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《通用报表自动生成及汇总小工具》 使用手册 镇江市审计局 《通用报表自动生成及汇总小工具》使用手册 镇江市审计局 《通用报表自动生成及汇总小工具》是镇江市审计局针对审计调查和一条边审计项目等多表操作，自主研发的一种在EXCEL环境下，自动生成各种调查表和统计表并实现自动汇总的小工具。 在审计工作中，特别是在调查审计和绩效审计中，经常需要根据工作任务设计调查统计表。然后下发到需要进行调查统计的单位或部门。这些单位或部门将表按要求填制完毕后上报，由审计人员进行汇总，最后形成汇总表。 目前，审计机关处理此类业务，一般都使用Excel处理上述工作，步骤较为烦锁，往往先定义成报表后，通过手工方式将报表复制多份，然后将这些报表下发填写。报表回收以后，对于表间汇总没有太好的手段，常常是手工汇总，如果内容太多，审计人员工作量就太大，无法提高审计工作质量和效率。 针对以上需求，我们制作了《通用报表自动生成及汇总小工具》。这是在Excel表处理软件的基础环境下，利用Office VBA的编程技术制作出的专用工具。审计人员可以利用Excel的基本功能制作出一张“基表”，并列出一份参与此项工作的单位“清单”。然后，通过简单的命令操作，可以针对每一个参与单位生成一张统计表；还可以针对每一个单位生成一个独立的Excel数据磁盘文件，这些文件可以下发到对应的被审计单位，由相关人员填入基本数据，然后再上报组织者。组织者只需将上报文件放在一个目录下，通过简单的命令操作，就可将这些数据文件的内容读入到内部的对应表中，然后汇总填入汇总表。整个操作最大限度地利用了计算机的处理功能，大大提高了工作效率。 运用《通用报表自动生成及汇总小工具》，我局在 “工程审计存在问题调查”、“科技三项费用绩效审计”、“乡财政调查”、等多个项目中成功应用，效果很好。实践证明，《通用报表自动生成及汇总小工具》的适用工作范围极大，在实际工作中可使用频率很高，是一种非常实用的日常审计辅助工具。 以下我们先对《通用报表自动生成及汇总小工具》的基本功能和用法做一介绍，现在以“工程审计存在问题调查”这一审计项目为例，介绍《通用报表自动生成及汇总小工具》的用法。通过实例介绍功能，有助于使用者根据实例由此及彼、举一反三，很快地掌握用法。  第一章 《通用报表自动生成及汇总小工具》 的基本功能和用法 由于这一小工具是在Excel的基础上实现的，所以在使用它之前，计算机上必须安装好了Office Excel 2003软件。 一、《通用报表自动生成及汇总小工具》的启用 1. 基本软件形态 从外观上看，《通用报表自动生成及汇总小工具》只是一份名为“通用报表自动生成及汇总小工具”的excel表文件。事实上也的确如此，但特别之处在于这一文件中写入了Office VBA程序，使它具备了一些特殊功能。 2. 项目应用更名 要将这一工具用于一项具体的工作时，首先将原《通用报表自动生成及汇总小工具》文件重命名为项目名。保存好原《通用报表自动生成及汇总小工具》，例如： 3. 启动文件 双击文件名，文件即被打开，出现了封面如下图： 二、基本功能 1. 原始表结构及功能 在封面上任意点击，封面图案消失，进入正常的Excel界面。该界面表现出了一个典型的应用结构，由三个工作表组成：即“报表基本格式数据”、“基本特征”和“基报表”。 其中“基报表”可以是用户定义的任意一张excel工作表。表的第一行为标题，第二、三行是表特征内容，如：单位名称、编码、分类名等，原则上特征内容的数量不受限制。实际使用上，可以有对应的提示信息和数据信息。例如：要有“单位名称”这一提示信息的位置，也要有放置这一单位名称的位置。只要这些信息都在两行内就可以，摆放的具体位置可根据实际需要。这一基报表是汇总统计的基础表，实际使用时会按照这在基报表的式样生成属于各具体单位的表。基报表的其它结构没有太严格的要求，只是要将计算数据区放在一片矩形区域内。基报表具体式样如下图。 “基本特征”表如下所示。 对这一表格的要求是：第一行为标题，第二行为标题栏，自左侧起第一列为“编码”、第二列为“单位”，具体的名称可以根据表的需要确定。如“项目编码”、“承担单位”等。第三列之后的内容根据需要定义，但这里的内容与基报表上第二、三行表特征的内容是对应的，对于具体不同的表，这些信息是不同的；第三行每一列的内容，是将该列对应特征在基报表上的放置位置。如：E3是指将“项目编码”的内容放在基报表的E3位置。当具体报表生成时，按本表每行的特征内容生成一张象基报表一样的表，将对应的不同特征加在指定位置。 “报表基本格式数据”是报表自动处理准