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洞察零售商费用对账流程 作者：陈立才 来源：思码 任务定义与作用 定义 费用对账指供应商向零售商供货后，供应商与零售商进行财务结算前，对各项单据及单据中涉及的数量、 金额等财务数据进行核对、确认的对账过程。 作用与影响 费用对账关系到零售商、供应商之间的资金流动，只有保证完善的费用对账流程，才能确保在合作过程 中尽量减少财务纠纷。 遵循必要的费用对账流程可以帮助供应商快速回流资金，减少资金在零售终端的占压；严格的费用对账 流程可以帮助零售商纷繁复杂的信息流、票据流、资金流中掌握主动权。完善的费用对账流程可以保证 零售商、供应商双方的财务安全，为长期合作奠定良好的基础。 指导原则 费用对账指导原则 财务谨慎原则：严格按照财务制度确认供应商的各类材料达到零售商内部规定，严格执行各项财务程序， 进行财务核算、结算付款等。具体体现如：对于应收账款，能早则早，能快则快；对于应付款，能晚付 则晚付，保证财务安全。 任务范围及执行流程图 费用对账的起点为供应商向零售商配送商品，获得零售商确认的送货证明等有效单据，供应商汇总一段 时间内有效单据后和零售商进行统一核对，为供应商从零售商处获得回款的前提。在费用对账过程中， 财务部起主导作用。 陈立才 思码公司咨询顾问 Jackchen@ Page1 of 8 任务范围 任务起点 供应商向零售商配送商品，获得有效单据 任务终点 费用科目核对准确，供应商将能准时获得回款 费用对账流程 图表：费用对账流程图 陈立才 思码公司咨询顾问 Jackchen@ Page2 of 8 费用对账流程说明 对账准备 在对账前，供应商必须完成对账事前准备，从物流配送签收单回单、财务立账、汇总整理成对账明细单 都是对账前的重要工作，事前准备工作如果未能如期完成，将严重影响回款工作及回款时间。因此必须 掌握每一个关键点，来确保回款金额及时间的正确性。 整理回单 物流配送部门将客户订单将货品配送到对方收货处（门店或者区域配送中心），经对方收货人员确认货 品的数量及质量，无误时就会在签收单上签名确认。 零售商应收账款管理流程中规定，必须等到物流配送单将正式配送签收单送回财务部门的作账人员手 中，作账人员才会以有对方收货人员签名确认的送货单实际签收内容立账。 如果零售客户等回单只是差了一小部份，却会影响整个月的对账、回款，由此可见及时回单是回款一个 重要动作，如何将配送单在最短的时间回到财务部的账务人员手中作账就显得尤其重要。 案例 某经销商回单要求 回单要求 市内客户配送必须当日回单，最慢不得晚于隔日中午12 点。省内不得超过3 日，省外不得超过7 日，由外车或其它经销商代配送不待超过10 天等规定。也可以以实际可行的天数来规定，但必 须严格执行同时也制定相关罚则。例如超过时间回单，每单罚 5~10 元，遗失送货单配送人员必 须丞担全部责任等相关规定. 汇总立账 供应商财务部账务人员收到送货单，依据送货实际数量、金额、客户名称进行立账。立账时账务人员能 确实检查送货单内容的正确性。 下面介绍正确的送货单(签收单) 内容： 客户会指定使用进货签收单。 1. 客户自制的签收单； 2. 将传真订单到收货区转成零售客户以电脑打所送货签收单； 3. 将客户传真的正式订单复制成送货签收单； 4. 经销商、供货商税制的送货签收单。 5. 必须合乎客户要求单据格式，否则未来可能无法结到款。 陈立才 思码公司咨询顾问 Jackchen@ Page3 of 8 正确的客户签收格式。 1. 客户或门店会有指定签收人； 2. 指定签收章； 3. 必须签注签收日期； 4. 签收品项及数量； 5. 正确的进价金额。 对账投单 不同零售商对账都会有自己的规定，目前主要分为由经销商、供货商来准备相关单据，在固定时间和客 户财务部门投单。对方确认无误就会通知我方向开立税票，同时对方只要收到我方提供的正确税票后， 会在固定回款时间支付我方账款。这里说明的是这一种形式。 另一种是由对方出具本月结款明细由业务人员取回，经供应商确认无误就会在税票投单时间前开立税票 寄或送给客户，同样在客户收到税票确认无误时，对方会在固定回款时间支付账款。 如果对方无验收单：仅以我方按对