4.2.3文件控制程序.docVIP

1.目的： 为确保与质量管理体系有关的文件资料处于受控状态，防止泄露、丢失、误用，并及时得到和使用有效版本的文件和资料，特制定本程序。 2、适用范围， 适用于公司质量管理体系文件和资料，包括与质量有关的外来文件和资料的控制。满足了GB/T19001-2000标准中4.2.3要求。 3、职责： 3.1总经理负责批准“质量手册”。 3.2管理者代表负责批准“程序文件”。 3.3 各部门主管，负责批准本部门编制的文件及这些文件的修改、贮存、发放范围。 3.4行政部负责，“质量手册”的编制和“程序文件”的审核；负责组织质量管理体系文件的定期评审和修改。 3.5行政部负责质量管理体系文件的发放、存贮、回收、作废管理工作。 3.6 文件的使用者，负责按本程序要求使用及保管。 4、工作程序 4.1文件的分类 4.1.1 工程技术文件和资料：包括工程设计合同、设计方案、初步设计施工图设计、设计变更、图纸会审记录、设计过程中形成的文件资料。 4.1.2外来文件和资料。包括国务院各部委以及地方政府颁布的有关工程的管理、设计、施工、试验、监理等方面的法令、法规、标准、规范、规定、办法及顾客提供的文件、图纸等； 4.1.3 行政性文件和资料。包括上级主管部门及公司制定的与质量管理有关的行政文件和资料； 4.1.4 公司编制的文件：《质量手册》、《程序文件》和工程设计文件、工艺技术文件、作业指导文件等支持性文件。 4.1.5《质量记录》是反映各项质量活动的客观证据文件，如各类签证单等。空白的记录表格按文件管理。 4.2文件的编制、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收、作废、贮存等事项按本程序第3款职责权限办理。 4.3文件的汇签要求： 4.3.1《质量手册》、《程序文件》、《作业文件》要经过批准、审核、编制三级会签。 4.3.2行政部要每年定期对工程技术文件中的各种规范、标准进行识别审查，要确保外来文件的现行有效性，并要加盖“有效”印章并每年编制和下发《有效文件版本清单》，经管理者代表批准和控制发放范围，使用《文件发放清单》来保证文件有效版本的到位及作废文件的收回或销毁。 4.3.3 质量记录表在记录表清单中注明编制部门。 4.4文件的发放 4.4.1 质量手册和程序文件及作业文件，要在封面上加盖“受控文件”印章，外来文件（规范和标准），要加盖“有效”印章，要建立《文件发放清单》，按规定的发放范围发放，收件人要在“发放登记簿”上签字。要确保质量管理体系覆盖的各部门、场所都能得到文件的最新的有效版本。 4.4.2 《质量手册》《程序文件》《作业文件》要编发放号，其它不编。 4.4.3 发放范围：《质量手册》《程序文件》发到中层以上主管，其余文件发到与文件有关联的岗位，由管理者代表批准和确定发放范围。 4.4.4 《质量手册》、《程序文件》《作业文件》由行政部发放和回收；其它与质量管理体系 4.5文件的使用： 4.5.1 质量管理体系质量管理体系4.6文件的评审与更改 4.6.1 文件使用后，依据反馈情况，需要时由编制部门组织评审，对不足之处，由原编制者进行修改后须经再次批准才能下发和使用，并标识版次和修改次数。行政部每年编制下发《文件控制清单》，并使用清单识别现行文件的修订状态。 4.6.2 对文件少量更改，采取在原文件上“直接修改法”，划去不适应的内容注明新的条款，注明划改日期和划改人签字，大量更改采取换页或换版的方式完成。 4.6.3 记录表的更改采取直接换版法。 4.7文件、记录的回收、销毁、保管。 4.7.1 作废的文件，由发放部门在发新文件时，全部收回，经管理者代表批准后销毁，需要保留时，加盖“作废”章。 4.7.2 多余的受控文件，由发放部门保存。 4.8文件和记录表的标号及含义 质量管理体系文件（不含外来文件）和记录表，以汉语拼音字母和GB/T19001-2000标准中序号为框架，其标号和含意如下： 4.8.1质量手册编码及含义 4.8.1.1 质量手册: HQSJ/SC-2005 2005-表示质量手册编制年度 SC-表示质量手册 HQSJ- 表示哈尔滨华强建筑设计有限公司拼音缩写 4.8.1.2 程序文件编码及含义 HQSJ /CXxx-01 01表示对应该章节程序文件顺序号 CX表示质量管理体系程序文件 xx表示对应“标准”章节号 HQSJ -表示公司代号 4.8.1.3 作业文件编码及含义 HQSJ /ZY.xx-01 01表示对应该章节作业文件顺序号 ZY表示质量管理体系作业文件 XX表示对应“标准”条款号 HQSJ 表示公司代号 上述3种文件版本号与修改状态都标识在文件页脚处，用以下方式表示： 版次：A