档案管理制度课件.pptVIP

Creative ways to construct winning e-mails * * | 档案管理制度 1、目的 为了加强公司档案的系统管理，保证公司档案的完整与安全，维护公司合法权益，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，根据公司有关规定，结合公司实际情况，特制订本制度。 2、适用范围 2.1 适用于粤东房地产公司档案的收集、整理、归档、借阅等工作。 2.2 根据公司现阶段管理特点，本制度管理范围暂不包括人事档案和财务会计档案，须由相应职能部门负责制定二类专项档案的具体管理办法。 * | 3、定义 3.1 档案：指公司从事经营、管理工作和活动中形成的，对企业有利用与保存价值的各类资质证照，文书、公文、公函，合同、图纸，影像、实物等不同形式与载体的历史记录。 3.2 借阅：本流程所指借阅为广义借阅，包括查询、借阅、复印等利用方式。 4、职责 人力行政部档案室人力行政部档案室 ——负责公司档案室档案的收集、整理、鉴定、建档、编档及借阅管理，定期对各部门档案管理进行清查、检查并监督落实归档，进行反馈、指导 ——维护档案的完整和安全、做好安全防范、修复和保护工作。根据各部门的需求，提供相关档案资料的借阅、复印等。对所有拟订合同按《合同编号管理规定》进行编号。 ——各职能部门：各部门必须设专职或兼职档案管理员 负责本部门档案资料的收集整理，建立台账并保管部门档案资料；负责及时向档案室移交部门档案并定期提交本部门档案台账。 * | 档案的归档和移交 附件一 档案资料归档范围、归档时间、档案密级、档案审批权限及保管期限 行政文书档案——证照类：各类公司证照、注册资料、资质证、验资报告、年检资料、审计报告、税务登记证、开户证明及公司单程。 公司形象策划档案——公司组织沿革、发展史、公司大事记等 合同档案 声像档案——各个时期公司领导班子参加重要活动及反映公司各个历史时期建设面貌的声像材料；工程开发建设中形成的主要声像材料，包括现场原貌、开工仪式、重要施工阶段、竣工仪式、售楼开盘仪式和工程全貌等 资产档案 开发报建类档案 图纸设计档案——各项目的总体规划图、方案报建图、扩初设计文本、施工报建图、施工图（包括蓝图、电子文件）、竣工图的图纸定稿和规划院自行设计的图纸（包括底图、蓝图、电子文件） 工程类 预结算档案——所有项目的结算资料，包括：工程结算审核表、预决算部出具的结算审核说明、审计部出具的审核报告等 * | 档案的归档和移交 附件二 档案移交流程图 * | 档案的归档和移交 附件二 工程资料移交流程图 * | 档案借阅 档案室借阅流程按OA 流程办理 ①发起人（需填写所借档案类型、需借档案是原件或复印件、正本或副本； 并说明借阅用途）→②档案室分类确认（需确定档案分类等级）→③发起人直接 上级→④发起人部门负责人→⑤行政直管领导（判断三级档案则结束审批，进入 归档）→⑥行政分管领导（判断二级档案则结束审批，进入归档）→⑦区域 总经理（判断一级档案则结束审批，进入归档）→档案借出确认→归档（发起人） 附件四 《档案借阅登记表》 * | 固定资产管理制度 1、目的 为加强粤东创鸿房地产公司（以下简称公司）固定资产管理，规范和完善管理制度，防止资产流失，更好为公司发展服务，本着“统一领导，分级管理，层层负责，管用结合，谁领用，谁负责，谁管理”的原则，结合公司实际，现对公司资产购置、保管使用、维修及其他方面制定本制度。 2、适用范围 2.1 本制度适用于粤东房地产公司及下属公司，下属公司可在本制度框架内，结合自身实际情况，制订具体的实施细则报公司备案执行。 2.2 涉及IT资产的，原则上以《IT资产管理制度》为操作依据。 * | 3、术语和定义 本制度所指固定资产是指单位价值在2000元以上，使用期限在一年以上 ，并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产（如：房屋及建筑物、运 输工具、机械、器具工具、办公及电脑设备等）。单位价值虽未达到规定标准，但是使用时间在 一年以上的大批同类物质（即低值耐用品，下称低值品），按固定资产管理。 4、管理机构及职责 ——公司人力行政部作为固定资产和低值品的主管部门，对公司资产实施统一 监督管理。（属下公司人力行政部/综合部作为固定资产和低值品的协管部门 ，参考粤东公司《固定 资产管理制度》做好所属公司各部门资产的登记、维护、调拨、报废、管理工作。） ——公司财务部负责固定资产和低值品的费用