员工出差报销管理制度.docVIP

员工出差报销管理制度 为了有效的控制费用，提高效率，规范出差人员的审批及报销程序，结合公司的实际情况，特制定本制度。 一、总则 1、出差报销由计划财务部负责； 2、综合管理部人力资源专员负责出差天数的确认。 二、适用范围 公司所有员工国内（除港、澳、台）出差或者参加长短期培训、会议等。 三、定义 出差：离开杭州市区去办公事的，均为出差。 国内出差分为短期出差及长期出差两种： 1、短期出差 （1）前往公司所属周边等地区洽谈公务能当天往返者。 （2）在公司所属周边等地区或外省市地区且需于出差地点住宿者10天之内（含10天）往返者。 2、长期出差 在公司所属周边等地区或外省市地区连续出差达10天以上者。 四、出差申请及核准权限 1、出差人在出差前填写“出差申请表”(见附件一)，详细填写起止时间、目的地、任务，借款金额，并按核决权限经相关责任人签字后，方能在财务领用预支款。 2、一般员工出差一天以内（含一天）由部门经理批准，一天以上由总经理批准；部门经理出差由总经理批准。 3、出差回公司的当日先到人力资源专员处核销出差天数。出差天数核销完毕后，人力资源专员出具“出差申请单附表”证明出差天数，出差人员凭此单据申请出差补贴。 4、出差申请时间与实际出差时间不符合时，需要重新办理出差申请。 5、报销方式： （1）短期出差：出差完毕后三天内凭人力资源专员出具的“出差申请单附表”和“出差差旅费报销单”办理报销，对超过三天仍未报销的，须写明情况说明、证明人签字、经总经理批准方可报销。 （2）长期出差：出差后每周将所开支的费用填写《用款明细》，以电子档的形式传给财务，并抄送总经理，出差完毕后三天内凭“出差差旅费报销单” 和人力资源专员出具的“出差申请单附表”办理报销，报销时按每周传给财务的《用款明细》粘贴报销单，对超过三天仍未报销的，须写明情况说明、证明人签字、经总经理批准方可报销。 6、出差期间发生的业务费需要经总经理预先批准（招待客户的餐费、礼品、娱乐费等业务招待费），任何未经预先特批而超支的部分或单据不全无正规发票的费用由个人承担，公司不予报销。预先批准的费用报销时应另外填写“报销单”办理报销。 五、差旅费准予列支的项目 1、票务费及相关项目：指员工出差往返交通工具的票费及订票费、退票费、保险费、机场建设费、市内交通费等。 2、住宿费：员工以经批准的出差申请表规定的行程，于出差期间发生的住宿费及相关的附加费。 3、出差地交通费：员工出差期间，因业务需要在出差地实际发生的交通费。 4、出差补贴：员工出差期间享受的用餐补贴费。 六、出差旅费报销标准 1、交通工具的选择与报销 除高层人员(总经理、副总经理)以外，员工国内出差一般不选乘飞机、火车软卧和轮船二等以上舱位；两人及多人同时出差，遵从就高不就低的原则，可以按高职级的标准选择交通工具。特殊情况须乘飞机、火车软卧和轮船二等以上舱位，事前需要报请总经理批准，未经批准擅自作主，财务有权不给予报销。 2、住宿费、出差补贴按以下标准执行，具体如下： 报销时分为三个职位标准：中层（经理、副经理）；长期出差人员；除上述人员以外的普通员工。员工按各自职位标准及地区标准报销。 职位 住宿费标准 出差补贴标准 上海、北京 其他地区 上海、北京 其他地区 中层（经理、副经理） 300元/天 200元/天 35元/天/人 25元/天/人 普通员工 短期出差 150元/天 100元/天 35元/天/人 25元/天/人 长期出差 公司安排 40元/天/人 35元/天/人 注:①公司高层（总经理、副总经理）不按上述标准执行，均实报实销，不实行补贴制度。 ②工程出差人员必须先安排好相关工作并经部门主管或总经理批准才可回杭州。 ③司机出差需进行公里数登记,公里数将作为司机岗位考核的一个依据。 ④住宿费原则上按上述标准执行，但公司统一安排住宿的除外。 六、住宿费报销规定 1、住宿费按上述标准执行，必须凭发票报销，超过标准部分自理； 2、在车上歇夜或出差处所免费提供住宿者不予报销住宿费； 3、两人同时出差，按同职级一人标准的150%进行住宿（男、女除外）； 4、任何出差原则上由公司统一按住宿标准安排住宿，由公司统一安排住宿的，个人不承担超标准住宿部分费用； 5、因业务原因等特殊情况超过标准的需经公司副总经理及以上领导特批； 6、在公司项目工程需要长期驻点，出差人员应按公司住宿标准统一租房按月凭发票（出租方收款凭证）结算报销。公司会统一在工程所在地办理当地手机卡或者购买小灵通作为公司联络用，由此产生的通讯费用统一按月凭发票及通讯清单报销。 七、出差补贴规定 1、在报销差旅费时，由财务根据实际出差天数发给； 2、在出差地因工作需要宴请客户的，必须在出差前作好费用预算计划，并在《出差申请单》中注明招待客户金额，如果在出差