克拉玛依市、油田团委档案管理制度.docVIP

克拉玛依市、油田团委档案管理制度 (一)总则 1、根据中国石油天然气集团公司《档案管理手册》要求，为加强团委文书立卷工作，特制定本制度。 2、归档的文件材料必须按年度立卷，各部门（办公室、组织部、青宣部、学少部）在工作活动中形成的各种有保存价值的文字、声像材料、电子媒介资料，都要按照本制度的规定，分类别立卷归档。 3、各部门应保证经办文件的系统完整，结案后及时交办公室，由办公室统一交档案中心。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 4、坚持部门收集、管理文字、声像材料制度。各部门均应指定人员，负责管理本部门的资料归档，并保持相对稳定。 5、凡团委印发出的公文一律由办公室统一收集管理。 6、一项工作由几个部门参与办理而形成的资料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 7、各部门档案管理责任人的职责：了解本部门的工作业务，掌握本部门资料归档范围，收集管理本部门的文件材料。 8、各部门承办的工作和活动结束时，应将档案整理工作作为工作流程最后一个环节，专人负责，认真、及时地做好资料收集归卷。 (三)归档范围 9、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议名单、选举结果、会议记录、讨论通过的文件、决议、纪要、公告、会议简报等。 10、上级机关发来的有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定等文件材料。 11、各种工作计划、小结、简报、总结、报告、会议记录、统计报表及团员名册，组织关系介绍信。 12、各部门的请示与上级机关的批复。 13、各部门开展活动的文件、通知、策划方案、活动相关宣传资料、总结、书册等，做到一个案例形成一册完整档案。 14、共青团大事记、年鉴及重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 （四）电子声像档案 15、电子声像档案是指团委各部门或个人在社会实践活动中直接形成有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录，通过电子光盘和移动硬盘保存的资料。 16、声像档案资料的收集范围：反映团委主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；各级领导参加的与团委有关的重大活动的声像资料；团委人员组织或参加的重要活动及会议；其它具有保存价值的声像资料。 (五)立卷 17、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 18、归卷时间：各部门按照要求在承办的工作和活动结束时及时整理归档，每年年底对年度档案汇总至办公室立卷。 19、立卷包括：卷内目录、相关文件、声像等。各类档案按时间、主题分类。配有相关解释说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。声像档案最终刻制光盘归档，并在光盘显著位置注明编号、年度、主题。 卷内目录见附件1、2。 附件1： 卷 内 目 录（文字版） 年度： 责任部门： 序号 文件编号（001-100） 责任人 文件材料题名 日期 页码 备注 附件2： 卷 内 目 录（电子声像版） 年度： 责任部门： 序号 声像编号（001-100） 责任人 声像材料题名 日期 格式 容量