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办公软件应用进阶教程 第 PAGE 1 页 共 NUMPAGES 16 页 办公软件应用进阶培训教程 文件的压缩与解压缩 有时候，我们需要把一组文件贮存成一个文件以便备份或传输到另一个目录甚至另一个计算机上。有时候，我们还需要把多个文件压缩成一个文件，因为它可以使用少量磁盘空间并能更快地通过互联网上传和下载。压缩文件是一个文件和目录的集合，且这个集合被贮存在一个文件中，它的贮存方式使其所占用的磁盘空间比其中所有文件和目录的总和要少。如果你在计算机上的磁盘空间不足，你可以压缩不常使用的、或不再使用但想保留的文件。你甚至可以创建归档文件，然后再将其压缩来节省磁盘空间。 现流行的压缩软件主要有winrar和winzip，其中winrar的使用最为广泛。winrar是一个强力压缩工具，允许你管理和操作压缩文件。它的文件格式是带有的 .rar 扩展名的文件(图1) 图 SEQ 图表 \* ARABIC 1 目前我局的计算机大都安装了winrar共享版，我们可点击“开始”——“程序”在那里找到“winRAR”文件夹里找到winRAR，单击打开（图2）： 图 SEQ 图表 \* ARABIC 2 “添加”按钮，用来新建压缩文件，当点击它的时候就会出的界面， 图 SEQ 图表 \* ARABIC 3 在“压缩文件名（A）”可以建入新文件名，点击“浏览”可以在资源管理器中查找要压缩的文件。 当在的窗口中选好一个具体的文件后，您点“查看”按钮就会显示文件中的内容代码等。 “解压到”是将文件解压，在的窗口中选好一个具体的文件后点击它出现的界面， 图 SEQ 图表 \* ARABIC 4 “删除”按钮的功能十分简单就是删除您选定的文件。 “修复”是允许您修复文件的一个功能。修复后的文件 WinRAR 会自动为它起名为 _reconst.rar，所以只要在“被修复的压缩文件保存的文件夹”处为修复后的文件找好路径就可以了，当然也可以自己为它起名。 “测试”是允许对选定的文件进行测试是否有错误等。 WinRAR 支持在右键菜单中快速压缩和解压文件操作十分简单。 快速压缩 　　当在文件上点右键的时候，就会看见图5 中用红色方框标注的部分就是 WinRAR 在右键中创建的快捷键。 图 SEQ 图表 \* ARABIC 5 想压缩文件的时候，在文件上点右键并选择“添加到档案文件”，这样就会出现图3，在图3 的最上部您可以看见6个选项，图3是选择“常规“时出现的界面。 快速解压 　　当您在压缩文件上点右键后，会有图5中画圈的选项出现，您选择“释放文件” 左图 文件加密 有些数据我们不想让别人看到，通过WinRAR可以让我们在压缩文件的同时，实现对文档的加密处理 第一步：选中欲加密文件 先把硬盘中的重要文件拷贝到一个临时文件夹下，选中它们后，选择WinRAR→“添加到压缩包”命令，打开“压缩包名称和参数”设置对话框。 第二步：设置密码 在打开的“压缩包名称和参数”窗口中单击“高级”标签，然后单击“设置密码”按钮，并在打开的“带口令存档”窗口中输入密码，按下“确定”按钮返回“压缩包名称和参数 ”窗口，再次按下“确定”按钮后即可把所选文件加密起来（如图6）。 WORD/EXCEL2000（2003）菜单功能应用。 WORD/EXCEL2000（2003）“文件”菜单中的“另存为” 另存为可以以不同的格式和位置保存文件，使用文件处理更有弹性。 WORD/EXCEL2000（2003）“编辑”菜单中的“选择性粘贴”； 选择性粘贴 粘贴板中的内容按一定规则贴粘到文档中，而不是简单的拷贝。可以别特处理好多问题，如WORD中粘贴网页的内容，EXCEL中粘贴公式，值数等。 WORD/EXCEL2000（2003）“视图”、菜单中的“工具栏”； 可以选取哪一项显示在操作界面上，方便操作。 WORD/EXCEL2000（2003）“工具”中的“选项”和“自动更正选项” 自动更正： 自动更正能够帮助你在输入的时候自动地修改文本，这对于纠正经常会打错的单词来说是非常方便的功能。选择“工具”菜单，然后在“自动更正”对话框中左边的文本框中输入一些文字。这样无论什么时候只要你输入这些文字，它们都会被同一行中右边对话框中所显示的文字代替。 WORD/EXCEL2000（2003）协同应用。 邮件合并 运用“邮件合并”提高办公效率在日常的办公过程中，我们可能有很多数据表，同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。面对如此繁杂的数据，难道我们只能一个一个地复制粘贴吗？能保证过程中不出错吗？ 其实，借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”，我们完全可以轻