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饮料有限公司 程序文件 1 目的 确保与质量管理体系有关的文件得到有效控制，保证各相关场所使用有效版本的文件，防止使用失效和作废的文件。 2 适用范围 适用于质量管理体系运行过程中有关文件，包括适当范围的外来文件(如标准等)。 3 职责 3.1总经理负责批准质量手册。 3.2办公室组织编写质量手册，并负责审核质量手册，且负责各部门编制文件的批准。 3.3各部门负责本部门文件的编制。 3.4 办公室负责质量管理体系文件的发放、更改和管理。 4 工作程序 4.1 文件的分类和编号 4.1.1文件和资料分为如下几类： a) 质量手册； b) 程序文件； c) 产品标准、操作规程、规章制度等； d) 各类记录。 4.1.2由办公室制订《文件编号规则》，经总经理批准后执行。 4.2文件的编写 4.2.1质量手册和程序文件由办公室组织编写。 4.2.2办公室负责编写公司的技术文件，包括产品标准、采购标准、检验规程、工艺配方等。 4.2.3各部门管理文件由各部门主管负责编写。 4.3文件的审批 4.3.1文件发布前应得到批准，以确保文件是充分与适宜的。 4.3.2质量手册和程序文件由办公室审核，总经理批准。 4.3.3其他管理文件和技术文件由总经理批准。 4.4文件的发放 4.4.1所有文件由办公室文件资料管理员填写“文件发放审批表”，经总经理批准后按发放范围发放。 4.4.2文件领用人在“文件领用登记表”上签名领取受控文件时，应领取编有分发号并加盖“受控”印章的文件，对非受控文件只进行编号，每份文件都有不同的分发号，便于追溯。 4.4.3当需使用文件的人员未领到文件时，不得随意借用其他人的文件复印，应向办公室提出申请，经批准后，由办公室按以上规定进行发放。公司内不得使用未加盖“受控”印章的受控文件及“受控”印章的复印件。 4.4.4当文件使用人的文件破损严重影响使用时，应到办公室办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件号，文件资料管理员将破损文件销毁。 4.4.5当文件使用人将文件丢失后，应重新办理申请领用手续，但必须在领用申请中做出说明。办公室在补发文件时应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知各部门，防止误用。 4.5文件的评审和修改 在文件执行过程中，如文件不够适宜和充分，须对文件进行评审和更新，并再次批准。 4.5.1文件需要更改时，应由文件更改提出人或提出部门的负责人填写“文件更改单”，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还应附有充分的证据。 4.5.2文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时可由接替其岗位的人审批，原审批人不在岗时，可由其授权人审批。 4.5.3文件更改批准后，报由办公室统一实施更改。文件更改时注明更改标记和更改生效时间，并按“文件领用登记表”的名单发放修改后的文件，同时收回作废的旧文件。对重要的更改还应发放“文件更改单”告知文件使用人。 4.6 文件的换版与作废 4.6.1文件经多次修改或文件需要进行大幅修改时应进行换版。原版文件作废，换发新版文件。 4.6.2作废文件由办公室按“文件领用登记表”收回并记录，作废文件加盖“作废”印章， 并填写“文件销毁申请单”经部门负责人批准后定期统一销毁。需作资料保留的作废文件再加盖“保留资料”印章方可留用。 4.7外来文件的控制 直接引用的各类外来文件，有文件号的沿用原文件号、无文件号的由办公室进行编号，经管理者代表批准后纳入文件体系。外部文件的发放管理参照4.4和4.6条执行。 4.8 文件的管理 4.8.1文件经拟制审批后，原版文件交由办公室进行归档。存入软盘的文件也应进行归档登记并标识，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应有备份。 4.8.2办公室整理出“受控文件清单”，并根据受控文件的增减及换版情况定期更新“受控文件清单”，各部门负责人按“受控文件清单”检查本部门使用者手中的文件是否为有效版本。 4.8.3 需临时借阅文件的人员，到办公室填写“借阅申请单”，经办公室批准后方可借阅文件。借阅者应在指定的日期归还文件。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。 5 相关文件 文件编号规则 6 质量记录 文件发放审批表 受控文件清单 文件更改单 文件销毁申请单 借阅申请单 1 目的 对质量记录进行有效的控制和管理，为证明产品符合规定的质量要求以及质量管理体系有效运行提供有效的客观证据，并对产品质量的可追溯性以及采取纠正和预防措施提供依据。 2 适用范围 适用于质量活动和质量管理体系运行的相关记录。 3 职责 3.1质检部是质量记录的归口管理部门，负责质量记录的设置、标识、审定和总体控制。 3.2 各部门负责本部门相关质