档案馆业务外包策略研究.pdfVIP

86 档案学通讯 2004年第4期 档 案馆 业 务外 包 策 略研 究 湖北省档案干部培训中心 黄 力 李圭雄 [摘要】业务外包是一种创新的管理方法。本文通过对档案馆业务外包的可行性、优点、风险和弊端等问 题的分析，提 出了档案馆业务外包的主要 内容及应采取的策略。 [关键词】业务外包 策略 档案馆 业务外包 (outsourcing)足源于工业企业 的 · 管理手段 、物质设备 、保管条件等方面都有 比其他档 种创新经营管理方法 。它是将一些传统上 由组织 内 案部 门更为优越 的条件，即便如此 ，所有的业务 、技 部人员负责 的非核心业 务 以外加工方 式包给专业 术 内制，对档案馆而言也是勉为其难 。寻找一种适 的、高效 的服务提供商，以充分利用组织外部最优秀 合我国档案馆发展的业务外包方法 ，突破档案馆发 的专业化资源 ，从而降低成本 、提 高效率 、增强 自身 展的 “瓶颈 ”，为我国档案事业 的发展探 寻一条新路， 的竞争力的一种管理策略。 不失为一种有益 的探 索。 外包思想始于 20世纪 80年代末的美 国，1990 一 、 档案馆实行业务外包的可行性及优劣分析 年 GaryHamel和 C．K．Prahaoad在 一篇题 为 《企业的核心竞争力》的文章 中，第一次提 出了 “外 业务外包推崇 的理念是 ，如果组织 自身在价值 包 ”这 个概念 。信息网络时代 的企业业务外包从 链 中某一环节上的活动不是世 界上最好的，并且也 1997年加速发展，到 2000年 已形成席卷欧美，波及 不是 自己的核心竞争优势 ，同时剥离这种活动不至 全球 的业务外包浪潮 。美 国学者指出，在过去，业务 于把组织和客户分开 ，那 么应该把 它外包给在这一 外包被认 为是企业的一种 劣势 ，但现在 ，业 务外包 却 环节世 界上最具有核心竞争优 势的组织去做，这样 可能是智慧企业运作的关键 。 有利于组织更多地创造价值 。业务外包符合经济学 随着业务外包在企业界运用取得成效的 日益显 中的 “烂板桶原理”。 著，它 已逐渐成为一种各类机构进行组织管理 的有 作为保存人类文化遗产并提供利用 的社会公益 效管理手段 。 目前 ，除企业外 ，各类组织机构如学 性组织 ，档案馆的工作链很长，涉及众多领域 ，每个 校 、政府机关 、医院、图书馆等为摆脱 “自力更生”、 领域都非常专业 。档案馆不是一个全能机构，它根 “小而全，大而全”思想 的束缚 ，都相应进行 了…些业 本不可能在所有领域都能创新 ，独 自创造 出整体的 务外包的有益尝试 。 领先优势 ，进行业 务外包是一种很好 的解 决方案。 随着档案信息化建设的逐步展开 ，绝大多数档 一 方面 ，档案馆进行业务 外包是有一定理论支撑 的． 案部门，特别是市县级档案管理机构 ，由于 自身技术 它符合劳动分工理论 、核心竞争力理论 、价值链理 力量有限，很难顺利进行有关档案信息化 内容 的建 论。 另一方面，随着经济的飞速发展和社会化 、专 设 ，都不 同程度地利用 了外部技术力量，也就是进 行 业化分工的不断深入，在市场激烈竞争 中诞 生了一 r|信息技术外包 (IT outsourcing)。各类型 的档案 大批有着竞争优势的相关企业，如文献信息技术服 管理机构对除信息技术外包以外的其他形式 的业务 务公司、软件设计开发公司、数据库开发制作公司、 外包还 处在探索之 中。业务外包不仅仅是一种技术 家政服务公