行政后勤电子化管理的实践与探索-厦远张晓晶.docVIP

行政后勤电子化管理的实践与探索 ——厦门远洋运输公司总经办张晓晶 办公室是一个机关、团体的中枢神经，承上启下、联系内外、沟通左右、综合协调，它担负着全公司的后勤保障重任，工作涉及物品管理、车辆管理、职工食堂管理、通讯管理、差旅管理等等很多方面，工作繁杂、管理难度较大。厦门远洋运输公司总经办为了提高管理效率，简化工作流程，落实降本增效，加强企业内控制度，根据实际的工作研究、设计、制作了 “办公用品信息管理表格”、“车辆信息管理表格”、“食堂信息管理表格”、“通讯信息管理表格”和“差旅信息管理表格”等等，使后勤管理向科学化、规范化、电子化的目标迈进了一大步，实现了适时掌握、调节、监控各种物品、信息及相关费用情况，有效堵塞各种漏洞，而项目成本基本为零但效果堪比专业系统。本文从总经办的工作实践及所遇到的问题入手，深入探讨电子表格在后勤管理中的运用。 行政后勤管理的问题及原因 1、办公用品及礼品范围较广，管理难以准确把握 虽然公司内部建立了相关制度同时再办公过程中加强了内控管理，但管理的手段和方法都相对滞后，管理中仍然存在诸多问题。如办公用品和礼品的消耗因为其数量庞大、名目繁多，不利于管理与控制。 2、车辆耗材复杂，难以准确控制 随着用车需求增多，汽配材料、油料价格的不断攀升，给总经办及财务管理上都带来极大地困难。一方面由于市场价格存在着不确定因素，同样的物品价格差异很大，极易产生管理漏洞。另一方面是驾驶员这个职位存在一定的特殊性，如车辆加油、维修和驾驶员误餐、加班等情况，给内控管理造成一定的困难。 3、物价波动不定，食堂采购难以管理 一方面是主观原因，食堂管理员在物品采购上把关不严，或是不够尽职尽责，没有按季节合理选购物美价廉的蔬菜食品；另一方面是客观原因，市场价格随行就市，同时受季节、时间、地域等因素的影响，同一物品价格不等，也给食堂成本核算造成一定难度。 4、手机及固定电话使用较多，难以控制和管理 虽然公司针对手机、固定电话管理制定了相关的规定和标准，由于手机、固话数量较多；同时公司所处行业的特殊性，部分员工在解决一些船舶问题时需要使用卫星电话跟船舶进行沟通等管理中存在的问题，费用难以控制和管理。 5、传统的差旅管理模式存在巨大的浪费，存在管理漏洞 一方面，由于石油价格随着时事政治以及季节的变动，机票价格随着燃油附加费用的变动而变动，故难以控制相关的差旅费用。另一方面，公司出差人员较多同时出差时间经常因为船期发生变化，这样机票的预定及变更难以实时控制，而且航空售票系统的费用难以把握。 二、行政后勤采用电子化管理的实践 为了解决后勤管理中办公用品、车辆管理、食堂管理、通讯管理、差旅管理存在的诸多风险隐患，后勤尝试通过使用excel电子表格化管理，控制电话使用，机票订购，减少物品采购、领用、库存等环节出现无法预期的矛盾，改变原始手工管理帐据繁杂、效率不高的局面。 1、“办公用品信息管理表格”的运用 总经办根据实际需求状况，组织编制了“办公用品信息管理表格”，为实行办公用品科学化管理迈出了重要的一步。 一是该表格主要有供货商家、时间分类、物品分类、部门分类、费用统计、出入库录入、修改查询、数据统计等功能。将后勤业务人员从较原始的繁琐的手工记帐中解脱出来，节约管理成本和人力资源，不断促进办公用品管理的合理化、规范化和科学化。 二是通过办公用品领用申请单对办公用品的出入库领用情况讲行详细登记留着原始凭证。科学、系统化的流程将办公用品使用部门、管理部门、财务部门紧密联系在一起。可随时查看库存办公用品的信息，并可进行同一时期不同部门的办公用品的领用情况的横向比较分析，不同时期同一物品采购情况的纵向比较分析等，为办公用品管理和决策提供及时准确的信息。 三是“办公用品信息管理表格”可便捷地对物品采购、领用情况进行管理。可随时查看采购情况、领用情况、库存情况，避免重复购买，有效控制办公用品采购量、使用量和用途，根据比较费用有所节约，同期减少13%，同时方便审计部门对帐、检查，有效堵塞漏洞。 2、“车辆信息管理表格”的运用 根据车辆管理等信息，编制的车辆信息管理表格主要包含：车辆安全检查登记、驾驶员考核登记、出车管理、加油管理、维修及费用管理、车辆综合油耗等。 一是根据表格录入的需要，各部门用车申请、审批，登记录入详细信息。如用车时间、部门信息、出车地点，用车事由、人员信息、维修项目、修理厂信息、修理情况、油料类型等信息。通过表格及时查阅车辆使用、出车情况，便于车辆科学调度、合理安排。而车辆管理由原来多人管理转变为一人管理，有效缩减了公司的人力成本。 二是信息管理表格随时可以调阅车辆行使公里数和耗油数量，管理者可根据以上数据计算出每部车辆耗油是否在合理、可控的范围之内。解决了长期以来车辆耗油无法衡量计算的难题。信息管理表格详细记录车辆零件使用、更换的时