企业电子邮件归档问题初探.pdfVIP

口 中国人民大学 马 静 摘 要 本文从企业电子邮件归档的必要性和必然性入手，分析了电子邮件归档的现状，并就做好电子邮件归档给出了建议。 关键词 企业管理 电子邮件 档案管理 随着企业信息化进程的不断发展，电子邮件逐步成为企业员 77次。这样大量的电子邮件，由于没有统一的规范和处置标准，一 工之间最重要的一种联络方式，在企业员工之间、企业与用户之间 般都是由员工 自行处理。 起到了重要的沟通功能。这种功能因为全球化经济的到来变得更 这就出现几种做法：或者不处理，当邮箱容量不够时将处理过 加清晰，世界经济的整体性使得企业之间的跨地域合作和联系越 的邮件清空；或者即阅即删，办理完毕即将认为没有用的邮件删 来越多，电子邮件的方便、快捷无疑为企业提供了一条捷径。因此 ， 除；或者选择性处理，即在一段时间后 ，整理邮箱 ，将 比较重要的邮 企业的电子邮件应用越来越频繁，数量越来越多 ，在这种情况下， 件移至存档文件夹，将剩余的零散文件全部删除。在这个过程中， 电子邮件的归档保存成为一种必然的趋势。 电子邮件的价值如何受到很大的质疑 ，什么样的邮件是值得保存 一 、 电子邮件归档的必要性和必然性 的呢?很多员工 由于担心事后会出现问题，因此，删除的基本是一 1．电子邮件归档的必要性。从内部环境来看，电子邮件中包含 些比较私人的邮件或者公告通知类邮件，但即使如此，也不能阻挡 的大量专利和运营信息使得企业不得不保管电子邮件，而为了提 大量的邮件积压在个人邮箱中，导致出现问题或者要求利用邮件 高员工的办事效率，方便员工利用相关邮件 ，也要求企业重视电子 时，员工无法从大量的积压邮件中找到自己想要的那份。这不仅造 邮件的归档问题。 成了员工的困扰，造成员工效率低下 ，也降低了企业效益。在这种 (1)电子邮件归档有利于提高员工工作效率。当前大部分企业 情况下 ，对员工的电子邮件实施归档，规定电子邮件的归档范围， 员工的电子信箱中，都会存放大量的电子邮件，根据美国市场研究 是缓解员工工作中电子邮件问题 、提高工作效率的一种有效手段。 公司Rescue Time公布的数据，一名全天都坐在计算机前的信息 (2)电子邮件归档有利于企业重要信息的保存。企业战略集团 工人通常每天打开电子邮件程序 50次以上，并使用即时信息工具 (Enterprise Strategy Group)通过行业分析发现，“超过 70％公司 II_●_．J ● ll_● ．．·●_．．-．●．．_．．_．， ．．●．．．．-‘●_．Jll_●_．J-．·● _．．●．… 。·● I．_●‘|．_．·●，．．．．．●．… ．-●_．J．_‘●_．Jll_●‘lT．I．●I．… ．●．．J．1·●_．．．_lt … ●．… ‘，●，．．．．-●‘ ．·●-… ．·●．．．．．-●。… ．·●·… ‘·●’_·．．-●‘|．_．·●， ‘· - ．． 时、有效地组织开展民族医药历史档案保护的宣传教育 、收集整理 一 方面，对于历史上有文字、有历史档案的少数民族医药，档案部 与开发利用，促进少数民族医药档案保护抢救这一举措深人人心。 门要通过报刊、网络、举办展览等多途径进行整理 、公布与译注。如 2．加强对西南少数民族医药历史档案的挖掘整理丁作。各级 目前发掘出的彝文古籍大约有 10000多种 ，其中已经翻译整理成 档案馆 (室)要主动出击，在少数民族聚居区建立民族医药档案搜 汉文的仅有 100余种，而彝族医药内容分散于彝族古籍中，这些医 (征)集点，坚持常年搜(征)集。要深入到偏远山区、深入到少数民 学内容还未独立、系统地被整理总结。对于尚未建档的少数民族医 族家庭进行搜(征)集，使那些濒危的少数民族医药档案及时得到 药，各地各级有关部门应该有计划培养传承人，搜集散存于民间的 保护