8科学数据及档案管理制度.doc

科技成果及资料档案管理制度一、目的、依据为规范科技成果及资料档案的管理，确保科技成果、资料档案的安全，促进科技成果的广泛应用和档案信息化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国科技成果管理条例》制定本制度。二、适用范围对科技成果及资料档案的管理适用于本管理制度。三、职责科技成果档案资料的管理，实行领导负责制，由单位分管领导负责，科技成果档案资料管理的部门（档案馆、档案室、档案部、办公室等）具体负责实施，并指定专人负责档案管理工作。四、基本规定（一）业务规定1、科技成果及资料档案必须按要求归档；归档的资料应当齐全、完整，分类整理立卷，案卷标题简明确切，案卷质量符合国家有关规范、标准。2、科技成果及资料档案应当根据国家要求，制定归档范围及保管限期表。3、不得擅自改变档案分类、组卷、编号方法。4、永久、长期保存的资料档案禁止使用红墨水、纯兰墨水、圆珠笔、复写纸书写，只能用兰黑墨水、碳素墨水书写，以利长期保存。5、科技成果及资料档案的接收、移交，必须附有清单，严格清点和履行签字手续。6、数据载体每年轮流抽取不少于5%读取检查，发现问题及时更换载体或恢复抢救。7、接收的档案必须及时整理、组卷、归档、入库。当年接收的档案必须当年完成归档工作。8、所有档案必须登记，详细到文件级，尽量用数据库或电子表格进行登记。9、做好保密、防虫、防霉、防盗工作，定期检查档案保管状况，对破损、变质档案资料及时上报领导并提出处理意见。（二）档案借阅规定1、建立科技成果及资料档案借阅利用登记制度，借阅者均须填写借阅登记表。2、对各类档案均按规定的查阅范围提供利用，查阅人员要如实说明查档的目的和内容，符合查阅条件的办理手续后，方可查阅，且只能在档案阅览室查阅。特殊情况需借出阅览者，须经主管领导批准。3、本单位工作人员借阅本人职能范围内的档案，办理借阅登记手续后方可借阅；借阅本人职能范围外的档案须经主管领导或档案管理部门负责人批准，方可借阅。4、如摘抄、拍照、复制所查档案内容，需经档案管理人员同意，其中涉密内容需抄录、复制，要经主管领导批准，且只能在档案阅览室内进行，利用者对涉密内容要负责保密。5、借阅机密、绝密档案材料，需经保密责任人签署意见，单位主管领导批准。6、科技成果及资料档案利用者，对所借档案要妥善保管，不得转借、遗失、拆散或损毁档案，不准拆卷、抽页，不得在档案原件上划线、加注、勾抹、涂改、圈划、污损等，未经许可，不得摘抄或复制档案，不得向无关人员泄露档案内容。7、借阅国家密级科技成果，不得擅自复制。确因工作需要复制的，须经国家密级科技成果提供部门批准，并按原密级进行管理。8、借阅人员退还档案时，档案管理人员要认真清点档案数量，检查案卷有无损坏，文件是否齐全等。9、利用人员应将利用效果及时向档案提供部门反馈，为总结规律、扩大档案宣传积累素材,以更好地提供利用。（三）库房管理规定1、库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用科技成果和档案资料的重要场所，除经单位领导批准外，非档案管理部门的工作人员不得入内。2、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。3、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。4、档案库房应设有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等“八防”的设备和措施。光盘或磁介质档案应用防磁档案柜存放。6、档案库房内应当安置温湿度计。环境的温湿度应相对稳定，库房的温度应控制在14-24之间，相对湿度应控制在40-60％之间。7、库房内应保持整洁、卫生，不得堆放与档案无关的物品。8、严禁在库房区范围内吸烟。9、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。10、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。（四）库房防火规定1、宣传贯彻上级有关安全防火的规章制度，树立防火意识。2、要经常检查库房有无火灾隐患，发现问题及时向领导报告，以便采取有效措施，防患于未然。3、库房周围及内部要杜绝火源迹象，严禁吸烟。4、库房内必须依法配备消防器材和灭火装置，不准堆放易燃易爆物品。5、不准擅自安装电器开关和其他电器设备，严禁乱接、乱搭临时线。6、定期检查消防器材并定点放置，管理人员要了解其性能并能熟练使用。7、每天下班前，管理人员要做一次责任片区的安全检查，切断电源。（五）档案工作人员要求1、 认真学习、贯彻《档案法》，严格执行档案工作的规章制度，了解档案工作方针，掌握档案管理工作的基本技能。2、忠于职守，负责完成科技成果及资料档案的收集、整理、保管、鉴定、统计等各项具体工作。3、积极开发档案信息，编制各类档案检索工具及参考资料，为生产、科研等各项工作服务。4、负责档案借阅登记和利用效果收集工作。5、负责档案库房的管理，做好“八防”工作，确保档案