公司接待制度.docVIP

Approvals批准 Dept. 部门 Occupation 职务 Signature 签名 Date 日期 Draftsman 起草人 PAD 人事行政部 职员 Verifier 审核人 PAD 人事行政部 经理 Verifier 审核人 HRD 人事行政部 行政总监 Approved by 批准人 GMO 总经理室 总经理 Issued by 颁布部门 人事行政部 1 目的 2 适用范围 3 制度 3.1 接待事务分类 A类：贵宾接待。主要指国家领导人、各级政府部门领导（外宾）来访、视察。 B类：商务接待。主要指一般客户来访、洽谈。 C类：内部接待。指公司部门会议。 3.2 接待规则 3.2.1 各部门接到接待任务时须立即填写《接待对象基本信息》（Ｃ类接待除外）报人事行政部，填报时须落实以下情况： 主要来宾姓名、单位、职务； 陪同来宾姓名、单位、职务； 来宾总人数（含陪同）、来访目的、抵达时间、联系人及联系电话、是否需要接站及特殊要求等。 3.2.2 人事行政部根据来宾有关情况和要求制定接待方案或在《接待对象基本信息》上直接提出接待意见，确定接待规格和接待人员。重要宾客来访，人事行政部制定接待方案后，报公司总经理审批。重要宾客主要指国家领导人、各级政府部门领导等。 3.2.3 按照接待方案要求，人事行政部须： 3.2.3.1? 提前通知对口接待部门组织相关材料，做好汇报准备。 3.2.3.2? 如客人需要参观公司，一般提前一天通知有关部门做好接待准备。 3.2.3.3根据来宾情况及要求，准备公司宣传册、DVD光盘、资料杂志等，摆放到会谈地点。如需要，提前安装好投影设备。 3.2.3.4 会议室准备茶点、水果、茶水、湿巾等。（标准如下）： A类：水果（2～3种）、茶点（2～3种）各拼1盘，各1份/人，置于左手位上侧；茶、咖啡（放于杯内）置于右手位上侧，待来客就座确定其口味后冲泡；面巾纸１包、湿巾2块整齐摆放在纸盘（果皮盘）中，置于左手位下侧。 　　B类：水果、茶点各2～3种，间错摆放在会议桌中间；茶杯置于右手位上侧，茶叶提前放入杯中，来客后冲泡；面巾纸1包、湿巾1块整齐放在纸盘（果皮盘）中，置于左手位下侧。 C类：茶杯置于右手位上侧，茶叶提前放入杯中，培训开始前2～3分钟冲泡。（公司正式会议按照Ｂ类标准安排） 3.2.3.5 会议室干净整洁，座位按照与会人数安排，排放整齐。 3.2.3.6 茶点、饮料等物品摆放与座位的位置合理对应，方便取用。 3.2.3.7 接待准备工作提前10分钟准备完毕（茶水除外）。 3.2.3.8 会议期间每隔10～15分钟添一次水，以不打断讲话为原则。 3.2.4 接待重要宾客，接待人员要陪同领导提前到门口迎接客人，引见介绍后，进入会议室按序就座。会见结束，应送客人到门口或上车处。 3.2.5 3.2.6 如需宴请，要注意根据宾客情况确定标准、菜单和席次。 3.2.7 如需赠送礼品要事先研究，根据不同对象确定。每次记下礼品内容，宾客重访时，可做相应变动。 3.2.8 重要宾客来访时，人事行政部派专人跟随拍照，照片及底片应附好说明并存档保管。 3.2.9 重要宾客来访时，如果需要需由专人做会谈记录，必要时应整理成会谈纪要备查。 3.2.10 如有需要，人事行政部负责做好来宾的新闻报道。 3.2.11 接待工作要按照节约的原则，精打细算，不得铺张浪费。接待工作结束后，人事行政部根据公司有关规定，搞好经费结算。 3.3 注意事项 3.3.1 首接部门要严格按照《来宾情况报告单》的每项要求逐一落实填写，不能因怕麻烦空项。否则，再次询问既浪费电话费，又耽误时间，且不易找到联络人。 3.3.2 首接部门应提前将接待消息告知人事行政部，以便做足准备工作，视情况：A类接待提前5天通知，B类接待提前2天通知，C类接待提前1天通知。 3.3.3 掌握接待礼节。接待人员从接听电话、见面、引导、引见介绍到乘车、行路的每一细节都要做到主动热情、落落大方、恰到好处。 3.3.4 接待工作如涉及多个部门要注意做好衔接，人事