太原钢铁国贸公司蓝图设计.docVIP

第三卷 采购与供应管理 3.3.3 采购计划管理 3.3.3.4 国贸公司采购计划模式 对于国贸公司，都是基于采购部门直接提报的物料需求计划。对代理业务需要采购部门创建或修改使用单位的采购申请，经采购部门内部审批后传递给国贸公司业务员，并签署书面代理申请表。其他一般贸易业务，均不在系统中创建采购申请。 3.3.4 采购询/报价管理 3.3.4.4 国贸公司询报价管理 国贸公司采购过程中不采用系统询报价方式，按照现有模式执行系统外操作。 3.3.5 采购框架合同管理 3.3.5.4 国贸公司框架合同管理 国贸公司代理镍、设备、不锈废钢也将采取框架合同，合同类型不再新定义，直接使用原材料处、设备处、废钢处的框架合同类型。 3.3.6 采购订单管理 3.3.6.4 国贸公司采购和库存管理 目前国贸公司的采购业务主要分为四大块：代理业务、一般贸易业务（又可以分为委托和招标）、非太钢一般贸易业务和进料加工业务。 3.3.6.4.1 代理业务： 股份公司的代理业务是指股份公司委托国贸公司代理采购物资的活动。目前股份公司进口废钢、镍、矿石、部分耐火材料、设备、备件等是由国贸公司代理采购的。由于代理采购的采购需求来自股份公司采购部门，所以未来在SAP系统中，是由采购部门，比如原材料处或设备处来根据实际需求来创建或修改使用单位提报的采购申请，通过采购申请项目类型为代理来体现。经过采购部门审批后，就可以出具书面的代理委托单写上相应的采购申请单号给国贸公司相关部门的业务员，国贸公司业务员接到代理委托单后，检查系统里的采购申请是否存在，如果存在且正确后，国贸公司业务员向供应商询价（原材料处派人参与），供应商对国贸公司报价和洽谈贸易条件后，国贸公司业务员就可以向股份公司采购部门反馈供应商和价格等贸易条件，股份公司接受的话，国贸公司就可以与股份公司签订代理协议。签订代理协议后，国贸公司的业务员就可以与供应商签订采购订单或合同了。在这里要分成二种情况，如果代理的是废钢、镍的话，是跟供应商签订长期的合同；其他一单一单做的代理，国贸公司业务员就直接与供应商签订采购订单。如果国贸公司与供应商签订框架合同的话，对于每个月的采购，还需要根据该框架合同建立一个采购订单。对于每次采购，有了采购订单，国贸公司业务员就可以通过原材料处或设备处或废钢处的采购员向股份公司计财部申请开证费用，然后业务员向供应商开信用证，供应商发货到港口后，业务员到银行付预付款拿单据，再凭单据报关、提货。提了货物后，业务员还需要通过第三方的运输公司将货物送到股份公司仓库。在这里需要注意的是，股份公司由于上了计质量系统，对于到的货物由计质量系统先进行计量和触发SAP系统的收货，所以计质量系统必须要知道采购订单号、行号、物料号、供应商等相关的信息，因此对于汽车运输，国贸公司的业务员需要打印送货通知单让司机带着这送货通知单到股份公司仓库；对于火车运输，国贸公司的业务员需要通知股份公司采购员建立预报信息，这预报信息包括供应商、采购订单、行号、物料号、数量、车号、发车时间等。这样第三方将货物运到股份公司后，股份公司就可以用计质量系统的入库流程来办理收货手续了，并且办理完股份公司入库手续后，还需要返回一联入库单给国贸公司业务员。 未来的代理业务流程跟目前的代理流程基本一致，但是有些变化： 1、首先采购需求由股份公司来，系统里的采购申请由股份公司的采购部门采购员建立好，而且有书面的代理委托单注明采购申请号，交给国贸公司的采购业务员。目前有的时候股份公司已经让国贸公司业务去采购，但等采购回来，发现系统里还没建立该采购的计划，因此对国贸公司造成被动。这样改变可以解决这个问题。 2、等国贸公司业务员询价和洽谈贸易后反馈信息给采购部门后，股份公司同意后会与国贸公司签订代理协议，国贸公司就可以与供应商签订采购订单或合同了，在完成这步的时候，还需要将与供应商的采购订单或合同信息录入到SAP系统中，这样等采购了物料后就可以在系统里做入库了，要是没有建立该采购订单，以后仓库管理员是不能做采购收货操作的。 3、由于代理的采购订单和采购回来的物料都属于股份公司的，所以未来代理的采购订单是建立在股份公司的名义下达的。国贸公司业务员需要将股份公司原来的采购申请转成采购订单就可以了。另外，如果与供应商一定要以供应商的采购订单为准的话，就与供应商签订书面的采购订单或合同，然后将信息录入SAP系统就可以了。否则可以将SAP系统中的采购订单打印出来给供应商签字，这二种方式都可以。 4、国贸公司的业务员提到了采购的物料后，需要通过第三方物流公司运输到股份公司。对于汽车运输，国贸公司业务员需要打印送货通知单交司机随车带到股份公司仓库，这样物料到股份公司仓库，仓库管理员就可以根据该采购订单和行项目号进行对代理的采购订单收货了。对于火车运输，国贸