档案的管理办法.docVIP

档案管理办法 总则 为加强公司档案的管理工作，以便系统保管、查询和追溯，根据》《中华人民共和国档案法》，结合公司的实际情况，制定本办法。 公司档案工作是公司基础管理工作的组成部分，是提高公司工作效率和工作质量的必要条件，是维护公司利益和反映公司历史真实面貌的一项重要工作； 公司档案是指公司在各项活动中形成的具有保存价值的以文字、图表、声像及电子版本等不同形式记录的历史资料（包括公司注册成立、各种印鉴、各种规章制度、所有业务合同、重大决策及会议纪要、各类协议、金融及司法档案等具有法律效力的文件。） 公司档案工作实行集中统一管理的原则，公司行政事务部为集中管理的实施部门。 按照规定，行政事务部负责立卷指导、收集归档和管理工作，其他各部门应指定专人负责本部门的档案立卷、上交归档工作，公司各业务部为业务资料立卷单位，各管理部门为文件资料立卷单位，各类文件原则上由经办人负责。各部门所形成的档案应按本办法的要求整理立卷后，经本部门档案管理人员和部门管理审核签字，移交档案室统一管理，不得分散保存。 档案管理员的职责 公司行政事务部设专职档案员，其职责如下： 贯彻执行党和国家有关档案工作的方法政策和法律法规，并在具体工作中认真执行。 严格执行党和国家有保密规定，确保档案文件材料的安全与完整。 接受公司领导的监督、指导和检查。 集中统一管理公司的全部档案，督促和协助公司各部门做好文件立卷归档工作。 负责公司档案的接收、保管和统计，积极开展档案的借阅和利用工作。 负责档案的鉴定和超过保管期限档案的销毁工作。 文件材料的立卷与归档 凡是反映公司经营、管理活动、具有参考和利用价值、当年工作中形成并办理完毕的文件材料（含文字材料、图表、声像、软盘，光盘等），须将原件整理立卷，集中归档保存，不得长时间不归档或私自保管。若仍需使用，经部门领导批准，可以复印一份留底使用并在档案室备案（盖复印件章并办理领用签字手续）。使用结束后应交档案室销案并统一销毁。当年的文件材料归档前，必须妥善保管，不得遗失或损坏，对于遗失或损坏的行为责任人，应承担相应的法律责任。 公司立卷的一般方法和基本要求 立卷原则：业务或文件资料立卷应遵循文件材料自然形成的规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。 立卷要求：凡应立卷归档的文件材料，其原稿（定稿）一律采用标准化用纸，用钢笔、签字笔、毛笔书写或用计算机打印成稿。不得在文件的左侧（即装订线一边）批改文件。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制。电子版文件应在磁盘标签上注明文件名称及时间。 组卷： 立卷归档的文件材料种类，份数及每份文件的页数均应齐全完整并将归档文件以件为单位进行排列、编号、编目、装盒；文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，往来函件的收文与复文为一件。 文件材料按承办部门（或按项目）分类并按其形成年度分别立卷。跨年度的请示与批复，在批复年度立卷；跨年度的规划、计划，在针对年度的第一年立卷归档；跨年度的总结、决算、统计，在针对年度的最后一年立卷归档；一文两事的上年总结与本年计划，上年决算与本年预算，立上年度档案卷；一文两事的上年总结与本年计划，上年决算与本年预算，立上年度档案卷；协议、协定、合同等文件在签字年度立卷；法律案件资料在结案年度立卷归档。 文件材料的立卷，按谁主办谁整理立卷，最后交档案管理人员统一归档的原则办理。 立卷文件要按其联系、重要程度、问题或时间顺序进行排列；批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后；批转文件在前，被批转文件在后；法律案件材料，结论性材料在前，依据性材料在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后；有文件处理单的，可放在最前面。 填写卷内目录：文件材料经整理组成案卷后，立卷人员应在卷内文件的右上角按件逐章编写顺序号，即页号（用铅笔），并按要求填写“文件归档目录”（用计算基本内容打印）。 卷内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。 档案归档应标明保密级别： 凡涉及公司成立的文件（注册、公司章程、出资、协议等），以及增资扩股、修改公司章程等，为一类文件，保密级别为机密。 凡人事类文件（包括聘任、考核、工资级别、人事奖惩等档案）为一类文件，保密级别为机密。 凡财务类文件（会计帐册、财务单据及凭证、财务报表、年终决算、财务审计报告、融资类文件及各类涉及财务的文件资料）为一类文件，保密级别为机密。 凡涉及公司经营类文件（如营业执照、工商年审报批文件、海关、税务、外汇管理、外贸外经权、建筑资质以及各类涉及公司经营权的文件）为二类文件，保密级别为秘密。 凡涉及公司业务类文件（如合同、协议、各类单证、执行合同的往来函件等）为三类文件，保密级别为一般。 凡涉及公