公司综合管理规定《员工档案管理制度》.docVIP

员工档案管理制度（草拟） 一、目的 为有效的对员工档案进行妥善保管，保守机密，同时为了维护档案材料的完整、防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案材料，特制定本制度。 二、归档范围 员工入职档案、培训档案、绩效管理档案、异动档案、离职档案、劳动合同、综合信息、处理决定及协议等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 三、归档内容 （一）在职员工档案： 1、目录； 2、《员工登记表》；（附件一） 3、劳动合同； 4、《员工（安全）培训表》；（附件二） 5、员工入职须知；（附件三） 6、个人证件（身份证复印件或户口本复印件、学历证复印件、资格证书复印件等）。 （二）培训档案： 1、培训合同、协议； 2、培训相关资料及获取证书复印件。 （根据公司培训管理制度修订员工培训档案内容）? （三）绩效管理档案： 将员工绩效考核相关的档案资料按半年归整。 （根据公司绩效管理制度修订员工绩效管理档案内容）? （四）员工异动档案： 1、《试用期员工转正表》；（附件四） 2、任免文件； 3、《内部调动审批表》；（附件五） 4、奖惩文件。 （五）员工离职档案： 1、《辞职申请表》；（附件六） 2、《员工离职单》；（附件七） 3、劳动合同解除证明；（附件八） （六）其他资料档案： 综合信息、处理决定、其他合同及协议、通知等与个人有关的具有参考价值的文件资料。 四、档案管理员的职责 由人力资源部专人负责管理员工档案，整理、收录档案资料，保证原始资料和单据齐全完整、安全保密、查阅方便。 五、档案管理相关规定 （一）基础管理 1、原则：归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。 2、新录用的员工，应及时建立档案、造册登记，并更新员工电子信息台账。 3、档案按在职人员、离职人员分开管理，按部门分类存档，应编号、制检索目录（附件九），文件按顺序打印编码（档案编码=部门+二级部门+入职序号 例：THJB001 张三，表示张三是天华普工卷包车间第一位入职员工）。及时登录《在职员工档案登记台账》（附件十）、《离职员工档案登记台账》（附件十一）。 4、当在职员工的基本档案资料有变动时（如学历变动，身份证信息变动、技术职称变动等），应及时将相关资料复印交人力资源部归档，原件当场查验。 5、对员工进行考察、考核、培训、奖惩等形成的材料要及时收集、整理立卷、保持档案的完整；立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。 6、离职员工档案每月清查，离职员工档案保存三年（管理人员及高级技术人员保存八年）后方可销毁。 （二）档案的查阅 1、如因公需查阅档案，须填写《查阅员工档案审批表》（附件十二），经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人审批；下级员工不得查阅上级员工档案，特殊情况下经部门负责人、人力资源部负责人、分管负责人、总经理批准后方可办理。 2、公司总经理、分管负责人、人力资源部负责人可直接通过档案管理员办理查阅手续。 3、档案管理人员应做好查阅登记工作，并在《员工档案查阅登记表》（附件十三）签字确认。 4、查阅档案注意事项： （1）严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损坏档案材料； （2）不得擅自复制(拍摄)档案内容，如因工作需要从档中取证必须事先经人力资源部负责人、分管负责人、总经理同意。 （3）查阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节轻重，予以惩罚。情节特别严重的，公司保留追究其法律责任的权利。 （4）原则上不允许员工自带档案流动，确有需要，由档案发出方做好封口、盖章（或签字），接收方接受档案时须注意检查档案封口是否完整。 六、档案的销毁 （一）公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司员工档案资料。（二）当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司员工档案资料销毁审批表》（附件十四），经人力资部负责人、分管负责人、总经理审批后执行。（三）经批准销毁的公司档案，档案管理员须认真核对，将批准的《公司员工档案资料销毁审批表》和将要销毁的档案资料进行登记，登记的《公司员工档案资料销毁登记表》（附件十五）永久保存。 （四）在销毁公司员工档案资料时，必须由总经理或分管负责人指定专人监督销毁。 七、制定、修订、废除与组织实施 本制度经报批后，由人力资源部组织实施；修订或废止亦同。 附件一： ＿＿＿＿＿＿＿业务外包人员登记表 外派单位： 外派部门： 班组/岗位： 编号： 姓名 性别 出生年月 相片 曾用名 民族 文化程度 籍贯 身高 填表日期 身份证号码 户口性质 农业 非农 家庭住址 现住址 出入证号码 联系电话 以前是否在此务工过 家庭成员 情况 姓名 关系 工作单位 职业 联系电话