民丰纸业MM_1222_采购管理议题_物资部.docVIP

会议时间/地点 2003-12-２２科技大楼 纪要准备人 李小根 郑旭艳 民丰参加人员 陈志伟 冯小会 王 骏 王　蓉　　等 郑旭艳 朱　喆(病休) 惠普参加人员 李小根 记录: 供应商管理： 科目组分国内和国外两种； 国内编号：　＂Ｃ＂＋税号按规则（１５位税号的前４位和后５位）取９码，若重复，则最后一位按序取字母；无税号的，＂Ｃ＂＋４位流水号； 国外编号：＂Ｆ＂＋４位流水号； 对于货物供应商，运输代理或关税等，编号范围不再区分； 编号问题，与财务部初步进行了沟通，基本无问题． ＂检索词＂需要统一约定．统一使用中文关键词; 资料维护员在系统中维护供应商，需要系统外审批． ２．货源清单管理 　最初的设定是所有物料都是要进行货源清单管理． 货源清单管理，对于价格变动较大的，放宽货源范围（由二到三家改为四到五家）； 资料维护员集中负责资料的维护． 主要是对于零星的采购，也是统一纳入货源清单管理． 同样需要系统外审批； 3．采购信息记录管理 运费和关税可以计划； 其他杂费，如办证费等，计划； 同样需要系统外审批； 　４．关于存货计价 　　　　 　无问题．；物资采购需求表，（对应现行：采购申请）．审批确认后，输入系统，成为系统的　＂采购申请＂，打印后成为 “采购申请表”，对应现行的 “采购计划表”；　后续到 “采购订单＂＜－　． 采购组的编号，到具体的采购员，第一位是 “Ｇ＂，第二位是经营组编号，第三位是采购员的序号；采购员的姓名需要维护； ３．关于采购合同： 实务面的采购合同主要是针对供应商，通常明确供应的一个或多个物料（将来可以对应到物料编号），但对具体物料的数量和价格，可能注明也可能不注明，注明的也可能是一个约定的价格条件； 对于招标，也有一次性的和期间性的． 长期的采购协议均需要在系统中进行采购合同管理．系统的采购合同和采购合同的发放订单都需要打印，经审批确认； 某些业务是总包的方式，供应商＋物料＋总金额（区分到物料）明确，按数量不确定；后续金额超过时，供应商要免费送货；如果限额未用完，则余款仍然要付给供应商．－＞系统如何处理？期间执行的价格是为了分期付款．主要是针对水处理所需物资，如化学品等；目前没有对子公司的情况．目前处理是不进库存．实际上有备库的方式．超额送货，则免费送货．需要进入分厂成本． 但涉及到分批付款的问题．－＞后续再确定处理方式(25日再讨论)． 建议方式：以价合同方式管理，约定基本价格，按实际（要求的）送货建立发放订单，分期确认发票并付款(实际上发票基本与分批送货订单一致)；年底如果超限额送货则开具扣款单（贷项凭单），否则开具借项凭单以追加付款，直至与合同金额持平； 不同单位可能使用相同的品种；价格不可以在两个分厂之间平均；存在品种变更问题（１２月２５日）； 问题的关键是差异调整：如果都在年底一次性地调整，则成本确认就不能按期间反映．可否按月平均（假定每月的消耗量是较稳定的），按月调整一次； 关键在于差异处理：与财务部门　具体确认方式． 对于涉及到物资部为子公司的签定的总包合同，建议有子公司独立采购（可否？）－ 采购订单作业方式及范围 采购订单需要系统审批，采购合同需要系统审批（但由资料维护员按实际合同盖图章时在系统中做放行）同时需要打印出来审批； 采购订单数量变小单价变大是否会导致重新审批？希望任何修改均触发重新审批－＞待确认． 可否设定为：审批后不允许修改？－＞经确认，可以设定．（； ５．其他：对于库存单位，木浆需要使用批次单位管理； ６．下次会议余留问题 废品的业务部分不进系统管理；物资部提交资料给财务部进系统处理．　　 　　　批次管理的层次设定在物料层次． 　　　 下一步行动任务 负责人 完成时间 继续讨论物料管理其他部分的业务流程： 采购收货异常处理； 外包作业； 发票确认作业； 库存单位； 物料组等； 付款条件（主要由业务定，供财务参考）； 合同号是否要纳入SAP-海外采购按合同; 采购装运通知；（与供应商评估相关）； 采购价值码； 关于供应商评估管理:需要初步提及; 内部采购是否要一步交货? 自加工材料(半成品)是否也按购进原辅料统一计价?-量较少； 李小根等 签收人: 日期： 年 月 日 项 目 简 称 ? 民丰SAP R/3 ERP项目 项 目 编 号: MMFP1044 FocusPM( 第 3 页 总 4 页 MM会议纪要.doc 最 后 打 印 时 间 2003-12-25 20:33