浅析档案自动化管理系统设计.pdfVIP

档案管理 浅析档案 自动化管理系统设计 扈妍瑁 (山东大学历史文化学院 250100) 摘要：随着计多媒体技术、人工智能检索技术等计算机技术的 素、经济因素和管理基础各个方面进行可行性分析，论证系统的 不断发展，建立档案 自动化管理系统已成为必然趋势。一个 自动化管 可行性，制定初步项 目开发计划 。包括： (1)业务因素分析。 理系统的建立，须经过 系统分析、系统设计及 系统运行与评价几个阶 自动化管理系统是在档案工作现有业务基础上建立的，档案业务 段 。 工作的有序化、规范化 ，档案数据的准确可靠是建立 自动化系统 关键词：档案 自动化管理系统；系统设计 的前提 。 (2)技术因素分析 。要求计算机等 自动化设备有较大 的内外存空间、较高的运算速度和较强的逻辑判断能力。人员配 档案 自动化是随着计算机技术的发展而出现和建立起来的， 备包括系统分析设计人员、程序设计人员、硬件维护人员、计算 是根据现代化科技档案管理工作 的需要，把计算机技术应用于 机操作人员和数据录入人员等 。 (3)经济因素分析 。包括设备 档案管理工作 ，适应利用者快速查询检索的需要，为其提供全 费用、系统研制费用、数据处理费用、系统维护费用等。 方位、高层次、多角度的服务并通过 网络技术实现科技信息的交 3、系统设计 流，向发达 国家倡导的档案无纸化方向发展。 系统设计是档案 自动化管理系统研制的重要阶段，在这一阶 1、系统结构与功能 段，系统研制人员根据系统分析阶段提出的模型，考虑实际的技 1．1档案 自动化管理系统的内涵 术条件 、经济条件和社会条件，制定系统的实施方案，确定系统 档案 自动化管理系统，是指利用计算机对档案改进、移 出、 的结构。 整理、立卷、保护、编 目、检索、借阅、统计等各个业务管理环 3．1系统总体设计 节进行 自动控制 的综合性管理系统 。一个 自动化管理系统的建 系统总体设计是从系统 目标 出发，确定系统的总体结构， 立，须经过系统分析、系统设计、系统运行与评价几个阶段 。 规划系统规模 ，建立系统总体模型，确定各个子系统及其相互关 1．2档案 自动化管理系统的结构 系，选择合适的设备，采用适当的技术规范，以保证总 目标 的实 随着 自动化技术 的发展 ，档案 自动化管理系统的结构也在 现。设计过程 中要明确系统 的模块结构，考虑如何将系统划分为 不断扩充和完善。大致分为 以下几部分：1．存贮子系统：存贮档 一 个个模块、模块 间传递什么数据 、模块间的调用关系如何，如 案信息，建立档案数据库 ；2．编 目子系统 ：自动编成各种 目录和 何评价模块结构的质量。 索引打印输 出；3．检索子系统：接收和分析各种检索要求 ，并按 3．2程序设计 查询要求检索及提供档案信息；4．借阅管理子系统：自动进行借 编写程序是系统实施阶段的主要工作，应根据实际需要和熟 阅、续借、预订、过期通知检查、借阅证挂失、归还档案、入库 悉程度确定编写程序所用 的语言，选择合适的数据库系统和文件 注销等工作：5．统计子系统：自动进行档案数量、状况以及利用 系统，值得注意的是，编 的程序应质量可靠，易修改，易扩充， 情况等各种统计，定期打印成各种统计报表；6．库房管理子系 所用符号、代码要统一。程序调试是修改和完善程序 的过程 。调 统：进行档案入库登记，通知库存档案的销毁，报告档案存放维 试 的内容有模块程序调试、输入输出调试、系统功能调试、性能 护情况等，并进行库房环境的 自动监控、自动安全防护等。 参数调试、语法调试等。 1．3档案 自动化管理系统的功能 4、系统运行与评价 建立档案 自动化管理系统，实现档案管理 自动化的 目的是： 4．1系统运行 第一，方便用户迅速地找到所需要的文献资料；第二，各级档案