浅析商务秘书的协调艺术.pdfVIP

毕 业 设计 题目 浅析商务秘书的协调艺术 学生姓名 汤钊 学 号 201116300433 _ 专 业 商务英语 班 级 1104 指导教师 姚缸 二 O 一四 年 五 月 浅析商务秘书的协调艺术 [摘要] ：协调艺术是秘书人员工作中的重要职能之一，它贯穿于秘书的各级管 理工作之中。秘书人员讲究协调关系的艺术是对秘书的工作的基本方法的创作 性运用，是一种高超的处事技巧。本文主要从秘书协调艺术的重要性的认识出 发，探讨了秘书协调艺术应该把握的基本原则和方式方法。 [关键词] ：秘书 办公室 沟通 协调艺术 一、协调的内涵 秘书工作是一个围绕领导活动的需求和目标而展开的辅助性工作。在新时 期我国秘书工作的指导思想在围绕党的基本路线，搞好“三个服务”的同时， 工作方式出现了“四个转变”；即从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋 划策；从收发传递信息转变为综合处理信息；从单纯凭老经验办事转变为实行 科学化管理；从被动服务转变为力争主动服务。 协调，是秘书的重要职能之一。特别是在当前，伴随着社会主义市场经济 迅猛发展，秘书工作的内涵和外延将不断得到加深和拓宽，并且直接影响机关 工作的质量和效率。秘书协调职能的强化，在当前已成为秘书工作的一项重要 任务。 任何管理工作，特别是现代管理工作，都需要有效的协调。协调是指在其 职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系 之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。 协调活动是一种复杂的管理过程，它由诸多相互联系、相互作用的要素构 成，包括协调者、协调对象、协调意图、协调目标和协调环境。协调工作是一 个内涵很宽泛的概念。由于其工作所涉及的主客体都是公共关系机构，所以它 又具有处理和协调公共关系机构之间的工作的某些功能。从协调要素上看，协 调工作应该包含以下三个层面的意思： 首先协调必须是双方或者多方的，一方无所谓协调。如一个人多某项活动 作为事前事后产生不同的或者是相反的看法，这只是人的头脑思维过程，是人 脑的自我协调。 其次，协调必须通过主客体之间的内力作用。必须是双方或者多方发生关 联。 最后，协调的目的是使双方或者多方意见尽量达成统一。由于秘书协调的 政务事务工作有属于领导管理科学的范畴，因此，它又包含管理科学的方法和 艺术。可以说协调是公共关系和领导艺术相结合的具有独立特点的综合职能。 秘书协调在领导工作、机关工作和秘书工作中都占有重要地位，具有重要 的意义。 首先，从领导工作来看。领导亲自协调具有很强的权威性和有效性，但领 导不可能事无巨细，事必躬亲，即使重大事项的协调，也不必包揽其中的事务 性工作。这就需要秘书人员发挥参谋助手作用，参与或由领导授权承办协调任 务。从这个意义上来说，秘书协调就是领导活动的延伸与补充，有利于领导工 作的正常运行。 其次，从机关工作上看。由于专业分工需要，组织机构一般由领导机关和 职能部门组成统一工作整体，而任何一项机关工作又涉及到许多部门和个人， 这就需要相互支持与合作。在实际工作中，因目标上的不一致和行动上的不统 一，往往会发生各种各样的矛盾。秘书部门处在机关的枢纽位置，承担协调任 务辅助领导化解矛盾，理顺关系可以提高机关工作质量和效率。 第三，从秘书工作看。随着形势的发展，秘书工作的转变，协调工作的转 变，协调工作日益突出，已经成为秘书工作的重要职能之一。它拓展了秘书工 作的领域，有提高了秘书工作的水平，从而强化了秘书部门的参谋助手作用， 推动秘书工作向深度和广度发展。一般说来，秘书协调的范围有以下三个方面： （一）内部协调 它是同一组织机构中部门与部门之间各种关系的协调，如协调同一企业内 部部门之间的各种关系。内部协调是秘书协调的重点。由于这类协调属于平行 协调，秘书人员应在相互沟通，有利于工作的前提下，通过协商解决矛盾。 （二）纵向协调 纵向协调，又称为上下级协调，就是同一组织系统中不同层次之间各种关 系的协调。其中以下行协调较多，而且难度较大。由于纵向协调是上下级关系 的协调，秘书人员应按组织