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交 流 Exchange 高校文书档案管理信息的电子化应用 □唐红波 【摘　要】文书档案在当前社会发展中起着不可忽视的作用，是档案工作的重要组成成分和核心内容。高校文书档案管 理信息的电子化应用对提高高校文书档案管理的水平，及时的处理与完成当前档案管理中的各种信息是当前 档案工作的中心。随着当前社会发展过程中对各种电子信息技术应用的不断增加，在其发展和使用的过程中 是主要的管理控制方式。但是在电子化应用的过程中其各种问题的影响在当前文书档案管理中也是非常常见 的制约因素。本文就当前高校文书档案管理信息的应用方式进行探讨，提出其在管理中存在的各种常见问题 和处理措施。 【关键词】高校文书档案 电子化 文书档案是反应各个阶段、各个 高，在高校文书档案管理中为了提高 （三）高校档案必须实行集中统 时代的主要政治和管理制度的记录过 其管理效率和管理的质量，结合当前 一管理，确保完整、准确、安全、便 程，是社会历史发展中的主要记录方 信息技术和电子化发展应用方式综合 于开发利用。 式。在高校档案管理控制中，文书档 处理是当前发展的前提和基础。更是 （四）高校应严格实行部门、专 案作为高校发展的各项记录是不可忽 为了满足当前高校档案工作者在工作 人立卷归档制度。 视的过程。通过结合当前高校在工作 中的系统化和精确化的发展需求。 （五）高校档案逐步采用电子计 中的各个工作环节和内容进行综合的 算机等先进技术，大力开发档案信息 处理与分析是当前高校文书档案管理 一、高校档案工作的基本原则 资源，满足教学和各项工作需要。做 的重点。文书档案管理是通过由各种 （一）高校在教学、科研、党 到电子档案与纸质档案相结合，电子 已经完成的活动中能够具有保存价值 政管理和其他各项活动中直接形成 档案与纸质档案都要分类归档。 的文书整理形成的，是当前高校工作 的具有保存价值的文字、 图表、声 的客观评价和事实反应基础，其在反 像等不同载体的文件材料，均属高 二、高校文书档案管理信息 应和分析中结合当前科学技术手段进 校档案。 的电子化的优点 行综合分析是当前文书管理的关键， （二）高校档案工作是办好高 （一）使用方便，便于检索， 更是其发展控制中的主要方式。随着 校的重要基础工作之一，也是衡量高 办公效率大大提高。电子档案在应用 当前社会中计算机技术和信息技术不 校教育质量和管理水平的一个重要标 的过程中以光盘和磁盘作为主要的载 断的开发和利用，人们对各种网络技 志。档案工作应是评估高校全面建设 体，其体积小，信息存储量大，能够 术和信息技术要求和应用的不断提 的重要内容之一。 为当前档案工作管理人员在管理的过 76 ·2013年第6期 程中奠定基础，更是保证其管理和分 会快节奏的工作特点。比起传统的手 截人们之间重要的数据信息内容，病 析的关键因素。计算机的运算速度极 工传输或者是交通工具辅助传输，它 毒的入侵使得人们的电脑瘫痪、信息 高，具有强大的信息处理能力，这是 所起到经济效益是无法估量的。网络 丢失，假冒的非授权用户侵犯了他人 计算机参与高校文书档案管理的最明