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采购发票校验流程 起草： 日期： 审核： 日期： 批准： 版本 变更原因 执行日期 00 新建 文档目的 确认发票的合法性与准确性，并附上有关单据及数据交财务，便于财务在系统做发票校验 适用范围 所有供应商提供的发票 保障流程 流程规范 1、采购部帐务人员及时审核发票的合法性与准确性，确认无误后进入发票匹配程序。 2、发票审核内容如下 是否属于我们的供应商。 发票抬头：公司名称。 发票是否填写齐全并符合规定。 发票的开具与经济业务内容是否相符。 发票的种类是否符合规定，是否在有效期内，大小写金额是否相符，发票有无涂改，发票是否有税务局统一监制章，是否加盖单位财务专用章或发票专用章。 3、供应商出货后应及时开具发票，付款帐期按发票日期计起，发票必须附发票明细表注明采购订单号、采购订单行项、物料号、开票数量、单价、小计、总计，供财务部发票校验用。 4、为便于发票匹配，原则上一单货物对应一份发票或一个订单对应多张发票，但不允许一份发票对应多个订单的情况出现。（这句话感觉自相矛盾，需项目组给予指导） 5、发票开具日期应与供应商出货日期相同，不允许提前开票。如同一订单分批交货，但发票按订单总数量、总金额在第一批货物发出后同时开出，此发票的付款帐期会有采购部帐务人员根据后续货物的到货日期通知财务修改此发票的付款帐期的起计日期。 6、收到发票但对应货物检验不合格的，经采购部业务经理进行落实，如需更换货物，厂家应及时更换，待更换的货物检验合格后，方可进入发票匹配流程。如此货做退货处理，则将发票退回供应商。 7、供应商开出发票后以特快专递的方式发给采购部帐务人员。 发票校验 国内部分 1、采购部帐务人员收到发票后，根据发票及明细表上信息及采购订单的信息，首先确认发票的开票日期是否正确，保证帐期起计日期的正确。 2、根据发票及明细表上信息查找并打印对应的入库单，将入库单上的供货单位名称、订单号、采购订单行项、物料号、开票数量、单价、金额等条款与发票及发票明细表上信息进行核对，如入库单上的不含税总金额与发票上的不含税总金额完全一致或存在0.1元以内的差额，均确认是在容差以内的，可以通过。如差额大于0.1元小于0.5元，由采购部经理签字后可以通过。差额大于0.5元或发票错误，退回供应商重开。 3、每周的一、四下午采购部帐务人员将匹配好的发票、明细表、入库单交财务部，双方交接完毕后在《发票交接登记表》上签字确认。《发票交接登记表》包括订单号、发票日期、发票号、发票金额、入库日期、入库单号、入库金额、差额、交票日期等内容。 4、财务部根据采购订单上的数量、单价、供货日期、供货质量、总金额等条款和系统实际收货数量与发票核对，发票金额差异在系统预先设置的容差范围之内可以通过，进行发票录入。 5、发票校验如有问题，退回采购部核对，发票错误，退回供应商重开。 6、如发现订单上单价、金额与发票金额存在较大差价，确认是订单错误，则修改订单后再匹配。具体怎样操作不详。 进口部分 方法一： 进口部分与国内部分不同之处： 1、要求代理商提供详细的《收款通知书》，包括产品名称、数量、单价（USD）、金额（USD）、关税、增值税额、购汇款、费用（银行费用、代理费、运杂费、保险）等项目，便于将费用分摊到具体的器件。 2、每周的一、四下午采购部帐务人员将匹配好的发票、明细表、入库单，附上《收款通知书》，经采购部经理批准并在《发票交接登记表》上签字后，帐务人员才能将单据交财务部。《发票交接登记表》上在国内部分的表上增加采购部经理处理意见一栏。 3、如差额较大的需经过分管经理批准。 方法二： 1、成入库单时用美金总金额*8.4，进行发票匹配时如差价在1000元内可以通过，如差价超过1000元需经采购部经理签字后可以通过。 2、建议：进口部分的入库单在发票匹配前能否由采购部进行维护，将对应的费用加入，如可行容差可以设为0 考核措施 1、开票日期与货物到货日期应控制在可能范围内。 2、入库单与发票的匹配必须正确，必须在容差内。 3、匹配后的单据要及时交到财务。 以上工作列入绩效考核，进行定期或不定期检查。 流程管理规范 级别：机密 文件名: 采购发票校验流程.doc: 2 / 3 类别：流程管理 密件:仅供内部使用