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文档管理办法 第一部分 公文管理办法 第一条、为了规范集团发文编号工作，确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。特制定本办法。 第二条、公文的种类分为对外发文及对内发文。 1、对外发文：以公司名义与政府部门、相关业务单位及其他单位之间往来的文件。 2、对内发文：以各中心名义发出的函、规章制度、通知通报、人事任免、会议纪要、计划总结、请示报告等文件。 3、对内发文种类的定义： 3.1、任命任免 适用于员工的职务任免、任命、聘用等，简称“任”。 所有任命任免均由行政部门名义发出，经理助理级别以上职员由集团行政部发出。 3.2、通告 适用于一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。简称“告”。 3.3、通知 适用于批转下级单位的公文、转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位需要或者共同执行的事项、。简称“通”。所有通知均由行政部门名义发出。 3.4、通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。简称“报”。 3.5、请示 用于向有关领导办理有关事项的请求批准。简称“请”。 3.6、批复 适用于答复请示事项。简称“批”。 3.7、函 适用于不相隶属单位之间相互商洽业务，询问和答复问题等。简称“函”。 3.9、会议纪要 适用于记载和传达会议精神和决定事项。简称“纪”。 第三条、公文格式 1、 公文一般由发文字号、秘密等级、紧急程序、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报单位、抄送单位等部分组成。 2、 发文字号按公文编号规则规定执行，公司文号由行政部档案室统一编排。公文秘密等级分为“绝密”、“机密”、“保密”，其中：“绝密”、“机密”、公文应标明份数序号。 密 级 文 件 绝密 公司经营战略性会议纪要、财务收支情况、重大工程责任事故分析报告、验资报告、审计报告 机密 公司大型会议纪要、土地合同、项目合作合同、人事决策中的秘密事项、公司上市资料、薪金福利制度 保密 公司各类证件资料、一般文书档案或合同 紧急文件应分别标明“特急”、“急件”。 公文标题，应准确简要地概括文件的主要内容，标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，不用标点符号。 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。 公文必须加盖印章，印章加盖应骑年压月。 根据发文编号区分公司发文和中心发文，应加盖相应印章，不得混用。 公文的成文时间，以领导人签发的日期为准。 文字从左至右横写、横排、统一使用简体字，文件标题为小二号黑体字加粗，文件编号为宋体四号，称谓为小三宋体字加粗，文件内容为小三宋体字，落款为宋体四号字，主题词为宋体四号字。公文统一使用红头打印纸。 公文用纸统一采用国际标准A4型（长297MM、宽210MM），左侧装订。 第四条、公文编号规则 集团公司总部对外发文的编号统一使用贞函字[年度]序号。 1.1、所属公司可根据集团公司总部公文编号规则，在文号最前方加上所属公司的简称。 集团公司总部对内发文的编号规则为：贞+部门简称+对内发文种类+年度+序号 2.1、所属公司可根据集团公司总部对内发文编号规则，在文号最前方处加上所在省份的简称。 第五条、发文程序 各职能部门凡需以公司名义对外发文，其文稿先由经办人拟稿，文稿形成后由部门经理负责核稿。 部门经理审核合格后，经办人需到档案室领取统一的发文编号，将发文编号填写在文稿的右上方处，字体比正文题名小一号。 文稿合格后，由部门经理递交上一级领导复核及签发。 公司领导同意签发后，由经办人将发文（需发出文件份数并预留公文原件一份档案室存档）到公章管理员处加盖公章，并将公文原件一份在公章管理员处登记存档。 对外发文具体流程： 第六条、收文程序 凡是政府、机关单位及相关业务单位以公文形式发到公司的文件，都归类为公司的收文。 各中心\部门经办人收到收文后，需统一交到文员处，由文员收集登记后统一交到档案室归档。 各中心\部门文员递交收文到档案室处时，需统一在收文归档登记表内逐一登记。 中心\部门文员需复印一份存在中心处，以备查阅。档案管理员接收文件后，需统一在收文的右上角处盖上公司收文章，做好签收、录入归档、整理、扫描等程序。凡是公司绝密、机密类文件都需在文件收文章下方盖上绝密或机密章。 收文具体流程： 第七条、公文合同日常管理 1、各中心\部门自产的公文，都需复印一份存在本中心内，以备中心其他人员查阅。 2、各类公文需统一登记在文件登记表内，表内应包括编号、文件名称、文件单位、份数等。 3、公文应分对外发文、对内发文、收文，并各自存放在资料盒内，每一资料盒以年份为限，每一年份为一册。 支持性文件： 《文件登记表》 文件登记表