档案管理办法2010-11-25.docVIP

档案管理制度 第一章 总则 为了合理、有效地收集、整理公司各项经营管理过程中所形成的档案，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，并有效地保存及利用档案资料，使之服务于公司各项经营活动，特制定本制度。 公司档案，是指公司从事开发、经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的材料。 本制度适用于金洋房产、金鹰安装、金山信息、金洋物业公司。 第二章 归档范围 公司设立、变更的申请、审批以及公司资质等方面的文件资料。 重要的会议资料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书。 本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 公司与有关单位签订的合同、协议书等文件资料。 公司所有项目开发建设过程中形成的各类文档、影像资料。 本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。 公司职工劳动、工资、福利方面的文件资料。 公司的大事记及反映公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。 公司其他具有利用和保存价值的文件资料。 第三章 归档内容及要求 第一节 文件资料的收集和管理 文件资料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理办公室审查后归档。 凡本公司印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由总经理办公室统一收集管理。 一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件资料，由主办部门或人员收集，交总经理办公室备案。 会议文件由会议主办部门负责收集。 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)，结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 各部门专职文书的职责：1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，定期将归档文件材料交公司档案管理员，办好交接签收手续。3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 第二节 归档要求 档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。 在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、 请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对 的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。 档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应 依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。 归档照片、音像带需附说明，其中照片、录像说明内容包括事由、 时间、地点、人物、摄影者等；录音说明内容包括录制日期、讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间等。重要的声像档案尽可能采用存储空间小、稳定性好，利于长久保存的电子档案形式。 归档的电子档案内容应准确、完整，文件名称应与内容一致。文字、图片类的电子档案要求有对应书面文件存档。 案卷封面，应逐项按规定用电脑打印，字迹要工整、清晰。 第三节 归档整理方法 归档文件整理以件为单位。一般每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复印件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来问与复文为一件，每一项目招投标各资料为一件。 归档文件整理时，需如文件用纸幅面尺寸大于国标标准A4型时，需进行折叠。 归档文件装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；；转发文在前，被转发文在后；来问与复文作为一件时，复文在前，来问在后；招投标资料根据招投标流程进行先后整理。 归档文件装订时，一般采用不易生锈、霉变的材料进行装订，装订时文件右、下两侧边缘对齐，采取左侧或左上角装订。 特种档案管理时，以单位载体为一件，如光盘一张为一件。 第四章 档案管理职责 按照有关规定做好文件资料的收集、整理、分类、归档等工作。 按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。 档案管理人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的 完整与安全。 第五章 档案的利用、管理 第一节 档案的利用 公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《档案调用审批单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的