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论政府信息资源管理及其发展动向论政府信息资源管理及其发展动向 论政府信息资源管理及其发展动向论政府信息资源管理及其发展动向 查先进 政府信息资源是一切产生于政府内部或虽然产生于政府外部但对政府活动 有影响的信息资源的统称。由于政府总以某种方式与人们的工作和生活的每一方 面直接或间接相联系，因此，其总量常常多得惊人，甚至达到无法计数的地步。 据统计，目前各级政府部门大约集聚了全社会信息资源总量的 80％。这些信息 资源还常常比一般的信息资源更有价值，质量和可信度也较高，直接关系到国民 经济与社会发展的状况和水平。如何加强管理、综合开发和有效利用这些资源已 经成为各级政府工作的当务之急，也是一个值得研究和探讨的新领域。 一、记录管理一、记录管理——政府信息资源管理的起源政府信息资源管理的起源 一、一、记录管理记录管理 政府信息资源管理的起源政府信息资源管理的起源 记录(record)是各种社会组织业务活动情况的记载，包括关于组织在过去一 段时间里的职能、政策、决策、程序、运作和其他活动以及对未来所做的安排和 打算等信息。记录产生于组织内部。录存记录的最初目的在于反映组织在过去一 段时间里的工作绩效、存在问题，以便备忘、作凭证，或为未来的工作提供指南。 也就是说，录存记录主要是为了内部使用。 政府最早关注记录的生产、保存和管理领域，主要是因为不论哪个时代的哪 个国家，政府部门在业务活动过程中都会产生大量的原生记录。这些记录在数量 有限时，即使不经过任何系统的组织，其使用也不会存在问题。但是，随着记录 日积月累特别是政府职能不断扩展、工作节奏不断加快、业务范围迅速扩大，记 录生产与利用之间的矛盾加大。由于政府是自国家诞生以来规模最大、系统性和 延续性最强的社会组织，因此，这种矛盾比其他任何社会组织都更迫切希望得到 解决。例如，自20 世纪中期以来，随着政府机构职能的不断增多，政府记录开 始呈现爆炸性增长趋势。据美国文书协会统计，仅美国联邦政府记录生产所用的 纸板总量而言，1960 年是4 ．3 万吨，1980 年达到11．4 万吨，1990 年达到24 万吨。文献记录多得惊人，甚至连政府机构自己也不清楚它到底出版了多少条记 录，对这些记录的质量、存储位置、效用更是无从知晓。可见，现代信息资源管 理概念及相关理论最早就是政府为解决其内部记录爆炸式增长以及由此带来的 记录利用低效率和政府决策低效率问题而提出来的。 与现代信息资源管理相比，记录管理在管理内容和手段上有其局限性。记录 管理的内容产生于政府内部的业务工作，一般不包括产生于政府外部但对政府日 后的业务活动有影响的信息。记录管理的对象仅限于记录，而不包括记录生产者、 录存设备、录存技术、费用等系统活动要素。记录管理主要靠行政手段和法律手 段。政府是当之无愧的发号施令者，将行政手段和法律手段延伸到记录管理领域， 是很自然的事情。例如，美国联邦政府记录管理和处置连贯性计划就是当时在任 的杜鲁门总统在一份总统令中规定的。记录管理目前已被公认为是现代信息资源 管理特别是政府信息资源管理的起源。 在美国政府信息资源管理领域里，有一个非常重要的事件：1975 年，美国 国会成立了联邦文书委员会；该委员会先后向美国国会递交了37 份报告。受该 委员会工作的影响，1980 年，美国国会通过关于联邦政府的信息搜集、维护、 使用和传递服务的《文书削减法》。《文书削减法》明确提出了“信息资源管理” 概念和实施的具体框架，并且将记录管理的对象从记录扩展到文件、报告和记录 中的信息。该法案包括信息资源管理的七个方面，即简化文书工作、数据处理和 通信、统计、记录管理、信息共享和公开、信息政策和监督、组织发展和管理。 人们普遍认为，信息资源管理实际上是美国联邦文书委员会的成果。1985 年底， 美国联邦政府管理与预算局发布了A— 130 号通报，即《联邦政府信息资源管理》。 它首次从政府的角度将信息资源管理定义为“与政府信息相关的规划、预算、组 织、指挥、培训和控制” ，并且将信息资源的范围扩展到信息本身以及与信息相 关的人员、设备、资金、技术等方面。《文书削减法》的问世和A— 130 号通报的 发布标志着现代信息资源管理思想已经形成。 二、社会信息化二、社会信息化——政府信息资源管理不竭的动力政府信息资源管理不竭的动力 二、二、社会信息化