管理人员公文知识讲座.pptVIP

管理人员公文知识讲座 二OO六年十月 目录 第一讲 公文的作用及种类 第二讲 通知的写作 第三讲 请示的写作 第四讲 报告的写作 第五讲 通报的写作 第六讲 公文写作常见错误与典型病例分析 第一讲 公文的作用及种类  公文的作用 公文“是传达贯彻党和国家以及上级的方针、政策，发布本公司行政规章、制度，实施行政措施，请示和答复问题，指导、布置和洽谈工作，报告情况，交流经验的重要工具。 公文的种类 国务院2000年8月颁布的《国家行政机关公文处理办法》中规定了13种公文文种 公文的种类 我公司发文常用的文种包括：通知、报告、请示、通报、函、批复、会议纪要等。 关于传真电报的使用 不要把传真电报看成是一个文种，它是在时间紧急的情况下用来传递公文的一种方式和手段。它可以传递通知、请示、报告、批复、通报等任何文种。一般在非紧急情况下不宜采用发传真电报的方式发文。 关于签报的使用 签报是公司内部各单位向公司领导和职能部室请求指示、批准的一种方便、快捷，效率高的行文形式。写作格式要按照“请示”的要求起草。由于它绝大多数都涉及资金的审批，所以，均按照正式公文的要求进行存档。 公文的基本构成 一份完整的公文，一般有：发文机关标识（版头）、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期。上行文还要注明签发人，密级文件要注明秘密等级和保密期限。 公文的基本构成 公文中如有附件，应当在正文之后，成文日期之前，注明附件的名称，如有两个以上附件，要用阿拉伯数字标注顺序号，附件名称之后不加标点符号。转发或印发文件时，被转发或印发的文件就是正件，不能称附件。与正文无直接衔接关系的表格或文字应作附件处理。 第二讲 通知的写作 适用范围 通知是下行文，用于发布行政规章；转发上级机关和不相隶属机关的公文；批转下级机关公文，向下级机关布置、传达需要办理或知晓的事项；任免和聘用人员等。 常见类型 指示性通知 转发性通知 规定性通知 事务性通知 指示性通知 指示性通知的正文一般由通知缘由、通知事项、执行要求三部分组成。 通知缘由：说明发通知的原因、目的或根据。一般以简明扼要的文字写发该通知的原因、必要性。然后用承启用语“特作如下通知”、“现将有关事项通知如后”等转入通知事项部分。 通知事项：主要部署工作任务，阐述工作意见、措施、办法以及需要注意的问题。一般以分段式或分条列项写，要求写得具体明确，条理清楚，以便下级贯彻执行。 执行要求：是正文的结尾。一般以“以上通知，望认真执行”、“特此通知，请认真贯彻执行”等惯用尾语作结。 转发性通知 转发性通知的正文，由两种结构形成： 单一的“转发通知”，写被转发文件的名称和转发机关的态度、要求。后面被转发的文件，作为通知的具体内容。 除“转发通知”外，后面再加指示，对转发的文件精神加以撮要、补充、强调以及提请注意的问题。 规定性通知 这种通知的正文一般由通知缘由、通知事项组成。 通知缘由：以简要的文字交代制文的目的或依据，要有适当的分析。 通知事项：即政策性的原则规定，分项写，直接加以说明，与法规性公文如条例、规定、办法等写法相似。 事务性通知 这种通知的正文比较简略，一般由通知缘由、通知事项、结尾三部分组成。 通知缘由：写发通知的原因、目的或根据，不必分析，比指示性通知的缘由更直捷与简约。 通知事项：只告知受文机关需要了解、知照的事项。 结尾：一般以“特此通知”作结，不提执行要求。也可以没有结。 通知的写作要求 通知主要由标题、主送单位、正文、落款及成文日期四部分组成。 标题的一般格式为“关于XXX的通知” 通知应有抬头，有明确的受文单位。凡主送以外的单位用抄送。 通知是下行文，是上级机关给下级机关的指示、要求，关键之点是要重点突出，条理清晰，简明扼要，通俗易懂。能用数百字表述完的内容，一定不要搞成上千字，力求简短。 通知的写作要求 当被转发的公文标题中有“关于”二字时，转发该文的通知标题不再用“关于”二字。格式为：转发XXX关于XXX的通知。 通知的标题不能以文号代替事由，例如：“关于转发集团公司市场（2001）66号文的通知”是不对的，应把原文的标题写上。 如果被转发的公文也是通知，通知的标题可省略原文标题中的文种（通知）一项。不可写成：转发XXX关于XXX的通知的通知。 第三讲 请示的写作 请示的定义 请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的文种。在进行某项工作之前及时向上级领导机关请示，以获得上级的指示、批准及帮助，可以减少工作的失误和困难。但又不能事无巨细都向上级请示，凡属本机关职权范围内的事项，以及有既定的方针、政策可依循规蹈矩的事项，应当自行处理，不必向上级请示。 请示的分类 请示按内