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对外刊管理业务流程的再思考 汤罡辉 Tang Ganghui 中山大学图书馆 Sun Yat-sen University Library,Guangzhou 510275 摘要：从工作中积累的实践经验出发，将外刊的业务流程归纳为为六个模块：分析需求、委托订购、订单结算、验收登记、阅览管理、装订典藏，并分别论述各模块的工作经验及存在的一些问题。最后总结了此流程的特点及需要注意的问题。 关键词：高校图书馆 期刊管理 业务流程 分类号：G25 New Concerns on the Management of Foreign Journals Abstract: Gained the practical experience from Periodicals work, and reduce the procedure of foreign journals’ management to six modules, like as: Needs analysis, commissioned ordering, clearing orders, check and registration, access management, made collection, and expounding on the various aspects of work experience and the problems. In the end, summarize the characteristic of this process and point out the issues need to pay attention. Keywords: College Library Periodical Management Business Process 1935年，盖博尔(J.H.Gable)主张将所有关于连续出版物的职能都集中在一个部门，得大多数人的认同，使国内外图书馆都出现有专设期刊部的管理模式。20世纪80年代末90年代初，在期刊品种剧增、载体多样化、读者需求个性化的环境下，也有人认为应该将期刊工作的业务进行重组，打破期刊一体化的管理模式，撤销期刊部，这种观点也得到一部分人的认同。而笔者在经历了期刊部被撤销、原业务职能被划分到不同部门的变革后，对两种模式下的管理利弊都有了感性认识，可以这样说，不管期刊采用何种模式来管理，我们首先应将期刊的业务流程剖析清楚，才能使工作上的人事及任务安排得到合理配置，业绩考核得到科学测评，使期刊的需求者继续得到图书馆的高效服务。此外，在招标环境下，探讨高校图书馆外刊管理的的工作流程，也有利于寻找招标管理机构与图书馆之间合作的切入点。下文则从实践出发，将业务内容划分为六个模块，分别述之。 1 分析需求 工作目的是要全面分析需求情况，为外刊经费的投入寻找最佳保障线。由于刊物的连续性特点，让一些馆员质疑有无必要进行重复性的分析工作，而且工作量也不小。但笔者认为形似重复性的分析，却蕴涵着不断跟踪需求、及时调整保障策略的重要意义。 在使用工具上，可选择各类办公辅助软件或期刊专用的馆藏评估产品，既减轻负担，又能让读者的阅读需求分析建立在详实的数据之上。目前各高校图书馆使用的自动化集成系统是基于典藏、流通而设计，对于外刊采访决策还起不到重要作用，另外一些图书馆的书目数据按语种分别使用CNMARC及USMARC格式来管理，让外刊书目记录存在于不同的MARC格式库中，不方便将数据集中在一起。这就要求采访人员必须熟练掌握一、两种常用的数据库软件，集中采访数据并结合实际挖掘深层次的应用。在图书馆外围，关注期刊业务，积极寻找市场的企业公司也纷纷推出自己的新产品。例如，乌利希期刊分析系统（Ulrich’s Serials Analysis System），可方便的比对所需求刊物与乌利希所收录期刊、比对国内外其它大学图书馆的馆藏等等。汤姆森科技信息集团最近研发的Journal Use Reports（JUR）馆藏评估和管理工具，便于从影响因子方面测评馆藏。诸如此类的测评产品在经费支出许可的条件下也不失为一种好的选择。 在实践案例上，笔者认为清华大学图书馆于1997年对其学校所收藏的外刊进行较大规模调研分析的方法是很值得借鉴的。其所采用的方法是：将馆藏刊物按重要性划分等级、按复印次数筛选高频使用刊，分析刊物被著名检索工具收录的情况，比对周边重要图书馆的外刊馆藏。[1]中山大学图书馆则每年都将外刊使用EXCEL软件来辅助管理，易于分析纸本与期刊库的收藏比对。[2]此外，也有人将所在单位的研究生学位论文进行引文分析，测评需求的核心外刊。[3] 在实施难度上，表现为：①