05 记录和档案管理程序.docVIP

国土资源部合肥矿产资源监督检测中心 安徽省地质实验研究所 程序文件 记录和档案管理程序 AHDS-CX-B05-2009 版本号：第二版 受控状态： 持有者： 分发号： 2009年07月10日发布 2009年07月10日实施 地址：安徽省合肥市芜湖路239号 邮编：230001 电话：0551-2886520 信箱：ahdss-0101@ah165.net 批准页 文件名称：记录和档案管理程序 文件编号：AHDS-CX-B05-2009 文件版号：第二版 编制人：刘 瑱 刘文长 梁述廷 查立新 王学松 审核人：查立新 批准人：刘文长 批准日期：2009年07月10日 生效日期：2009年07月10日 控制状态： 持有人： 修订记录 序号 条目号 修订内容 批准人 批准日期 备注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 1 目的 为了保证记录和档案管理工作符合实验室质量体系的要求，充分发挥档案客观证据和追溯性的作用以及文件资料、标准规范、技术资料的备份作用，为本中心的记录满足法律、法规、标准及客户、法定机构和认证机构的需求提供客观的证据，特制定本程序。本程序规定记录的格式设计、审定、填用、标识、收集、编目、归档、查阅、贮存、维护和处置等基本要求。 2 范围 适用于与质量管理活动和检测与检定/校准活动的各种文件、质量记录和技术记录以及外来的文件资料。 3 职责 3.1 质量负责人负责设计质量记录格式，各专业负责人设计技术记录格式，技术负责人负责格式审批。 3.2 管理人员和检测人员按照质量职责的分配填写记录。 3.3质量管理员负责实验测试记录、检测报告的过程管理和建档工作。 3.4标准计量室负责质量体系文件资料、规范、规程、标准与量值溯源、实验设备检定/校准的记录和相关资料的管理建档工作。 3.5 设备管理员负责检测设备、设施的相关记录和技术资料的建档和管理工作。 3.6 劳动人事科负责人员的建档和管理工作。 3.7 安全科负责安全建档和管理工作。 3.8专业室负责本部门使用的技术文件资料、检验过程记录等管理工作。 3.9主任办公室档案管理员负责对与质量体系运行有关的文件资料和记录的归档和保管、检索的管理。 3.10 质量负责人负责监督质量体系运行相关文件资料和记录的及时归档及管理。 4 工作程序 4.1 档案范围： 4.1.1法律地位、法律责任证明文件 ⑴ 本中心法律地位文件：本中心依法设置文件、事业法人证书、组织机构代码证书等； ⑵ 本中心法人代表任命文件； ⑶ 资质证明文件：计量认证合格证书、监督检验授权文件、考核与认可证明文件等； ⑷ 本中心组织结构设置和关键人员任命文件。 4.1.2 质量文件 ⑴　管理手册（包括分册）； ⑵ 程序文件； ⑶　检验实施细则、操作规程、质量监控方案等作业指导书。 4.1.3 外来文件 ⑴　国家、部门有关产品质量方面的法律、法规、政策、规定等； ⑵　国家或行业标准、规范、规程、方法等； ⑶ 本中心搜集的技术资料：期刊、专著、工具书、学术交流资料等； ⑷ 上级、考核认证机构下达的有关文件等。 4.1.4 主要仪器设备档案 4.1.5 技术人员档案 4.1.6 记录 4.1.6.1质量体系运行中形成的质量记录： ⑴　质量计划、质量体系内审和管理评审记录及报告； ⑵　纠正、预防和改进措施的记录； ⑶　人员培训和考核记录； ⑷　抱怨受理和处理记录； ⑸　外部支持服务和供应的记录； ⑹　质量管理体系文件控制记录； ⑺　合同、标书、协议评审记录。 4.1.6.2 检测、检定/校准等技术运作形成的技术记录： ⑴　检验、检定/校准原始记录； ⑵ 实验室间比对和能力验证记录； ⑶　计量器具量值溯源和检定计划、实施记录； ⑷　仪器设备运行检查记录； ⑸　检测报告、证书及副本； ⑹　分包协议、分包方能力评审记录； ⑺　新项目和非标准方法开发记录。 4.2 记录格式的设计与审定 4.2.1 质量记录格式由总工程师办公室设计，质量负责人批准。 4.2.2 技术记录格式由各专业检测室负责人组织设计，技术负责人批准。 4.3 记录格式的填用、标识和收集 4.3.1 各相关工作人员负责质量记录和技术记录的填写，记录填写应真实、齐全、及时、清晰、明了，记录上必须有记录人签名，有审核、批准要求的，相应的授权人应按文件规定要求审核批准签字。 4.3.2 检测原始记录的唯一性标识应按检测任务下达书执行。 4.3.3 质量记录