对远程教育学籍档案网络化管理的探索.pdfVIP

第2期 (总第69期) 山西广播电视大学学报 No．2 2o09年 3月 JournalofShanxiRadioTVUniversi Mar．2o09 摘要：随着我国远程教育的迅猛发展，实现远程教育学籍档案管理的网络化，已经成为迫切需要 解决的问题。从远程教育学籍档案管理的现状出发，探讨远程教育学籍档案网络化管理的必要性，从 而提出了加强远程教育学籍档案网络化管理中应注意的问题。 关键词：远程教育；学籍档案；网络化管理；现状；必要性；问题 中图分类号：G728 文献标识码：A 文章编号：1008--8350 (2009)02—0094—02 随着远程教育在我国的迅猛发展，远程教育学籍档案网络 时间和精力甚至组织大批人力才能完成对这些资料的收集、整 化管理正在逐渐代替原始的档案管理。远程教育学籍档案既是 理与归档工作。效率低，耗时长，劳动强度大。三是管理办法不 学校培养、教育、考察学生的第一手材料，也是在职单位任用人 科学。长期以来，学籍档案一般以年级为单位分类，在各自的牛 才的重要依据。因此，我们必须做好学籍档案管理工作，开拓创 皮纸档案袋上编号，按顺序存人档案柜。但由于学籍变动在远 新，以适应远程教育发展壮大的需要。笔者从远程教育学籍档 程教育中是一种普遍现象，每学期都会有许多学生因为休学、转 案管理的现状出发，探讨远程教育学籍档案网络化管理的必要 专业、转学、转层次等原因导致学生学籍发生改变，给查找档案 性，提出了加强远程教育学籍档案网络化管理中应注意的问题。 带来困难。四是信息分散，不便调阅。远程教育学籍档案是分 一 、准确掌握和正确认识远程教育学籍档案管理的现状 为学籍档案与学生个人档案，分别由不同部门保存的，这给调 远程教育学籍是学员在教育阶段个人经历、学习成绩、思 阅档案造成不便。有时为了获取一份完整的学生档案材料，需 想品德、个性特点、社会实践、奖励处罚等情况的综合记录。它 要跑几个部门进行查找，如果是外单位要查阅学生档案就更麻 是学员在继续深造阶段的可靠凭证，也是学校、单位历史地全面 烦。不能迅速提供学生的完整资料，影响了学生档案功能的发 地考察了解学员的一个重要依据，必须准确、完整地保存。所 挥，降低了档案的服务质量。 以，准确掌握和正确认识远程教育学籍档案管理的现状，是实现 二、充分认识远程教育学籍档案管理网络化的必要性 远程教育学籍档案网络化管理的前提。笔者认为，远程教育学 基于远程教育学籍档案管理的现状，实行网络化对于提高 籍档案管理的现状，主要表现在以下四个方面。 学籍档案管理的收文、发文、归档、查阅等环节的效率都有着积 一 是办学规模扩大，学籍档案业务量增大。随着远程教育 极的意义。整个学校实现网络化管理后，档案室将成为网上信 规模的迅速扩大，学生数量越来越多，专业设置、师资队伍等都 息的最后归宿，合理实现资源共享，使信息一次录入多次使用， 在迅速增多，档案信息储备量也在成倍增加，因而学籍档案管理 起到事半功倍的作用。远程教育学籍档案管理网络化的必要性 的工作量和难度也大大增加，显得机构设置不合理、人员编制太 具体表现在八个方面。一是可以有效地进行档案的收集工作。 少，不能满足工作需要。二是远程教育学籍档案管理零乱。传 传统的档案工作中，在档案的收集、分类、整编中需要付出辛苦 统的档案管理方法已经远远不适应新形势下远程教育事业的发 的劳动，况且常有收不全的疏漏现象。网络化管理具有简便、齐 展和现代信息社会的需要，达不到科学、高效管理。首先是管理 全、快捷的优势，为档案信息的收集和利用提供了极大的方便 ， 方法落后，效率低下。有些远程教育高校对学籍档案管理还停 几乎所有的文字、图像、声音等各种信息形式都可以进入网络， 留在纸质化状态，喜欢采用表格、卡片等办法来收集、记录学生 档案的收集和整编也有了统一标准，确保了学籍档案的完整性。 信息。学生从入学到毕业期间，需要本人或相关管理部门填写 档案人员可以通过网络进行信息采集和核对，远程教育学籍档 的表格与卡片很多，如学生