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论建设工程合同档案的科学管理 □黄婉群 【摘　要】工程合同档案管理是项目管理的核心并始终贯穿项目管理全过程，本文针对在建设工程合同档案管理中存在 的种种问题，有的放矢地从建立和完善健全合同档案管理制度、提高合同档案管理质量和明确工程合同归属 的门类等方面进行论述，确保合同档案管理的科学性，强化合同的法律约束作用，有效降低工程风险，增加 企业利润，确保建筑活动协调有序地运行。 【关键词】建设工程 合同档案　企业档案 建设工程包括施工准备、工程 据。建设工程合同的作用是如此重 用，待该项工程结束后，合同档案的 开工、工程主体、工程装饰和工程竣 要，作为档案部门，应如何科学地管 结局就是鸟尽弓藏，完全忽略了合同 工等阶段，建设工程合同管理工作始 理建设工程合同档案，有效降低工程 材料的后期管理及归档，也忽略了这 终贯穿工程项目管理全过程。建设工 风险保障增加企业利润，成为亟需解 些材料还能对以后企业经营管理和工 程合同确定了工程实施和工程管理的 决的课题。 程竞标起到的重要参考作用。 主要目标，是合同双方在工程中各种 建设工程企业普遍存在多项工 经济活动的依据，它规定了双方的经 一、建设工程合同档案管理 程同时进行、项目部门跨省分布等特 济关系，是工程建设过程中合同双方 现状及存在问题 点，这给合同档案管理带来相当的难 或多方的最高行为准则。合同通过明 越来越多的建设工程企业开始 度。由于部分企业内部对合同档案没 确责任者的责、权、利将各方联系起 意识到合同档案管理的重要性，也采 有实行集中统一管理制度，各个项目 来，协调并统一工程各参加者的行 取了一些相应措施来加强其管理，然 部门只负责所辖范围项目合同档案的 为，并使之在相互联系中相互约束， 而，由于建设工程企业自身和客观因 收集、管理工作，形成了合同管理及 从而最终实现工程的目标。一份管理 素，不同程度掣肘着合同及合同档案 其材料的条块分割、各自为政的现 良好的合同档案，不仅能为企业在工 科学管理进程，并存在林林种种有待 象，不少建设工程企业最终没有把一 程运营中保障效益、规避风险、营造 改善的问题。 套完整的合同档案材料进行集中统一 守信形象，还能作为企业业绩成果 （一）合同档案管理中的缺陷　 管理，这样一来，合同档案材料随时 的见证材料，与项目竣工验收文件 在合同管理过程中，有些企业 间推移容易造成散失，严重影响日后 等构成企业工程竞标不可或缺的依 只注重合同对正在进行中的工程的作 的提供利用。 2013年第6期· 63 交 流 Exchange 施工单位在施工过程中没有按 企业在生产经营过程中与合作伙 房协议或合同等；还有行政、经营管 合同要求及时、完整地收集资料，致 伴合作过程中的一切权利、义务都是 理类合同，包括年度经济指标责任、 使工程竣工时不能及时完整地移交合 靠合同来维护和保障的，建设工程企 行政办公、安全生产、民事诉讼、工 同档案及其相应的附件；有些建设单 业在进行工程承包、建设、竣工验收 商、法人等综合类的合同、协议；设 位、施工单位及建材供应单位之间 等各个环节都必须与其他企业或法人