山东外国语职业学院人事档案管理制度.docVIP

PAGE 1 — PAGE 1 — 山东外国语职业学院人事档案管理制度 为进一步做好学院人事档案工作，加强人事档案规范化管理，有效地保护和利用档案，使人事档案更好地为组织人事工作服务。根据中组部、国家档案局《干部档案工作条例》、中组部《人事档案材料收集归档规定》的有关文件精神，结合学院实际，特制定本规定。 一、人事档案材料收集 （一）收集范围 1、统一布置填写的干部履历表、自传、年度考核表； 2、干部提拔、任免、考察工作中形成的文件、考察材料； 3、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、入党转正申请、自传、综合性政审材料及有关的证明；党员登记表，民主评议党员登记表；民主评议党员中认为不合格的党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见、退党材料； 4、加入民主党派的有关材料； 5、处分决定，免予处分的意见，上级批复，本人检查、交待、对处分决定的意见，撤消处分的有关材料，通报批评材料；复查甄别报告、决定（结论），上级批复； 6、评审专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作中形成的材料：专业技术职务任职资格评审表、申报表等； 7、各种表彰、奖励、出席会议代表形成的审批表、呈报表及嘉奖通报材料； 8、干部、工人录用、聘用工作中形成的审批表、合同书、协议书，续聘、解聘和辞退、辞职审批材料等； 9、办理工资、待遇等工作中形成的转正定级审批表、工资变动审批表、享受专家特殊津贴的呈报表、提前晋升工资审批表等； 10、办理因公出国（境）审批工作中形成的：因公出国（境）审批表、备案表，在国外工作、学习情况材料或鉴定材料； 11、独生子女保健优待申请审批表、确定工伤致残的材料、办理丧事活动中的悼词（生平简介）、死亡通知、法院判决书、离婚材料等。 ?（二）收集方法 1、组织人事处以及各有关单位，都应建立健全人事档案材料归档制度，及时向档案室提供新形成的人事档案材料。 2、形成人事档案材料的部门，在形成材料后的一个月内，按要求将材料送交归档。 （三）收集要求 1、严格按照中共中央组织部“关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知”（组通字［1996］14号）的范围做好干部人事档案材料的收集工作，及时将全面反映教职工德、能、勤、绩、廉等方面的材料收集归档，充实档案内容。 2、归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料形成后需填写《干部档案材料收集登记表》，并在一个月内送学院综合档案室。 3、收集归档的材料应完整齐全、真实，文字清楚，对象明确，严禁涂抹勾划；要有承办单位或个人署名，有形成材料的时间。 4、归档材料必须手续完备，凡规定由单位审查盖章的，须有单位盖章，规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应有本人签字，本人见面后未签字的，可由相关单位注明。 5、归档材料须统一使用A4规格的办公用纸，材料左边应留有2.5厘米的装订边；文字不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料、学历学位证书、获奖证书等复印存档（人事部门与原件校对后盖章）外，不得用复印件代替原件存档。 6、发现送交的归档材料不符合规定要求的，人事档案管理员有权通知材料形成部门，补送或补办有关手续。 （四）监督检查 1、各部门应加强对人事档案材料收集归档工作的监督和检查，支持档案管理人员的工作，保证收集归档工作的顺利进行。 2、为维护人事档案的真实性，各部门对送交的归档材料，要认真严格审查，防止不符合归档要求的材料进入个人档案。对伪造档案材料，涂改档案内容的，一经发现，予以清除，并根据情节轻重，追究当事人责任。 3、人事档案工作人员，要忠于职守、熟悉业务、掌握政策、认真鉴别、严格把关，保守机密，积极主动、认真负责地做好人事档案材料的收集归档工作。 二、人事档案的利用 （一）人事档案利用的原则 1、人事档案是个人经历和社会实践的真实记录，它主要是供组织、人事等部门对教职工进行考察、任免、聘任、政审、调动、组织处理、入学、入党、入团、出国、考研、工资调整、退休等管理过程中使用，其他目的一般不予利用。 2、利用人事档案人员，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、增添、污损、抽取、折叠或撤换档案材料；查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。 3、利用人事档案的单位和个人，未经批准不得擅自抄录、拍摄或复制档案内容；因工作需要从档案中取证的，必须由综合档案室主管领导审查批准后方可复制、抄录或拍摄，并进行登记和加盖综合档案室公章后，方为有效。 4、利用人事档案人员，严禁利用本人及其亲属的档案，严禁用电话查询和答复档案内容。 5、编制地方志、撰写人物传记等一般不得查阅人事档案；如确需查阅的，须经学院组织人事处负责人同意后，只许查阅档案的有关部分内容。