行政组织沟通的障碍及优化途径分析.docVIP

行政组织沟通的障碍及优化途径分析 摘 要 关键词： 前 言 。 行政组织沟通的作用 政府内部的行政沟通不仅是工作中上下级之间的管理与被管理的关系, 也是一种以工作为媒介的人际关系, 在行政部门这样一个特定的交往环境中, 每个人的交往对象相对来讲都是较长期的、无法选择的, 所以部门中各成员之间产生意见分歧和矛盾也是在所难免的,因此必须进行有效地行政组织沟通，因为有效的行政组织沟通不仅可以处理好政府内部的冲突，而且对我国目前政府行政低效率的倾向有一定的改善作用，不仅如此，有效的行政组织沟通还能增进彼此间的了解与合作，进而同心协力完成工作任务。 （一）加强行政组织沟通可以有效地提高行政效率 行政效率主要决定于三方面的因素，一是体制因素，二是政策因素，三是公职人员的工作能力和工作态度，我们称之为人格因素。在这三个因素中，根本的因素还是人的因素。目前，我国政府中的大多数人认为行政组织沟通就是政府内部人与人、人与组织或组织与组织之间不惜花费大量的时间和金钱进行沟通，进而达到目的，可是事实上沟通效果并不理想。这些无疑造成了资源的浪费，办事的拖沓，从而增加了政府公共管理的成本，降低了行政效率。 综上所述，解决行政管理过程中的低效率倾向必须在“行政人”的身上寻找原因，换句话说，要想提高行政效率最终要在克服人性的弱点上寻求突破。其途径包含两个方面：一是激励，通过调动国家公职人员的积极性来提高行政效率；二是监督，通过遏制公职人员的消极行为，纠正其在公共行政中的低效率倾向。然而加强政府内部的有效的行政沟通就具有一定的激励和监督的双重作用。在激励方面，建立有效的沟通系统，可以用内在的动力推动组织成员发挥其创新能力；在监督方面，通过有效的行政组织沟通系统，可以建立人人认同的监督机制。因此，有效的行政组织沟通所形成的激励和鼓舞对提高办事速度、加快工作节奏具有基础作用。 （二）加强行政组织沟通可以有效的缓解政府内部冲突 现代组织理论认为，在行政组织中冲突是不可避免的，即在任何一个行政组织中，都会存在不同程度的冲突。作为政府的领导者，只有全面的了解产生冲突的原因才可以合理的管理和充分的利用冲突，进而使其消极作用最小，积极作用最大，把冲突控制在适度的范围内，增强行政组织的的内部凝聚力、团结性，充分发挥政府公职人员自身的潜能和创造力。 然而要产生上述效果，政府内部就必须进行有效的行政沟通，因为沟通是管理冲突和解决冲突的重要手段。解决冲突的每一个环节都是以沟通为中心的：首先，使用恰当的沟通策略表达自己的不同意见，这是处理组织冲突的第一步：组织中的每个成员都应该学会用积极的方法表达不同的意见，把冲突的防御性反应减少到最小。在表达自己的不同意见时态度要真诚，信息要明确。忽略不同意见并不是最好的方法，从长远看，压制不同意见会使冲突更加升级。其次，要学会巧用修辞手法表达不同意见。再次，在表达不赞成某个观点时，不要把批评的矛头指向持有该观点的个人。最后，冲突各方不要带着防御和戒备的心理对待他人的不同意见，应该具有一定的开放性。如果行政组织按照上述的做法处理冲突，那么一定会得到利益的最大化。由此可见，建立良好的行政沟通机制，可有效的管理和解决行政组织中存在的冲突。 （三）加强行政组织沟通可以促进政府职能的实现 美国管理学家斯通纳认为:“沟通对于管理人员是非常重要的。因为在贯穿管理的全过程中，这一活动是不可缺少的，无论计划、组织、领导、决策、监督、协调、考核的成功完成，都必须以有效的沟通为前提。”而对于行政职能的四个方面，计划提出了领导者应该追求的目标；组织提供了完成这些目标的结构、人员配备与各自的责任；领导提供了激励下属的氛围，这其中包括下属的自我激励与互相激励；控制根据拟定的计划对实现目标的进程进行精心确定与衡量。这四项政府职能的执行都与行政组织沟通休戚相关。同时，计划、组织、领导和控制又是不可割裂的有机整体，四项政府职能的相互衔接和相互协调也离不开行政组织的有效沟通，由此可见，加强行政组织的有效沟通可以促进政府职能的实现。 （四）加强行政组织沟通可以鼓舞士气，克服官僚主义 一方面，沟通是人的一种重要的心理需要。通过沟通，可以使公务员消除内心紧张，自由表达自己的思想感情与态度，寻求同情与友谊。尤其是当公务员的个体心理行为趋向与社会倡导的价值取向发生冲突甚至背道而驰时，此时就会形成强大的心理压力。如果公务员个人心理平衡力强，这种情绪不会变成危害社会的行为；但是如果公务员个人无法摆脱这种压抑情绪时，由此导致的社会行为，往往危及社会效益。此时，有效的行政组织沟通可以帮助人排解和发泄心理压抑，阻止危及社会利益的行为发生。另一方面，行政机关不仅是只管人员的权责分配机关，同时也是全体人员交流意见的场所，有效的行政组织沟通能加强行政组织及其人员与社会公众的联系，广泛听取老百姓的意见和