太太药业SMP—009文件发放、回收、销毁管理规程.docVIP

文件发放、回收、销毁管理规程 类别：文件管理 起草： 日期： 审核： 日期： 批准： 日期： 执行： 日期： 版本 变更原因 批准日期 执行日期 00 换版 1 目的： 规范文件发放、回收、销毁的流程和操作。 2 适用范围： 太太药业质量管理体系文件。 3 文件编写部门： 质量保证部。 4 文件制订依据： 本公司制订。 5 文件内容概述： 对质量管理体系文件的发放、回收、销毁的流程进行规定及填写的记录。 6 具体内容： 6.1 概念： 6.1.1 受控文件：具有制订、修订及分发记录，修订后须重新发放，旧版须经质保部回收并销毁，同时应保证现场及作业场所随时保持最新版本的文件，盖有红色“受控文件”识别章。 6.1.2 非受控文件：受控文件的复印件、或未盖任何识别章的文件，分发时是最新版本，但修订后不再另行分发，作废后无须收回及销毁。 6.1.3 外来文件：来自公司外部的文件，如国家法规、法令、国家标准、国际标准、供应商的质量标准等； 6.2 文件分发、回收 6.2.1 经过批准发行的文件，质保部根据分发部门复印适当份数，每页加盖红色“受控文件”识别章后发放，并请收文单位人员在《文件签收记录表》上签名。 6.2.2 因未分发到文件的部门，如果需要持有某文件，部门可提出申请，填写《文件特殊分发申请表》经部门经理批准后，向质保部申请，质保部予以分发该文件，办理签收手续。 6.2.3 所有分发的文件应建立《文件管理汇总表》，以便文件发行管理和检查用。 6.2.4 文件修订或作废时，质保部须收回各相关旧版文件或作废文件，并予以销毁，对收回的文件，应检查数量及内容的完整性，并在《文件签收记录表》上签名。 6.3 文件存档 6.3.1 文件的原稿（正本），由质保部存档，且在每页背后加盖“受控文件”识别章。 6.3.2 任一文件，质保部仅存最新版本及前一版本，前一版本的文件加盖作废章。 6.3.3 各类记录，由相关部门按规定的保存期限存档。 6.3.4 各部门有较多数量的存档时，可以移交给资料室保存，并办理移交手续。 6.4 文件销毁 6.4.1 质保部收回的失效文件应予以销毁或每页盖作废章后供其他使用。 6.4.2 超过保存期限的记录，由保存单位自行销毁。 6.5 文档管理 6.5.1 现场使用的文件须在作业现场，非现场使用的文件由使用部门集中保管。 6.5.2 各文件使用单位应建立文件一览表，以便管理和查阅。 6.5.3 所有部门的文件档案均纳入内部审核项目，以确保文件管理系统的正确运行。 6.5.4 受控文件不得擅自复印。 6.6 外来文件 6.6.1 质保部和各部门应将外来文件登录于《外来文件管理表》上，根据需要，由质保部发放给需要单位，发行时，在封面或首页上加盖“受控文件”以识别，质保部可以不保留原版。 6.6.2 质保部和各部门每年至少一次对外来文件了解是否有最新版本，如有，应取得，并根据需要发放。 6.7 文件（软盘）的保存 6.7.1 文件的起草、修订人在文件批准后，将受控文件的软盘交部门文件管理员统一保管。 6.7.2 各部门文件管理员将文件软盘复制一份后交质保部文件管理员。 6.7.3 除文件管理员以外的任何人（包括文件起草人）不得擅自保留文件软盘。 6.8 记录 6.8.1 《文件签收记录表》 6.8.2 《文件特殊分发申请表》 6.8.3 《文件管理汇总表》 6.8.4 《外来文件管理表》 SMP—DMQD009—00 Page 2 of 2