谈电子档案的长期保存.pdfVIP

团目冒圈蚤 口 南昌大学 魏招秀 摘 要 本文从 电子档案的特性探讨 了电子档案长期保存的技术策略。 关键词 电子档案 长期保存 档案管理 随着社会进入知识经济时代，计算机被广泛应用于社会各个 采用多种格式与多种技术来产生数字对象。现今，文字可与图形、 领域，人们的社会活动离不开计算机和由其产生的种类繁多的电 声音、影像等多种媒体信息完美地组合在一起构成电子文件，与传 子文件，电子文件归档后 ，形成了电子档案。电子档案不同于纸质 统文件相比，电子文件的信息形态更具有多样化和复杂化。电子文 档案，其可读性 、可用性、可理解性 、完整性 、真实性等特性及其受 件不再仅仅是可由一个独立的文件组成 ，而是由一组具有独立格 制的因素，决定了其长期保存与维护的复杂性。如何保存、维护电 式和内容的文件构成。由于信息与载体具有分离性 ，当载体处于联 子档案，首先应深入研究其特性 ，有针对性地采取相应的措施，有 机状态时也许不会出现问题，但载体一般都是脱机保存，则有可能 效地保存和维护电子档案，使之安全 、可靠并永久地处于提供利用 造成混乱，处理不当会直接影响到电子档案的完整l生。 的状态，是档案工作者必须关注的重要问题。 5．电子档案的真实性容易被篡改。IS015489文件管理国际标 一 、 电子档案的特-陛受制于多种因素 准指出，文件的真实性包含三重含义：(1)文件与其用意相符；(2)文 1．电子档案的可读性受制于存储介质状态。电子梢案是通过 件的形成和发送与其既定的形成者和发送者相吻合：(3)文件的形 存储介质进行保存的，通常有磁盘 、光盘、磁带等介质，但是数字存 成或发送与其既定时间一致。我们认为，电子档案的真实性也应包 储介质，即便在适合的环境下保存，也只能维持几十年，而且存储 含这三层含义。此外 ，由于大量的电子档案是通过数字化工作形成 过程中存在易碎 、易损、易变等问题，随时间的推移，而变得越来越 的，电子档案信息的真实性，还应包括与它所代表的原件相一致。 不可靠，存储介质的损坏将直接影响电子档案的可读性。 电子档案长期保存更应极力维护其电子文件的真实性。人们在进 2．电子档案的可用性受制于计算机软、硬件环境。电子档案的 行电子文件的存储、压缩 、传递、迁移等过程中容易造成其数据的 可用性是指其前身电子文件可以被计算机或人阅读和处理。电子 丢失，造成电子文件的真实性易被篡改。这对维护电子档案的真实 文件的形成、传输及存储都是通过计算机实现的，因此电子文件与 性也带来了严峻的挑战 计算机系统的设备有着密不可分的关系。计算机操作系统与硬件 二、电子档案长期保存措施 设备是生成电子文件的平台，决定了电子文件对计算机软、硬件的 l9世纪90年来初 以来，有关电子档案长期存取和保护取得 依赖性，而对其他软、硬件环境则存在一定的不兼容性。随着科学技 了大量的研究成果及丰富的实践经验，笔者主要从拷贝、硬件留 术的Et益发展，计算机的软、硬件不断更新换代揿 、硬件环境的改 存、虚拟仿真和迁移四个方面谈谈 自己的见解。 变给电子文件的信息处理、信息存储 、信息传输和信息阅读均带来 1．拷贝。拷贝就是将电子档案从某一载体复制到另一载体，要 不兼容性。如何解决原始电子档案适应新的电子环境，则成为档案 保证有效地拷贝。首先，必须要保证被拷贝的原电子档的存储介质 工作者急需解决的问题，若不加以解决，其结果是原始电子档案将 具有 良好的状态uI。而电子档案通常是脱机方式存储在磁、光介质 不能被计算机或人阅读和处理，也就意味着破坏 电子档案的持久 上，磁带、磁盘 、光盘等电子档案的存储介质，若保存不善，易受腐 可用性。 蚀、污染、磁化 ，甚至人为损坏。因此，首先要建立一个适合存储电 3．电子档案的可理解性受制于升级后的应用软件兼容性。电 子档案的环境 ，存放载体的柜、架须严格按有关技术要求制造，达 子档案的可理解性是指电子档案的格式化 内容可以被它的使用 到相应技术要求，同时严格控制资料库的环境温度在 18％左右，相 者理