浅议计算机技术在档案管理中的意义.pdfVIP

第２９卷　第３期 甘肃科技 Ｖｏｌ２９　Ｎｏ３ ２０１３年２月 ＧａｎｓｕＳｃｉｅｎｃｅａｎｄＴｅｃｈｎｏｌｏｇｙ Ｆｅｂ　２０１３ 浅议计算机技术在档案管理中的重要性 张　海 （兰州大剧院，甘肃 兰州７３００００） 摘　要：计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案管理现代化发展的客观要求，有利于 促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时，也符合了当今社会信息化发展的要求，不但提高了档案工作者 的综合素质，最重要的是提高了档案管理效率。 关键词：计算机技术；档案管理；重要性；提高效率 中图分类号：Ｇ２５１ 　　随着计算机技术迅速发展和广泛应用，为档案 和经营活动的方式发生了质的变化，电子政务、电子 信息的科学管理和有效开发利用创造了前所未有的 商务这种新形式的办公模式开始涌现，逐渐替代了 时机，信息成为知识经济时代最为重要的资源。计 以纸张为介质传递信息的传统办公模式。人们利用 算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比 计算机和网络来书写、传递、储存、查找检索和利用 拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量 信息。信息由原来看得见的，摸得着的固态形式转 大、寿命长、成本低等，这些优点不仅能帮助提高档 化为看不见、摸不着的数码形式，从而形成电子档 案管理的效率，也是档案部门的科学化、正规化管理 案。随着电子文件骤然增加，对电子档案的超前控 与世界接轨的重要条件。但是受行业和规模的限 制、及时收集、有效管理与开发利用以及数字化技术 制，其普及程度还存在一定的局限性，只是在金融保 进一步推广。服务范围拓展和管理手段革新都要求 险业、科研院校较为普遍，其他行业的档案管理仍然 档案管理人员的计算机知识和技能必须与时代同 处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能 步。要树立适应新形式要求的全新的服务理念，把 得不到充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案 现代化的计算机技术与档案利用的典型案例、档案 管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案 史料、编研材料结合起来，参与到文案管理的变革 的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要 中，不断改进工作方法，增强服务意识，改善服务环 课题摆在档案工作者面前。 境，使档案信息得到更好的利用。 １　档案管理采用计算机技术是档案现 ２　计算机技术管理档案是计算机信息 代化发展的要求 处理与档案信息管理的结合 　　自２０世纪８０年代中期开始，世界范围内以计 　　近２０年来，我国档案管理发生了很大变化，档 算机为核心的现代化信息技术的发展和应用，给档 案管理队伍的综合素质也有了显著提高，而档案的 案管理带来前所未有的冲击和革新。计算机技术被 信息管理基本上没有反映这些发展变化。档案管理 广泛引入日常的档案管理中，表现在档案检索工作 方式只能是保管档案实体、延长其保存寿命、维护历 上最为突出，利用计算机超的大容量和运算快捷等 史真实面貌。档案工作属于信息管理服务范畴，而 特点，将档案检索系统输入计算机中，以提高档案检 计算机在数据处理与信息管理方面又具有明显优 索的质量和速度。由于电子档案的大量涌现，同时 势，是档案信息化建设的最重要的物质基础和技术 人们为了方便利用又把传统的固态档案录入计算 保障。档案管理信息化就是利用现代化的信息技术 机，建成数字档案馆，这种借助于新技术建立的档案