浅谈院校合并后的档案管理.pdfVIP

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维普资讯 第2O卷第3期 沧州师范专科学校学报 No.3VO1.2O 2004年9月 JournalofCangzhouTeachers’College Sep.2004 浅 谈 院校 合 并 后 的档 案 管 理 吴春梅 (廊坊师范学院 档案室。河北 廊坊 065000) 摘 要:院校合并及现代信息技术的发展为档案管理工作带来了新的挑战。就怎样使合并后的档案工作尽快 进入正轨,如何加强档案管理数字化建设等问题进行了有益的探索。 关键词:院校合并;档案管JE;数字化;信息化档案管理 中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1008—4762(2004)03—0085—02 随着高校管理体制改革,许多院校合并办学。合并不仅有 健全的制度、规范的管理对档案管理工作尤为重要,一系 利于调整高等教育结构,提高办学质量和效益,也为高校档案 列制度为档案管理的规范化提供了依据。按要求规范档案案卷 部门提供了良好的发展机遇。现代信息技术对传统的档案管理 形成的全过程,从档案材料用纸到收集、整理、编 目等等,力 模式带来了挑战,加强对档案信息的研究开发是应对挑战的重 求做到统—标准。对学校各种档案分门别类形成系统,做到系 要手段,把档案工作作为学校信息建设的—个重要部分。要因 统化、条理化,要对移交的各类档案要建立明细帐,有移交手 校制宜,使合并后的档案工作尽快进入正轨,这是我们必须重 续等等。 视的问题。 (三)提高档案管理人员的素质是做好档案的关键 一 、 合并院校后档案管理所面临的问题 学校档案工作是一项政治性、专业性很强的工作,虽然不 院校合并对档案的管理工作有很大的影响。合并对于档案 能与学校的教学、科研相提并论,但它是办好学校的一项最基 工作来说是数以万卷而且在不断增长的档案的收集、整理和提 础的工作。在档案事业的规模 日益扩大、档案内容日益丰富, 供利用的问题。合并前的各院校有着各自的管理模式和做法, 档案信息载体日益多样,档案管理手段日益先进,档案利用需 院校合并后,档案就应该制定新的统一的管理办法与分类方 求 日益提高的情况下,对档案管理者素质要求愈来愈高。—方 案。 面要具有较高的政洽觉悟,能忠于职守、遵守纪律,有较强的 (一)正确的指导思想和先进的管理理念是做好档案管理 责任心和良好的服务意识。另一方面学校应创造条件,督促档 的重要条件 案管理人员不断提高自己的业务素质。抓好培训工作,让每位 档案工作是学校发展的重要基础,档案是历史的记录,我 档案管理人员不但有传统的档案专业知识,而且掌握现代科学 们要本着对历史负责的态度重视这项工作。高校合并重组后, 技术和管理的技能。 由于档案收集本身的滞后性,仍有许多档案散落在许多当事人 二、加强数字化建设,提高档案管理的技术水平 手中。根据 《普通高等学校档案管理办法》关于对因学校分立 随着信息技术的不断进步,传统的高校档案管理模式面临 或合并其分设或合并前的档案,应本着集中保管,方便利用的 着严峻的挑战。为顺应时代发展的潮流 ,充分发挥档案工作在 原则。我院在 2001年初合并后,新的档案管理部门的第—份 信息社会中的重要作用,需积极地将现代信息技术与档案管理 文件就是关于原来学校档案的收集问题。由于我们行动迅速, 技术和方法结合起来,为档案数字化、信息化打下坚实的基础, 措施得力,三校合并以前的档案已基本上入院档案室保存,避

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