江西石油memo_SA_发票校验预制发票功能使用的问题_060525_2.1.docVIP

推广单位： 销售ERP项目组 提交: 销售ERP项目组 提交人: FICO小组 日期: 2006-05-24 审核人： 主题: 发票校验中发票预制功能使用问题 背景： 江西/安徽石油公司财务部门认为，目前存在三单不匹配情况，使用发票预制的功能增加了财务审核，这样可以实现财务对业务的监控，同时，由业务部门做发票预制，财务部门做审核更加符合内控制度的要求。但是，业务部门认为，发票校验的三单匹配在业务已经完成，做发票预制没有意义，财务部门可以直接过账。 中石化销售企业ERP实施模板中对发票预制没有做硬性要求，可以根据企业实际情况使用或不使用。但是，江西、安徽公司今年是做服务器集中试点，对某些业务的系统处理方法可能成为今后实施服务器集中的规范或标准，所以，方法的实用性直接影响以后实施服务器集中企业。 方案一：使用发票预制功能，由业务部门做发票预制，财务部门做审核。 利：(1) 财务在进行三单匹配时，可以进行“精确匹配”，所依据的除了三单外，还有预制发票凭证。 (2)业务部门做发票预制，财务部门做发票审核，这样可以提高发票校验的准确率，财务人员也可以关注业务的一些例外情况，并适时进行财务处理，提高数据的正确性、及时性。 (3)由于预制发票上有业务部门对采购差异的说明，让财务人员能更清晰地解了差异产生情况。 弊：由于业务部门要做发票预制，所以财务人员必须经常检查督促业务部门将单据及时传递到财务部门做过账处理，这样，从流程上看就多增加了一个环节，流程变得复杂了。 方案二：业务部门不做发票预制，财务直接做采购发票过账处理。 利：流程比较简单，业务部门不需要做发票预制，财务人员也不需要经常检查督促业务部门及时传递单据并对预制发票做过账处理。 弊：(1) 缺少财务审核环节，不利于内部控制，不利于明确部门间的责任。 (2)单据在系统外传递时间长，系统没有记录发票预制的信息，采购订单历史记录相对滞后。 (3)财务人员疲于应付日常业务，很难发现业务过程中的一些特例并及时做财务处理。 建议采用方案一 人 员 意见及签字 石化盈科公司人员 日期： 年 月 日 项目组负责人 日期： 年 月 日 项目管理组成员 日期： 年 月 日 项目管理组组长 日期： 年 月 日 中国石化ERP推广项目SINOPEC_ERP 项目备忘录 第2页 / 共3页