QP42记录管理程序.docVIP

目的 为产品满足规定要求和质量管理体系运行的有效性提供客观证据。也为产品的可追溯性及纠正预防措施提供信息。 范围 适用于产品实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。 职责 3.1 品质部负责记录的归口管理，并负责产品实现过程、监视和测量、计量、审核和评审，以及纠正和预防措施等记录的管理。 3.2 各部门负责本单位记录的管理。 3.3 记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。 工作程序 4.1 公司的记录按如下图示进行控制： 4.2 记录的范围 凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属“记录”范围。包括： 4.2.1 与质量管理体系有关的记录：管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录 4.3 记录的编号和标识 4.3.1 记录的编号 □□ –QR – □□□ – □ 4.3.2 记录以其编号作为标识 4.4 记录的填写要求 4.4.1 记录内容必须及时、真实、准确、全面，字迹工整、清晰，重要记录需经校对、审核、批准。 4.4.2 记录不得随意更改。确需更改时，采取划改，并在更改处签名。 4.4.3 记录以书面和表格形式为主，也可采用电子媒体作为载体。 4.5 记录空白表的管理 4.5.1 各种记录空白表由主管部门设计、发放，文控中心备案、编号，保证各有关工作场所都能受到相应的空白表格。 4.5.2 各部门负责制定本部门的“质量记录管理一览表”，内容包括：记录名称、代码（包括版本）、编制部门、编制日期、保存期限等。 4.5.3 文控中心收集各部门提交的“质量记录管理一览表”和空白记录表格格式，汇总成册和管理。 4.6 记录的保管和贮存要求 4.6.1 各部门应设专职或兼职人员负责本部门各类记录的汇总、编目，应保持记录的顺序号或日期便于查询。在封面或侧面注明部门、记录名称和日期。便于存取和检索。 4.6.2 记录要放在专用档案柜里，储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀、鼠害等。计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤，应有备份。 4.7 记录的保存期限 按产品实际使用的有效期确定保存期限，并记于“质量记录管理一览表”中。对于保存期超过一年的记录，可集中保存于文控中心，但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年份。 4.8 记录的借阅 4.8.1 需借阅记录时，应做好登记手续并规定归还日期。必要时（借阅重要记录时）需经部门主管批准后方可借阅。对于过期未还的，资料员应及时追回。 4.8.2 借阅的质量记录不得更改、遗失，损坏和拆页。 4.8.3 合同要求时，在商定期内，质量记录可给顾客（或其代表）、供方查阅。 4.9 记录的处理 4.9.1 过期的已经没有必要保存的记录，由资料员填写“文件、资料处理审批单”，由部门负责人审查、主管领导批准后，两人共同销毁，并作好记录。 4.9.2 “文件、资料处理审批单”，各部门应长期保存。 4.9.3 需做永久保存的记录，应由部门负责人批准并在记录上加盖永久保存的印章。 相关文件 《文件控制程序》 记录 《质量记录管理一览表》 《质量体系文件一览表》 《文件、资料借阅登记表》 文件名称 记录管理程序 文件编号 QP42 文件版本 1.0 文件页码 第 2 页 共 3 页 制订 审核 核准 生效日期 文件名称 质量记录管理程序 文件编号 QP42 文件版本 A0 文件页码 第 1 页 共 1 页 制订 审核 核准 生效日期 记录表格形式控制 分类保存、管理 归档 记录 品质部：产品质量记录 各部门：分管的运行记录录 管代：内部审核记录 质量管理体系记录 图1 记录控制流程图 记录版本号,从1.0开始，表示表单的修订次数┅ 记录顺序号,从001开始┅ 记录代号 部门代码