发送给与会者。 按照这种方法，一般都会节约会议时间和会议成本，能够有效地解决项目中遇到的问题，从而保证项目正常实施。 ? 3．? 开发方和客户方的管理层一般重点关心的是项目的状态和进展问题：如时间是否会延期、是否要添加成本、质量是否有保障等等。对于项目经理来说，就应该及时给相关人员反馈这些相关信息，特别是项目将会有延期、需要添加项目成本、质量将会出现问题的苗头等，都必须尽快尽早的汇报，以及时调整工作计划。 在实际工作中，一般采用定期汇报、阶段评审和重大问题报告评估三种形式报告项目进展情况。定期报告就是在某一特定时间内将已完成的工作量向干系人汇报，报告的时间和频度需要在沟通计划中制定。报告的主要内容包括：项目当前状态、进度完成情况、当前问题、解决办法、下阶段计划等。在项目进行到重要阶段、里程碑、基线等的项目发展阶段时，就需要进行对应该阶段的评审。如需求评审、概要设计、详细设计评审、代码复审、测试计划评审等。在出现重大问题时，进行紧急报告评估，内容包括：当前发现的问题、相关影响、如何解决（所需资源）、问题紧迫性（必须什么时间内得到反馈）等。 项目干系人通过及时获取的项目情况，才能对得到的信息及时反馈，从而大家共同解决项目执行中的问题，保证项目的顺利进行。 ? 注释 主动沟通、良好的沟通技巧有助于项目经理控制项目进度、质量和成本，保证项目成功。 每个项