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酒店公司档案管理专题培训 2009.5.22 档案管理专题培训 一、日常文件收发管理（李珍补充） 二、归档文件的收集 三、归档文件整理办法 日常文件收发管理 所有以“项目”为接收方、联络方、抄送方的收文，由行政部统一接收。 所有以“项目”为发起方的发文，经项目总经理或有效授权人签批后，由行政部发送 。 归档文件的收集（一） 归档文件含义： 凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料；及其它对公司工作具有查考价值的文件材料均应作为档案保存 。 归档文件的收集（二） 归档范围： 1、日常往来签字文件 2、工程文件：对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体文件 3、具有查考利用价值的其它文件 不需要归档的文件 1、上级单位普发的、不需要办理的、参考性文件以及征求意见未定稿的文件； 2、本单位形成的重份文件、无参考利用价值的临时性事务性文件以及未正式讨论通过的文件； 3、单位内部互相抄送的文件； 4、本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料； 5、从各方面收集来为工作参考的文件材料。 归档文件的整理 定义 整理：将归档文件以件为单位进行装订、分 类、排列、编目、装盒，使之组成有序体系的过程。 整理原则 质量要求 整理方法 归档文件质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制； 2、归档文件内容应真实、准确，字迹清楚，图样清晰，图标整洁，签字盖章手续完备。对传真件、复印件，应确保文字清晰可辨； 3、归档文件应使用耐久性强的书写材料，如黑色签字笔、碳素墨水笔等，不得使用易褪色的书写材料，如红色签字笔、红墨水、纯蓝墨水笔、圆珠笔、复写纸、铅笔等； 4、归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张，不能使用热敏纸。 5、装订材料应选用耐久性好、不易生锈、不含腐蚀性的材料。 归档文件整理方法 感谢大家对档案工作的支持！业务咨询电话：010 010 酒店公司人力资源部 * * 装 订 分 类 排 列 编 号 编 目 装 盒 *