洲际酒店集团银行现金管理制度.doc

HYPERLINK \l 酒店财务管理索引 现金控制程序 目标: 由于持有现金的员工(客服处、餐厅收银员、等)的粗心大意和酒店制订的保护措施不力常造成员工持有的现金频繁丢失，此程序为其预防措施提供了参考意见。 程序: 所有员工被分配到收银岗位时，必须全面向他们介绍履行工作职责的责任和操作程序；分别详述每个部门的程序细节；当在给收银员解释这些程序时，收银员应给予如下基本指导，该指导应每6个月重复强调一次。 1.收银机钱柜即使是很短的时间，也不要显露在无人看管的情况下，除非是已经锁上。（曾经有过的案例就是收银员离开距收银机柜几步远的距离，收银柜里的钱就丢失了。） 2.除非是在非常短的时间内并且是迫不得已的情况下，否则现金绝不能放在钱柜外面。散放在外面的现金对于过路者来说是个很大的诱惑。频繁发生的丢失总是由于收银员没有按规定执行而造成的。 3.投放在钱柜中的现金应维持在最低现金需求量即可。收银员不应在钱柜中保留任何其认为在当天班次中不需要的现金，如需保留一定量的额外现金以备急需，也应投放在比收银员的钱柜更安全的地方。 如果投放在钱柜中的现金总额保持在一个最低限量水平，那么，由于盗窃和遗失造成的现金损失将会减少。这个操作程序特别适用于客人很少的情况，一般情况下周围的人越少越存在较大风险。 4.当客人付现时，在交易完成前收银员决不能将客人给的钱放进钱柜；这样会避免一些对于找零正确与否、或支付币种的误解或争执。这些收到的现金应该摆放在客人视线范围内但不能被他接触到的地方；完成本交易后，收银员应该在服务下一位客人之前把钱放入钱柜。 5.当收银员遇到客人需要兑换很多种零钱(硬币、纸币等)时，他应该停下手头工作并收回台面上所有的现金，然后开始慢慢的分次为客人兑换不同的零钱。 6.收银员只能在安全区域内清点他的现金，在此期间不允许无关人士经过，并且门应该一直锁上。 7.当收银员携带投款袋到投放处时，应直接前往，不要在中途耽搁；另外，收银员应该和证明人一起把信封投入并确保已经进入钱箱中。在投放时要避免信封卡在钱箱的投放口处或是没有完全被投进去。 遗失时常发生在，当收银员携带投款袋前往存放处时，又同时处理别的事情而不小心把信封留在某处的桌上；也有情况是收银员的信封被卡在钱箱的投放口处，也至于其他可以拿到；还有情况就是证明人虽然签了字，但并没有留意收银员是否真正将钱袋投入钱箱。 安全保护措施概要 遵循下面的步骤，为收银员提供保护措施: 1.未经批准的人员不得进入收银员的工作区域；收银员的工作区域的保护系统要尽可能有带锁的门(只有收银员才有钥匙)和报警锁系统(收银员开启)，其他被授权的人才允许进入工作区域。 2.必须对总出纳的工作区域进行完全隔离和封闭式保护；这里放置的数目巨大的现金，足以让罪犯采取行动，因此应采取更多的预防保护措施。这个工作区域必须一直上锁，并且特别是在清点现金时要禁止外人进入。 3.运送现金进出酒店时，要采取充分妥善的安全预防措施。例如使用运钞车负责把钱送到银行。 4.用于投放投款袋的钱箱应该足够大；这样即使所有的投款袋都在里面的时候也不可能被从钱箱投钱口碰到。另外，随行的保安员或证人应复查投款袋是否真正进入投款箱。 HYPERLINK \l 酒店财务管理索引 部门备用金 目标: 给与收银员的备用金应该记录完整和准确，以确保每一个收银员作为备用金的管理人，承认各自保管的金额与记录一致。 程序: 1.所有收银员都会收到一定金额的营运备用金，并且收银员必须在保证书上签字确认已收的备用金。 2.每班次结束后，备用金需投入投款箱或保存在他（她）在前台的保险箱中。 3.前台收银员使用周转备用金，即：每个班次结束时，接班员工需与上一班次的员工交接备用金。这种情况下，前台备用金的初始金额由前厅部经理签字确认，其他相关收银员必须确保在开班前各自的备用金被正确交接，并在整个班次中对该笔备用金负责。 4.所有长期增加备用金必须经过财务总监的批准，接收人也需签订新的备用金担保书。 5.临时性地增加备用金，比如周末的备用金，需填写一张临时增加备用金申请表，交总出纳保管。财务总监不需要批准不超过48小时的临时性增加。当这些临时增加的备用金还回时，需记入相关科目，同时申请表作废。 6.如果收银员没有足够的备用金用于业务周转，如兑现旅行支票或兑换外币，收银员需立即与总出纳联系处理。这有可能给客人带来不方便，可以向客人解释因为这笔交易较平时遇到的交易量大很多。如果总出纳不在酒店，即下班后或是周末，这时可以使用值班经理的备用金。 7.收入审计将在每月做不定时的突击抽查，以确保备用金金额准确。 8.任何挪用备用金的行为都是不允许的。收银员挪用备用金行为一经发现将受到纪律处分甚至开除处分。 HYPERLINK \l 酒店财务管理索引