【中小企业规章制度范本】文书管理制度.docVIP

第二节　文书管理制度 一、文书管理规定 （一）总则 第一条　为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，根据中央关于文书处理的有关规定，结合我公司的实际情况，特制订本制度。 第二条　文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。 第三条　按照党政分工的原则，全公司各类文件分别由党委办公室和总经理办公室归口管理。 （二）收文的管理 第四条　公文的签收 1．凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由公司收发员登记签收（由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外）后分别交党委、总经理办公室（以下简称总办）机要秘书拆封。在签收和拆封时，收发员和机要秘书均需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。 2．对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。 第五条　公文的编号保管 1．“两办”机要秘书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的应由公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应分别交“两办”办理正常手续。 2．本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交“两办”机要秘书进行登记编号保管，不得由个人保存。 第六条　公文的阅批与分转 1．凡正式文件均需分别由“两办”主任（或副主任）根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅签后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。 2．一般函、电、单据等，分别由“两办”机要秘书直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。 3．为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。 第七条　文件的传阅与催办 1．传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。 2．阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交机要室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，“两办”应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。 3．阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要需取走文件或其附件，须办理借阅手续，以防止丢失泄密。 4．文件阅完后，应送交“两办”机要秘书，切忌横传。 5．总办机要秘书对文件负有催办、检查、督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得“两办”同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。 6．按照阅文范围，离、退休干部，一般由有关部门定期组织学习有关文件，或由“两办”机要室通知其到机要室阅文。 （三）发文的管理 第八条　发文的规定 1．全公司上报下发正式文件的权力分别集中在党委和总经理办公室，各群众团体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。 2．各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而要求发文的，应分别向党委、总经理办公室提出发文申请，并将文件底稿分别交“两办”审核。党委、总经理办公室同意发文，则“两办”分别按党、政机构设置与业务分工统一归口后，以“党　×　字”、“公司　×　字”发文。群众团体文件由党委批转。 3．对全公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文件，须由党委书记或总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导批准签发。 第九条　发文的范围 1．凡是以党委、公司名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报等，均属发文范围。 2．党委、公司下发文件主要用于： （1）公布全公司规章制度； （2）转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件； （3）公布公司体制机构变动或干部任免事项； （4）公布全公司性的重大生产、技术、经营管理、政治工作、生活福利等工作的决定； （5）发布有关奖惩决定和通报； （6）其他有关全公司的重大事项。 3．党委、公司上行文、外发文主要用于： （1）对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定； （2）同其他公司联系有关公司重大生产、技术、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。 4．在公司日常生产、技术、经营管理、党群工作中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度办理，经分管厂领导批准后，由主管业务科室书面或口头通知执行，一般不用公司文件发布