浙江济民制药股份有限公司采购与付款内控流程.pptVIP

采购与付款内控流程 浙江济民制药股份有限公司 * 采购与付款内控流程——说明 目标：加强公司采购与付款管理，规范采购与付款的作业程序 范围： 本程序适用于济民股份的采购与付款管理 本程序与公司财务管理制度相衔接 本程序与公司存货管理程序相衔接 采购与付款内控流程——相关部门人员职责 参与供应商选择、谈判 决定选择供应商 生产中心副总 编制银行存款余额调节表 余额调节编制员（会计） 复核支票 复核员 执行结算事宜，开出支票 出纳 批准付款凭证 资金主管 职责 职位 核对原始凭证，开出付款凭证 应付账款会计 参与供应商合同签订的谈判 批准支票 审批采购计划 审批计划外采购 负责余额调节表的审核 财务部主管 审核重大采购项目 批准供应商 采购与付款政策制度的确定 高级管理层 采购与付款管理流程——相关部门人员职责（续） 调查供应商资料，收集主要材料价格，评估供应商能力 将采购的订购信息记录于系统中 修改供应商档案文件 复核材料质量 与供应商协商退货事宜 采购部职员 参与供应商选择、谈判 与供应商签订采购合同 审核年月采购计划 负责采购退货事宜 采购部经理 职责 职位 将收到的货物与系统中的采购信息进行核对 记录、确定收到的货物 合理保管货物 仓库 检验货物质量 负责提出退货或折让意见 品管部 生产部 采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（1） 主管副总 采购部 汇总原材料需求 报价并提供成本核算明细 价格核算 根据供应商档案选择合适的供应商 有合适供应商 是否有基本合同 有 无 无合适供应商 进入合同 签订流程 不批准 价格审批 批准 进入新供应 商开发流程 价格谈判 供应商 外贸插单等情况，导致订单变更 采购变更需经采购经理批准 审批 采购与付款内控流程——供应商筛选以及价格确定控制（2） 关键控制点： 建立供应商档案，与符合要求的供应商建立合作关系 要求供应商提供成本核算明细表，由价格管理员对供应商报价的成本构成进行比较与核算 采购价格需经总经理的批准 注释： 价格管理员应知晓公司原材料市场价格水平 价格管理员建立采购价格信息库，记录历次采购的时间、价格，作为价格核算与价格谈判的依据 价格管理员进行价格核算时，应详细分析供应商的各项成本构成，并在各供应商之间进行横向比较，充分评估供应商报价的合理性 根据需要采购的物料种类，寻找供应商；现有供应商可以满足需求，不另寻新供应商 与供应商进行价格谈判过程，应由采购部经理、采购员、价格分析员共同参与，并形成相应得会谈记录 与供应商谈判确定的价格，需由总经理批准；价格确定后，加入《协作单位价格表》 管理目标：确定合适的供应商，与符合要求的供应商建立关系；合理确定采购价格，降低采购成本 供应商 采购与付款内控流程——新供应商开发控制（1） 品管部 采购部 网络寻找、招标等形式 收集、整理供应商基本资料，初步审核 复审 提供样品 填写《请试单》，交品管部归口检测 样品检测，出具《验证报告单》 不符合生产要求 符合生产要求 小批量试用是否满足生产要求 不满足 满足 添加入供应商档案 小批量采购 全检合格 进入合同 签订流程 对供应商现场进行考评，形成书面考查报告 样品报废——参照固定资产报废流程执行 报药监局相关部门备案 审批 采购与付款内控流程——新供应商开发控制（2） 关键控制点： 收集供应商资料，采购部内部进行初步审核，确定是否有合作空间 质量部重点对供应商质量等进行复审，并将相关资料向省级药监部门报备 样品检验合格，申请小批量试用；试用结果满足生产要求，将其添加入公司供应商档案 对第一批小批量物资进行全检，检验合格后方可进入合同签订流程 注释： 采用网络寻找、招标等形式广泛收集供应商资料，从中筛选至少3家备选供应商， 要求供应商提供的样品不少于一个批次的数量 电器类配件需要申请备案 对第一批小批量物资进行全检，形成《全检纪录》，交采购部归档 不符合公司生产要求的样品应及时报废，其相关操作参照固定资产报废流程执行 若所有备选供应商产品均满足公司生产需要，则报主管副总择优选取供应商，并将未选中供应商资料也添加入供应商档案 管理目标：确保新开发供应商的供货能力