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第5章 职业健康安全管理体系文件编写 建立职业健康安全管理体系的过程主要表现为职业健康安全管理体系文件的编写、执行、评价和不断完善的过程。编写文件是建立并保持职业健康安全管理体系的重要基础工作，主要用于规范各单位的职业健康安全管理的制度和办法，同时它还是一个组织实现其职业健康安全方针和目标、控制其职业健康安全风险、持续改进职业健康安全绩效必不可少的依据。如果职业健康安全管理体系文件不正确、不准确、不完善，则有可能造成组织的职业健康安全管理体系失效，影响职业健康安全管理体系的实施和效果。 职业健康安全管理文件可以采取任何形式或类型的媒体，既可以采用书面的形式，也可以采用电子的形式，我公司以电子和书面相结合的形式。 5.1文件编写的原则和要求 5.1.1原则 5.1.1.1编写职业健康安全管理体系文件的原则是“写下要做的、做好写下的、记下写下的”。即标准要求的要写到、文件写到的要做到，做到的要有效并做相应的记录，体系文件写完后一定要组织相关部门、作业区讨论和修改，进行可行性论证，及时补充、修订完善，达到所写即所做。 5.1.1.2要符合职业健康安全管理体系标准条款的要求。各单位应按照标准条款的要求编写，做到标准条款要求的，要在体系文件中写到，且要符合标准条款的要求，即审核中符合性的要求。 5.1.1.3各单位要结合生产经营活动的特点及其危险性和复杂性，在编写职业健康安全管理体系文件时，应密切结合本单位的生产经营活动的特点及其危险性和复杂性，充分反映本单位的职业健康安全管理现状。职业健康安全管理体系标准只对单位提出了基本要求，也就是应该做什么，但未提出如何做；另一方面，它是个管理性的标准，只对职业健康安全管理工作提出了要求而没有提出具体的技术要求和技术标准。这就要求各单位要根据自身特点，结合安全工作的实际情况来建立职业健康安全管理体系，切忌体系文件的一般化。 5.1.1.4要做到管理体系文件的一体化。职业健康安全管理体系是组织全面管理体系的一个部分，与ISO9000质量管理体系标准及ISO14000环境管理体系标准遵循共同的管理体系原则，因此各单位在编写职业健康安全管理体系文件时应结合质量和环境管理体系，能整合的整合，能共享的共享。 5．1．1.5各单位应与原有的管理模式相结合，不必撇开原有的管理模式。可在原有的管理模式或管理办法的基础上稍加修改即可作为体系的程序文件（二级文件）、管理文件（三级文件）、作业指导书（四级文件）和相关记录表格（五级文件），防止出现两张皮现象。 5.1.2要求 5.1.2.1系统性。各单位应系统的考虑职业健康安全管理体系全部要素的要求和规定，所有文件应按统一规定的方法编辑成册。 5.1.2.2法规性。体系文件应符合职业健康安全管理体系标准，以及国家或主管部门的有关规定和要求，文件一旦批准实施，就必须作为单位的内部法规认真执行，在进行文件修改时只能按规定的程序进行，不能随意进行。 5.1.2.3协调性。体系文件的所有规定应与本单位的其他管理规定相协调，文件之间要相互协调，并应与有关技术标准、规范相协调，处理好各种接口、避免职责不清等问题的出现。 5.1.2.4适用性。体系文件应根据标准的要求、单位规模、生产经营活动的特点及其危险性和复杂性采取不同的形式。 5.2文件编写的步骤 5.2.1职业健康安全体系共有17个要素，其中有的只要求形成文件，有的要求建立并保持程序。 5.2.1.1在体系的17个要素中有6个要素只要求形成文件，未做程序要求。它们是: a、4.2职业健康安全方针； b、4.3.3目标； c、4.3.4职业健康安全管理方案； d、4.4.1机构与职责； e、4.4.4文件； f、4.6管理评审 5.2.1.2在体系的17个要素中有11个要素要求建立并保持程序。它们是： a、4.3.1危险源辨识、风险评价和风险控制策划； b、4.3.2法律及法规要求； c、4.4.2培训、意识和能力 d、4.4.3协商和交流； e、4.4.5文件和资料控制； f、4.4.6运行控制； g、4.4.7应急预案与响应； h、4.5.1绩效测量与监视； i、4.5.2事故、事件、不符合、纠正与预防措施； j、4.5.3记录和记录管理； k、4.5.4审核。 5.2.2文件的编写方式：文件的编写一般有以下几种方式： 5.2.2.1自上而下的方式。按照管理手册、程序文件、管理文件、作业指导书、相关记录的顺序编写，这有利于上一层文件和下一层文件的衔接和协调。 5.2.2.2从程序文件开始，向两边扩展的方式。先编程序文件，再开始管理手册、管理文件以及作业指导书、相关记录的编写。 5.2.2.3自下而上的方式。按作业指导书、管理文件、程序文件、管理手册以及各级文件相关记录的顺序编写。 5.2.2.4公司在总结建立体系工作中的经