南天档案计算机管理信息系统用户手册.doc

南天档案计算机管理信息系统 Ver 3.2 用户手册 南天网络系统工程有限公司 目录 系统概述 一．系统概述……………………………………………………1 二．系统特点……………………………………………………1 三．系统功能……………………………………………………2 四．系统运行环境………………………………………………3 系统安装 一．硬件安装……………………………………………………4 二．软件安装……………………………………………………4 系统启动 一．系统登录……………………………………………………9 二．使用约定……………………………………………………11 收发文 一．收文登记……………………………………………………14 二．发文登记……………………………………………………17 三．文件查询……………………………………………………18 四．文件修改……………………………………………………21 五．文件归档……………………………………………………23 六．销毁清退……………………………………………………30 数据整理 一．档案著录……………………………………………………34 二．档案修改……………………………………………………36 三．案卷调整……………………………………………………39 四．档案查询……………………………………………………40 五．自动标引……………………………………………………44 六．鉴定销毁……………………………………………………47 图书资料 一．采编…………………………………………………………52 一．查询…………………………………………………………53 一．修改…………………………………………………………55 一．编目…………………………………………………………56 借阅利用 一．利用管理……………………………………………………60 二．利用查询……………………………………………………66 三．利用统计……………………………………………………67 档案编目 一．档案编目……………………………………………………68 二．编研材料……………………………………………………74 三．自定义表格…………………………………………………76 统计报表 一．档案统计……………………………………………………93 二．全宗统计……………………………………………………94 三．统计年报……………………………………………………94 四．馆藏信息……………………………………………………96 五．馆室概况……………………………………………………97 数据管理 一．备份恢复……………………………………………………98 二．数据导入……………………………………………………100 三．数据导出……………………………………………………103 四．档案移交……………………………………………………104 五．档案接收……………………………………………………106 六．档案交接信息………………………………………………108 第十一章 系统维护 一．辅助字典……………………………………………………109 二．用户管理……………………………………………………110 三．登录日志……………………………………………………112 四．操作日志……………………………………………………113 五．界面设计……………………………………………………115 常见故障及解决方法…………………………………………………117 附录-1…………………………………………………………………118 附录-2…………………………………………………………………119 附录-3…………………………………………………………………122 附录-4…………………………………………………………………123 第一章 系统概述 系统概述 档案是人类实践活动的原始记录，是丰富的信息资源。伴随人类实践活动的发展，档案作为集服务性、政治机要性和科学性为一体的一门学科，在当今起着越来越重要的作用。随着科学技术和社会经济的发展，计算机管理系统作为一种现代化的管理工具被广泛应用于生产和管理的各个部门。而档案传统的手工操作管理已经严重阻碍了档案工作的进一步发展，使用计算机管理系统已经是档案管理发展的必然趋势。我们通过与档案工作人员广泛配合，对档案工作进行了长期深入的了解和详细分析后，经过不断的探索和完善，开发出综合档案管理的“南天档案计算机管理信息系统”。它利用科学的思想、组织、方法和手段，对档案工作进行了有效地管理，大大地提高了档案工作的效率和质量。 “南天档案计算机管理信息系统”按照国家《档案著录规则》、《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《归档文件整理规则》、《计算机软件