纸质档案和电子档案共存管理之我见.pdfVIP

交 流 Exchange 纸质档案和电子档案共存管理之我见 □王 玲 【摘　要】随着信息步伐的加快，网络技术的广泛应用，产生了大量的电子文件，电子档案的产生，打破了传统单一的 纸质档案管理的局面，出现了纸质档案和电子档案共存的现象。笔者就如何做好纸质档案和电子档案长期共 存管理谈点自己的看法。 【关键词】纸质档案 电子档案 共存管理 一、纸质档案和电子档案并 化文件也有很大的优越性。根据现有 （二）纸质档案 存的客观性 的技术水平，为原件制作的模拟副本 纸质档案的表现和存储形式直观 电子档案在信息传输、处理上的 的质量总是低于原件，而且再复制一 简单明了，并具有方便保存阅读等特 优势，是纸质档案无法比拟的。而靠 次，质量就会下降一次。而在对原件 点。纸张记录材料的稳定性特点更是 手工管理的纸质档案本身固有的原始 进行数字化时可以根据需要制出不同 电子档案所不具备的； 电子档案是 性却优于电子档案，易于长期保存， 分辨率的副本，甚至获得比原件更好 直接由计算机进行处理，省去了传统 且更真实。所以纸质档案和电子档案 的质量。所以就有了纸质文件——电 纸质档案工作中的立卷、归档、分类 将长期并存，在文件材料的归档上相 子文件的两套制。 等环节，使档案信息的处理快捷、方 互制约、相互影响，共同促进档案工 便，节省了大量的整档时间。并在提 作的完整性。 二、纸质档案和电子档案的 供利用上提高了利用率，方便了利用 纸质档案和电子档案的成因大 优点比较 者。另外，传统的纸质档案的利用， 体有两种情况：一种是将计算机产生 （一）纸质档案 需要利用者亲自到档案馆查找、阅 的电子文件转化为纸质文件，使之应 纸质档案一旦形成，其所记载 读，而电子档案可以通过计算机网 用于实际工作中，履行文件的功能或 的数据，信息就不易更改。而计算机 络进行远距离传输，使异地利用成 者仅仅用于档案保存。同时，将电子 更改数据、信息可以做到完全不被觉 为可能，也省掉了查阅者路途奔波 文件保存下来是因为电子文件在检 察，因此纸质档案的生命力在于它在 的时间。 　 索、利用、传输、存储等方面的方便 很大程度上保护了原始数据，信息安 （三）纸质档案 快捷，能有效地满足利用者的信息需 全、可靠； 电子档案的载体形式多 纸质档案的原始性鉴定，通常 求。于是形成了电子文件——纸质文 样，可以是磁带、磁盘、光盘等形 采用“原件”鉴定法，一般包括对档 件的两套制。 式，打破了以往纸质档案单一的以纸 案的载体是否为产生该档案所属时代 另外一种情况是为现有的一些 张为载体的传统。并且相对于纸质档 产物的鉴定。主要信息形态包括：印 纸质档案制作数字化副本，主要目的 案占用库房空间大这个缺点来说，电 章、签字和笔迹等真实性鉴定。例 在于改进利用和改善保护。随着网络 子档案容量大、体积小，可以大大节 如，本单位部分年代久远的基建档 的迅猛发展，它使全文检索和异地查 省档