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第二部分 程序文件范本 　 实战范例 】 ０１ 文件控制程序 １ 目的 　 规范公司文件处理程序、保证公司文件的高效、安全、流畅传递；对公司文件进行控制，确 保各相关场所使用的文件为唯一有效版本，防止作废或者失效的文件被误用。 ２ 适用范围 　 适用于公司及公司各部门所发各类公文和管理制度文件。 ３ 职责 　 ３．１ 品质部（文控中心）是公司文件的归档管理部门，负责文件控制程序的拟订、收发文 　 件处理和文档管理工作。 ３．２ 各部门负责本部门公文和管理制度类文件的拟订（编制）、使用和管理。 　 ３．３ 公司分管领导负责本系统公文类和管理制度类文件的签发或批准。 　 ４ 文件的分类 　 本程序文件分为公文类和管理制度类。 ５ 公文类文件 　 公文类文件处理程序见图 。 ５．１ １ 　 图 公文类文件处理流程图 １ 　 ５．２ 公文类文件的分类： 　 ５．２．１ 对重要事项或重大行动做出安排，用“决定”。 　 ５．２．２ 记录和传达会议议定事项和主要精神，以便在一定范围内贯彻与执行，用“会议纪 　 要”。 ２－１ 　　　　 ５．２．３ 发布规章，要求各部门办理、了解或共同执行的事项用“通知”。 　 ５．２．４ 表扬批评，处分奖励，传达重要情况，用“通报”。 　 ５．２．５ 向上级主管和部门汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。 　 ５．２．６ 向上级主管和部门请求指示、批准，用“请示”。 　 ５．２．７ 对外商谈工作、询问和答复，用“函”。 　 ５．２．８ 决定、会议纪要、通知、通报为格式性公文，发布时必须套用本程序附件一和附件 　 二规定的格式。 ５．３ 格式性公文的格式： 　 ５．３．１ 一般要求： 　 格式性公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、印章、发文时间、 主题词、核稿、主送、抄送、附注、发送范围、发文单位等部分组成。 ５．３．２ 标准： 　 ５．３．２．１ 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容。 　 ５．３．２．２ 发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号；公司发文字号：深上司字（年号）第 　 号；发文主办单位发文字号，以各部门首字代号为序，例如：发文单位为品质部， 年度 ×× ２０１０ 发第 个公文，文字号为：深上司（品）字（ ）第 号。 １５ ２０１０ １５ ５．３．２．３ 主题词是公文标题的简缩词，用于电脑文件的检索。 　 ５．３．２．４ 公文应加盖公司文件专用印章，如为签发形式，签发人在存底的原件上签字，发 　 文时采用打印形式加以注明。 ５．３．２．５ 加盖印章的页面如无正文时，应在页面左上方加注“（此页无正文）”说明。 　 ５．４ 行文规则： 　 ５．４．１ 公文必须根据公文的范围和内容要求办理审核、签批。 　 ５．４．２ 行文涉及公司全局性的重要内容，由总经理签发；涉及某一方面