浅谈卷宗归档管理.doc

浅谈卷宗归档管理 　　公正与效率是新世纪审判工作的主题，实施案件流程管理是实现这一主题的重要举措，诉讼卷宗归档管理则是这项举措的重要环节。 　　一、案件报结和卷宗归档同步进行，敦促审判工作和档案管理工作提高效率。 　　(一)扼制“虚假报结”，提高审判工作效率。以前这样的事情并不少见。当事人到处反映案件久拖不决，但立案庭结案登记簿上却记载着该案早已报结。实际上该案件并未处理完毕，或裁判文书未印制好，或已印制好但未送达当事人，也可能是裁判文书还未拟就，有时甚至可能是裁判意见还没形成，仅仅开过庭而已。然而该案已报结案。还有的审判人员以诉讼中止名义报结案件。可以把这种案件没审结却已报结的现象称为“虚假报结”现象，虚假报结原因主要有两个：一是因为案件审理已接近或已超过审理期限，敷衍报结以逃避院领导和有关部门监督与追究;二是为了拼凑结案数。虚假报结企图规避超审限监督，违法也违纪，而拼凑结案数编造虚假信息也干扰正常的审判管理，均贻患无穷，必须坚决制止。可是强化报结案件审查力度，仍不能禁绝此类情况。主要原因是有关审判人员、有关审判庭仅从本人、本部门暂时利益出发，面对案件超审限或结案数低的客观情况，往往怀着侥幸心理虚假报结案件，以图瞒天过海。更主要的原因是结案审查这个关口很难把住。虽然规定报结案件必须具备法律文书、送达回证两样材料，但操作中却并不很有效，因为法律文书可以编造，送达回证的签名也可以假冒，审查报结人员实际上无法判断法律文书及送达回证签名的真伪。近年来案件数量迅猛增加，审查人员严格审查更是心有余而力不足，最后只能仅从形式上看有规定材料就准予报结。有关审判人员蒙混过关后即将虚假法律文书和送达回证销毁，该案件仍然原封不动地放在手中。但是，把诉讼卷宗归档作为案件流程管理的一个环节，虚假报结便能很有效地被扼制。一般的操作过程如下：一是在案件报结后，要求随即将案件卷宗报送卷宗评查组评查。评查的一项主要内容就是查验报结登记与卷宗是否相符。二是由评查组将卷宗交付档案室验收。三是档案室对不合格卷宗及时退回有关部门或有关人员，限很短时间内补正完毕交档案室。这就要求报结案件必须是真正作出了裁判且裁判文书已向当事人送达，否则无法在报结后随即形成卷宗归档。 　　将卷宗归档管理作为案件流程管理一环节，督促及时办案效果明显。在以前，因不能有效制止虚假报结案件，有的审判人员案件审理时限观念很淡薄，案件一拖再拖，压力不大，反正有虚假报结可以逃避监管，虚假报结后有关案件审理几乎完全失控，有时一味拖下去，如果受到其他案件或事务干扰，甚至长期拖延，导致案件严重超审限，“迟到的公正是最大的不公正”，严重破坏司法公正。而将报结案件和卷宗归档同步管理，虚假报结之路便被堵死，有关审判人员不得不自我加压，在态度上不得不重视，在行动上不得不注重探索工作方法以提高工作效率，努力在规定时限内完成工作。扼制了虚假报结案件，案件流程综合管理人员也能有效地根据真实的案件流程信息进行催办、督办，并对超审限审判人员进行追究。如此自我规范和外在制约相结合，必将极大提高审判工作效率。 　　(二)卷宗及时归档，提高档案工作质量。过去，卷宗归档工作与案件管理工作脱截，案件只要在立案庭报结了，审判工作就被认为全部完成。卷宗归档主要采取全院定期集中进行，半年一次或一年一次，大部分卷宗也都能统一送到档案室，可是这主要靠庭室负责人和审判人员工作责任心来自我督促，即便这样，还是有一小部分卷宗整理不出来。而对责任心不太强的或者工作效率不高的审判人员来讲，则可能有更多的卷宗不能按时整理。因数量太多，卷宗没交齐也不容易被发现，即便被发现没交齐也没有什么不利后果。这样这部分没有整理出来的卷宗材料就被扔在业务庭的桌肚或橱柜里，等待下一次集中归档活动到来。但是因为新任务新案件新活动接踵而至，再加上工作人员轮岗交流，旧卷宗的整理装订工作就不断被耽搁和拖延，有的卷宗材料堆放四、五年无人过问，也没有什么人或什么部门来催办督办，也就没有什么人要承担什么责任。很有可能有少数卷宗在此过程中不知所终了，而要核对有关事实时便会出现“死无对证”的局面。去年有个当事人持一份八七年的法院确认宅基地使用权的调解书起诉要求排除妨碍，被告得知法院档案室没有这份卷宗档案，便主张原告的调解书系伪造，因无档案为凭，法院很难确定调解书真伪。卷宗不全反映出档案管理工作的疏漏。而把卷宗归档作为案件管理一个环节，案件报结的同时卷宗要归档，案件与归档卷宗一一对应，则能确保归档卷宗万无一失。档案的完整全面是档案管理工作质量提高的一个重要标志。 　　二、规范归档卷宗评查，全面检验审判工作质量。 　　对归档卷宗进行评查，也是案件流程管理中卷宗归档管理环节的一个重要方面。案件报结后，卷宗随即报卷宗评查组评查，不仅核对报结登记与报评卷宗是否相符，更重要的是通过卷宗对已结案件审理情