Exce在财务管理中的应用研究.docVIP

Excel 在 财 务 管 理 中 的 应 用 研 究 哈 10 尔 常 级 滨 佳 会 广 琦 计 厦 系 学 院 Excel是现代财会人员手中的电子算盘，是日常财会工作中应用最多的数据分析工具。但是广大财会人员对Excel的应用水平大多处于初级阶段，而且在Excel应用中存在很多误区。根据本人在会计师、注册会计师和高级会计师全国统一考试辅导时间问卷调查得出的结果，一共发放问卷360份，回收有效问卷326份。根据调查Excel主要功能使用情况，运用FREQUENCE函数，以Excel功能使用频率为分段点，得出Excel功能使用频率表，见表1.根据Excel功能使用频率表，生成功能使用图，见图1.通过上诉财会人员Excel功能使用频率图可以看出，差不多75％的财会人员只使用不到20％的功能。并且可以看出，大多数财会人员应用的都是Excel最基本的功能，或者说不需要特别的学习就能够使用的功能。但是很多财会人员忽略了一个基本事实，那就是使用的时候会浪费大量的时间。有的方法虽然需要学习，开始的时候可能觉得比较复杂，可是一旦掌握了这些经过学习之后才能掌握的方法，在后面的工作中，就会节省大量的时间。 Excel使用频率表 表1 功能使用频率 功能使用数 功能使用百分比 0---20％ 16 74％ 20％----50％ 2 9％ 50％----80％ 1 4％ 80％----100％ 3 13％ 合计 22 100％ 一、Excel在财会中应用存在的问题 （一）工作薄设置不合理 Excel是一个以工作薄作为存储文件的电子表格软件，由于财会人员在手工工作环境下的会计凭证、各种账薄和各种报表等均是以表格的形式展现的，所以广大财会人员对Excel比较亲切，使得Excel在财会工作中使用的频率比较高。但是Excel毕竟是电子表格软件，不是一页页的纸张，工作薄是由若干张工作表组成的一个薄记，同一个工作薄中的各工作表可以相关关联，形成一个整体，实现数据共享。可是在现实的财会工作中，财会人员运用Excel工作薄存在着两个极端的误区，要么忘记了Excel工作薄可以包含多张工作表，只把Excel当做一张纸来使用，往往只用一张工作表；要么把相关或不相关的工作表都放在一个工作薄里，导致一个工作薄文件很大。忘记了Excel是以工作薄作为存储单元的，或者不知道Excel文件在使用时是把整个工作薄的数据放入内存中，如果工作薄包含的工作表特别多，工作薄文件很大，这将占用非常多的系统资源，结果造成一次简单的操作就要花费很长时间，大大的降低了工作效率。 （二）工作表运用不科学 许多财会人员缺少数据库的概念，把Excel工作表当成一个装数据的筐，不管什么数据类型都往里面装。还有的不懂数据共享的原理，每张工作表各不相关，没有办法进行数据筛选和排序等操作。比如，一个公司有23种产品，公司的具体负责产品管理的财会人员就在一个工作薄中设置了23张工作表，每种产品一张工作表，结果在输入产品数据的时候要经常在23张彪之间切换，还常常出错，整天忙的焦头烂额。 （三）数据输入、处理和输出区域不明晰 Excel是数据分析的工具，而数据分析包括数据的输入、数据的处理和数据的输出三个密不可分又有界限分明的环节。可是财会人员在应用Excel的过程中，很多财会人员没有认识到数据分析三个环节的关系，往往在数据输入的工作表按数据输出的格式进行合并单元格等设置，结果导致数据处理工具无法正常使用，智能用简单的函数在一个工作表中完成数据输入，数据处理和数据输出工作。这种数据输入、处理和输出区域不明晰问题，导致Excel应用水平的下降，把Excel工作表当成了一张纸来使用，先画表格，再在其中输入数据，最后通过自动求和等简单的函数进行数据处理，降低了Excel的使用效率。 （四）宏与VBA应用不到位 在财会工作中有很多重复的操作，对于这些重复进行的操作，如果能够事先想好操作的步骤，录制成宏，以后再使用的时候只要运行宏就可以快速的完成数据处理工作，而不用每一次都重复单调的鼠标操作过程。如果能够理解宏和语法结构，会用VBA修改已经录制的宏，就可以与计算机对话，不仅可以重复已经进行的操作，还可以改变操作过程，实现分支或循环过程，以满足工作智能化的需要。可是很多财会人员对宏一无所知，结果每次都辛苦的进行重复的操作，把大好的时光浪费在鼠标的重复点击中。 （五）模拟手工处理多，体现信息技术特点少 财会人员应用Excel存在的诸多问题，其根源在于很多财会人员没有信息技术的思想，在Excel电子表格中的操作时模拟手工来进行的，很多财会人员没有树立数据库的思想，没有数据结构的概念，没有数据共享的知识。很多财会人员不知道可以把工作中经常需要输入的