江西石油MEMO_江西石油分公司负库存的问题_1.3.docVIP

推广单位： 中国石化江西石油分公司 提交: 江西石油分公司财务处，物流中心，商客中心，经营管理处，润燃中心 抄送: 项目管理组 提交人: 江西石油ERP项目MM模块 提交日期: 2006-07-31 主题: 关于江西石油分公司负库存的问题 背景 负库存的解释 负库存是对所有权库存而言，当油品销售数量大于所有权库存数量时，出现了负库存，也就是账上出现了红数 负库存产生的原因 油库的负库存：已售未提数量和代保管数量过大，自有库存数量不足，并持续销售，造成了油库的负库存。 加油站的负库存：在零售客户出现已售未提的情况下，造成在所有权库存不足的状态继续销售。因为加油站要采用油票预收款不作销售，因此对于加油站将没有负库存的现象存在，因此我们在这里不作讨论 存在的问题： 负库存的存在，对于企业的业务运作潜在一定的经营风险，并使库存数量及成本失真。 问题分析： ? 销售公司原则上不允许经营出现负库存，但为保证市场供应及考虑到企业库存存在代储油和代中转商品等是合理的，必要时出现负库存是正常的，故试点单位可设置负库存启用权限，由省级公司负责权限管理 负库存存在的原因 在市场的采购价格向下波动时，如果负库存销售，然后采购低价货源补充负库存，可能会给企业带来较好的利润，因此在我们的实际业务上存在负库存的现象 方便业务操作，能够在一定范围内满足客户的需求 负库存存在的风险 在市场销售价格向上波动时，如果负库存销售，采购进货的是高价货源补充负库存，这样可能会给企业带来较大的损失。 在SAP系统中负库存存在的影响： 管理上易造成实际库存与帐面库存不一致的现象； 由于江西石油分公司使用移动平均价格/MAP来估价库存，所以，如果在实际的采购业务中，无法保证供应商的发票先于收货被处理，或者无法保证供应商发票的价格和采购订单的价格一致的话，则SAP系统在自动估价库存的时候，会发生例如（1）油品成本价格失真；（2）油品销售成本失真；（3）油品成本价格会变成负值即负的价格的情况；一旦发生上述第（3）种异常情况，则须在SAP系统中进行帐务的调整，否则系统无法对供应商的发票进行记帐。 针对以上的问题分析，我们提出以下处理方案： 方案一： 规范我们的业务，杜绝负库存的业务运作。 一般情况已售未提数量增加是油品市场在涨价前，客户大量存油，这样会给企业带来损失，通过限定提油期限、超期收取保管费用等方式来降低已售未提数量；根据业务情况，综合考虑，在满足自己的业务情况下内进行代保管业务。 省公司调度货源充足的油品供应油品库存不足业务需求。 利弊分析： 利： 避免了负库存存在的风险及对SAP的影响 减少了已售未提的数量，降低了业务运作风险 减少了油库对已售未提数量保管过程中的承担的损耗数量 符合中石化股份公司财务的要求 弊： 在市场价格向下波动时，不利于通过销售红数给企业带来效益； 限制提油期限、超期收取费用对销售业务有一定影响。 方案二： 建立一个打开负库存的虚拟工厂，其余的逻辑工厂(油库)的负库存均不打开。通过负库存虚拟工厂下的存储地点与各逻辑工厂(油库)所对应。 油库需要有负库存业务运作时，由油库人员将负库存虚拟工厂的油品转移到记帐的逻辑工厂(油库)，以满足及时销售发货或其他转库的需要 库存转移的数量按照销售订单数量不足部分(销售订单数量减帐面库存)进行转移，转移价格以发出工厂的价格为准 对于已产生负库存的各工厂,可待每笔采购收货到逻辑工厂(油库)后再转移回虚拟工厂以平掉负库存,从而保证逻辑工厂(油库)的库存准确性。 在采购入库完成以后，需要检查产生负库存的虚拟工厂和逻辑工厂的库存数量，如果逻辑工厂的库存数量大于虚拟工厂，则按照负库存数量从逻辑工厂的库存转移到虚拟工厂库存，转移价格以虚拟工厂的价格为准，保证虚拟工厂的数量和价值都为零；如果本次入库的数量不足以抵消负库存，则不做转移 利弊分析： 利： 避免了负库存在正常逻辑油库对MAP的影响 可以通过负库存的运作为公司获利 可及时满足业务或油库及时发货的需求 弊： 增加了库存转移的工作量 在管理上在补足需拟工厂负库存前会存在实际库存与帐面库存不一致的现象 在业务安排销售、调拨及库存管理时，可能需要参考两个工厂（逻辑工厂与负库存虚拟工厂）的库存情况 市公司有可能通过负库存工厂进行一些非正规操作，不利于省公司统一管理 方案三： 规范我们的业务，尽量杜绝负库存的发生。 若油库出现负库存，须分油库据实反映。（上线期间负库存的打开由数据转换组组长确认，上线后日常运行时，需省公司各处室领导审批后，才能由ERP支持人员打开相应油库工厂的负库存）。 负库打开的方式，建议在系统配置时将全部油库工厂相应库位允许开负库存（配置清单附后），在关键用户时根据领导意见维护物料主数据相应工厂库位的负库的打开按钮。 利弊分析： 利： 符合中石化