档案管理制度12.docVIP

文件编号 H/XDCG-3.12 档案管理制度 编 制 行动成功 日 期 2006-9-25 版 本 A/0 审 核 日 期 页 码 共5页 批 准 日 期 1.目的 为完善公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制订本规定。（档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。） 2.范围 适用于公司全体员工。 3.职责 3.1档案工作由公司副总裁统一领导。 3.2行政人事部负责本制度实施执行，包括接收，收集、整理、立卷、保管，并监督各部门、各下属子公司的档案工作。 3.3公司及各部门、员工有保护档案的义务。 4.工作规定 内容 标准 时间段 主责/组织 配合／协助 工作记录 4.1档案管理办法 4.1.1根据卷内文件之间的联系，由行政人事经理负责系统排列保管工作的开展。 永久 行政人事经理 《档案保管年限表》 4.1.2注意做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘等措施。 永久 行政人事经理 人事专员 4.1.3每月对档案材料的数量、保管等情况进行一次检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。 每月底 行政人事经理 人事专员 4.1.4对于已失去作用的档案要进行销毁。销毁档案材料要经过认真鉴定，确定销毁的档案材料必须列册登记，送领导审批后销毁。 每月底 行政人事经理 人事专员 4.1.5销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。 每月底 行政人事经理 人事专员 4.1.6档案移交时接收人与移交人必须点清档案数量并填写好《档案移交签收单》 移交档案时 移交人 行政人事经理 《档案移交签收单》 4.2档案借阅办法 4.2.1借阅档案（包括文件、资料）必须在档案借阅登记簿上登记，秘密级以上的档案文件须经过部门总裁级以上领导批准后方能借阅。(详见《员工保密管理》)违者一次赞助100元。 借阅时 借阅人 行政人事经理 《档案借阅登记表》 4.2.2案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。 永久 借阅人 《档案借阅登记表》 4.2.3借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。 借阅时 借阅人 人事专员 《档案借阅登记表》 4.2.4借阅档案的人员必须爱护档案，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。违者一次赞助100元。 借阅时 借阅人 人事专员 4.2.5借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。 借阅时 借阅人 人事专员 4.2.6外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经总裁比准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。违者一次赞助100元。 借阅时 借阅人 行政人事经理 4.2.7外单位摘抄卷内档案，应经总裁同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。 借阅时 借阅人 行政人事经理 4.5 赞助管理办法 4.5.1 违反4.1条例者，一次赞助20元。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 4.5.2 违反4.2条例者，一次赞助100元。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 4.5.3除特别注明外，情节严重者，处于规定赞助金额2－5倍的赞助。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 4.5.4以上条例若有违反，则直接领导承担80％的连带责任。 行政人事经理 部门经理 《赞助单》 5.附件 附件一 《档案保管年限表》 档案保存年限表 档案分类 档案名称 保管期限 备 注 组织类 有关公司章程类的档案 永久 由行政部保管 股东会的档案 永久 由行政部保管 股东名册、股东印鉴簿、出资证明书 永久 由行政部保管 董事会档案 永久 由行政部保管 行政事务 公司对外行政发文 10年 由行政部保管 重要会议资料 10年 由行政部保管 人力资源 重要管理人员名册 15年 由人力资源部保管 重要管理人员任免决定 10年 由人力资源部保管 员工绩效考评表格 3年 由人力资源部保管 经营业务 重要经营计划 10年 经济合同 10年 客户档案 5年 附件二 《档案借阅登记表》 档案借阅登记表 归档部门： 姓名 借阅文件名称 密 级 借阅日期 归还日期 负责人签字